Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать расходный кассовый ордер в 1С 8.3
Как оформить расходный кассовый ордер в 1С 8.3: создание РКО, виды операций, заполнение полей, печать формы КО-2, типичные ошибки и проверка проводок.
Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3 оформляет любую выдачу наличных денег из кассы организации: выдачу под отчёт, выплату зарплаты, возврат покупателю, оплату поставщику. Документ формирует бухгалтерские проводки по кредиту счёта 50.01 и служит основанием для печати унифицированной формы КО-2.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 за кассовые документы отвечает раздел «Банк и касса». Перед оформлением РКО нужно убедиться, что в программе заведена касса организации, заполнен справочник контрагентов, а у пользователя есть права на работу с кассовыми документами. Если эти условия выполнены, создание ордера занимает пару минут.
Ниже разобран полный порядок действий: от выбора вида операции до печати и проверки проводок, а также особые случаи — выплата зарплаты, выдача подотчётному лицу и сдача наличных в банк.
Где находится РКО в 1С 8.3 и как его создать
Откройте раздел «Банк и касса» в главном меню программы и перейдите в журнал «Кассовые документы». В этом журнале отображаются и приходные, и расходные ордера, а также документы зачисления наличных на расчётный счёт.
Нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите «Расходный кассовый ордер». Откроется форма нового документа, где первым делом нужно выбрать вид операции — от него зависит набор полей и формируемые проводки.
Документу автоматически присваивается номер и текущая дата. Номер можно изменить вручную, но сквозная нумерация кассовых документов в пределах дня должна сохраняться — этого требует порядок ведения кассовых операций.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
- 2Нажмите «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер»
- 3Выберите вид операции и заполните получателя
- 4Укажите сумму, счёт учёта и статью движения денежных средств
- 5Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Распечатайте форму КО-2 при необходимости
Выбор вида операции: что изменится в документе
Вид операции определяет корреспондирующий счёт и состав реквизитов. Выбирать его нужно до заполнения остальных полей, иначе при смене вида часть данных очистится.
| Вид операции | Типовая корреспонденция | Когда применяется |
|---|---|---|
| Оплата поставщику | Дт 60.01 — Кт 50.01 | Наличная оплата за товары и услуги |
| Возврат покупателю | Дт 62.02 — Кт 50.01 | Возврат аванса или оплаты за возвращённый товар |
| Выдача денежных средств подотчётному лицу | Дт 71.01 — Кт 50.01 | Выдача на хозяйственные и командировочные расходы |
| Выплата заработной платы работнику | Дт 70 — Кт 50.01 | Выдача зарплаты по ведомости или разовая выплата |
| Взнос наличными в банк | Дт 51 — Кт 50.01 | Сдача выручки на расчётный счёт |
| Прочий расход | Указывается вручную | Нестандартные выдачи, например выдача займа |
Если нужной операции нет в списке, используйте «Прочий расход» и укажите счёт дебета вручную. Это универсальный вариант, но он требует понимания плана счетов: при ошибке в счёте исказятся обороты и отчётность.
Заполнение полей документа
После выбора вида операции заполните обязательные реквизиты. Поле «Организация» подставляется по умолчанию, если в базе одна организация. В поле «Счёт кассы» обычно стоит 50.01 «Касса организации»; для операций в валюте используется 50.02 или 50.21.
Поле «Получатель» зависит от вида операции: при оплате поставщику выбирается контрагент и договор, при выдаче подотчётному — физическое лицо из справочника «Физические лица», при взносе в банк — расчётный счёт организации. Если нужного контрагента нет, создайте его прямо из поля ввода, не закрывая документ.
Сумма вводится в поле «Сумма». Рядом укажите статью движения денежных средств — она нужна для отчёта о движении денежных средств (ОДДС). Если статью не заполнить, отчёт покажет нераспределённые суммы.
В поле «Выдать» введите ФИО получателя денег, а в «По документу» — реквизиты удостоверения личности (паспорта). Эти данные попадут в печатную форму КО-2, поэтому заполняйте их точно так, как они должны выглядеть на бумаге.
Проведение документа и проверка проводок
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует проводку по кредиту 50.01 и дебету корреспондирующего счёта, а также движения по регистрам денежных средств.
Чтобы убедиться в правильности, нажмите кнопку «Дт/Кт» на панели документа. Откроется список проводок: проверьте счета, субконто и сумму. Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50.01 — остаток в кассе должен уменьшиться на сумму ордера и не уйти в минус.
Если после проведения остаток по кассе стал отрицательным, значит, в программе не отражён приход наличных (например, не введён приходный ордер на выручку). Отрицательный кассовый остаток — прямое нарушение, его нельзя оставлять на конец дня.
Как проверить результат
Кт 50.01, корректный счёт дебета и субконто
Неверный счёт дебета или пустое субконто
Остаток положительный или нулевой
Отрицательный остаток по кассе
Заполнены сумма, получатель, основание, подписи
Пустые поля «Выдать» или «По документу»
Печать формы КО-2
Для вывода бумажного ордера нажмите кнопку «Печать» в документе и выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа сформирует унифицированную форму с отрывной квитанцией.
На печатной форме должны быть подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира, а получатель расписывается в получении суммы. Если в организации применяется электронный документооборот кассовых документов, порядок подписания определяется внутренним регламентом, но большинство организаций по-прежнему печатает КО-2 на бумаге.
Основание для выдачи (поле «Основание») подставляется из документа — при необходимости отредактируйте его вручную, например укажите «Заработная плата за первую половину месяца» или «Аванс на командировочные расходы по приказу №…».
Особые сценарии оформления
Выплата зарплаты через кассу
Массовую выплату зарплаты оформляют не одиночным РКО на каждого сотрудника, а документом «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» (раздел «Зарплата и кадры»). После проведения ведомости на её основании создаётся РКО с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» — сумма подставляется автоматически.
Выдача подотчётному лицу
Для выдачи аванса на хозяйственные нужды выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу», укажите физическое лицо и счёт 71.01. Дальнейшее закрытие задолженности оформляется авансовым отчётом в разделе «Покупки» или «Банк и касса».
Сдача наличных в банк
При инкассации выручки используйте вид операции «Взнос наличными в банк»: программа сформирует проводку Дт 51 — Кт 50.01. Укажите расчётный счёт организации и статью ДДС «Внутреннее перемещение денежных средств», чтобы операция не искажала отчёт ОДДС.
Частые ошибки и ограничения
Основные проблемы при работе с РКО связаны не с техникой ввода, а с последствиями для учёта. Неверно выбранный вид операции меняет счёт дебета, и ошибка всплывёт только при сверке взаиморасчётов или инвентаризации кассы. Поэтому после проведения всегда открывайте проводки кнопкой «Дт/Кт».
Помните о лимите расчётов наличными между юридическими лицами по одному договору — он ограничен законодательно, и программа его не контролирует. Ответственность за соблюдение лимита несёт бухгалтер.
Если документ проведён ошибочно, не удаляйте его, если на его основании уже распечатан и подписан бумажный ордер. Правильный способ — пометить документ на удаление в программе и оформить новый РКО со следующим номером, а в бумажной кассовой книге зафиксировать исправление по правилам ведения кассовых операций.
Что важно запомнить
РКО создаётся в журнале «Кассовые документы», вид операции определяет проводку, поля «Выдать» и «По документу» нужны для печатной формы КО-2. После проведения проверьте проводки и остаток по счёту 50.01 — он не должен быть отрицательным.
Часто задаваемые вопросы
Как исправить ошибку в уже проведённом РКО?
Откройте документ, внесите исправления и перепроведите его — если период ещё открыт. Если бумажный ордер уже подписан, исправление в программе потребует и замены бумажного документа. В закрытом периоде документ лучше пометить на удаление и создать новый корректной датой.
Почему в списке видов операций нет нужной?
Состав видов операций зависит от конфигурации и её версии. Для нестандартных ситуаций используйте «Прочий расход» и укажите счёт дебета вручную. Если возможность отсутствует совсем, проверьте права пользователя и настройки функциональности программы.
Можно ли оформить РКО в валюте?
Да, если в настройках включён учёт операций в валюте и заведена валютная касса. В документе выбирается счёт 50.02 или 50.21, указывается валюта и курс. Проводки формируются одновременно в валюте и в рублёвом эквиваленте.
Обязательно ли печатать форму КО-2?
Если организация ведёт кассовые операции в традиционном порядке, бумажный ордер с подписями обязателен — именно его проверяют при кассовой дисциплине. При электронном документообороте кассовых документов порядок определяется внутренним регламентом организации.
Чем РКО отличается от документа «Списание с расчётного счёта»?
РКО отражает выдачу наличных из кассы (кредит 50.01), а списание с расчётного счёта — безналичный платёж (кредит 51). Это разные документы с разными журналами, и подменять один другим нельзя: нарушится и кассовая, и банковская аналитика.
Как оформить возврат подотчётных денег в кассу?
Неизрасходованный остаток подотчётной суммы возвращается не расходным, а приходным кассовым ордером с видом операции «Возврат от подотчётного лица». Проводка будет обратной: Дт 50.01 — Кт 71.01.