Как сделать прослеживаемость товаров в 1С:Бухгалтерия

Прослеживаемость товаров — это механизм учета импортных товаров по регистрационным номерам партий товара (РНПТ), который ФНС использует для контроля движения товаров от ввоза до конечной продажи. В 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 прослеживаемость реализована штатно, но требует корректной настройки: без включения функциональности и правильного заполнения карточек номенклатуры программа не сможет сформировать уведомления о ввозе, перемещении и отчетность по прослеживаемым товарам.

Ошибки в учете прослеживаемых товаров приводят к штрафам: за продажу без указания РНПТ в документах и за непредставление уведомлений предусмотрена ответственность по статье 15.15 КоАП РФ. Поэтому настройку стоит выполнить до начала операций с импортными товарами, а не после того, как налоговая запросит пояснения.

Ниже разобраны практические шаги: от проверки версии программы и включения функциональности до формирования уведомлений об остатках и типичных ошибок, которые встречаются у бухгалтеров при первой настройке.

Проверка версии программы и подготовка к настройке

Механизм прослеживаемости поддерживается в 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 начиная с версий, выпущенных после введения обязательной прослеживаемости. Перед настройкой проверьте релиз конфигурации: откройте «Администрирование — О программе». Если релиз устарел, обновите конфигурацию — в старых версиях могут отсутствовать актуальные формы уведомлений и форматы обмена с ФНС.

Также убедитесь, что у пользователя есть права на изменение настроек учета. Обычно настройку выполняет пользователь с ролью администратора или главного бухгалтера. Если работаете в облачной версии 1С:Фреш, функциональность прослеживаемости доступна, но обновления устанавливаются автоматически.

Перед включением механизма определите, какие товары в вашем учете являются прослеживаемыми. Перечень таких товаров утвержден постановлением Правительства, он периодически расширяется и включает, например, отдельные виды электроники, бытовой техники, мебели, одежды и других категорий. Сверьте коды ТН ВЭД вашего ассортимента с актуальным перечнем — именно код определяет обязанность прослеживаемости.

Включение функциональности прослеживаемости

Откройте раздел «Администрирование — Настройка программы — Функциональность» и проверьте, что включен учет по номенклатуре и складской учет, если он используется. Затем перейдите в «Администрирование — Параметры учета» или воспользуйтесь поиском по настройкам: введите «прослеживаемость» в строке поиска настроек программы.

Установите флаг «Прослеживаемые товары» (в некоторых релизах — «Вести учет прослеживаемых товаров»). После включения в интерфейсе появятся новые объекты: справочник РНПТ, поля РНПТ в документах поступления и реализации, а также журнал уведомлений в разделе «Операции — Прослеживаемость товаров».

Если ведете учет по нескольким организациям в одной базе, функциональность включается для базы в целом, но уведомления формируются отдельно по каждой организации. Проверьте, что у всех организаций корректно заполнены регистрационные данные — ИНН, КПП, адрес — они попадут в уведомления.

1. 1
   Обновите конфигурацию до актуального релиза 1С:Бухгалтерии 3.0
2. 2
   Откройте «Администрирование — Настройка программы» и найдите настройку прослеживаемости
3. 3
   Установите флаг учета прослеживаемых товаров
4. 4
   Проверьте появление раздела «Операции — Прослеживаемость товаров»
5. 5
   Заполните коды ТН ВЭД в карточках прослеживаемой номенклатуры

Настройка номенклатуры и кодов ТН ВЭД

Откройте карточку номенклатуры прослеживаемого товара. В ней должно быть заполнено поле «Код ТН ВЭД» — выберите код из классификатора. Если код входит в перечень прослеживаемых товаров, программа автоматически установит признак «Прослеживаемый товар». Если признак не установился, проверьте актуальность классификатора ТН ВЭД в базе — он обновляется вместе с релизами конфигурации.

Для товаров, которые закупаются по импорту, также укажите страну происхождения и, при необходимости, номер ГТД в документах поступления. Эти данные используются при формировании РНПТ и уведомлений.

Обратите внимание: один и тот же товар может быть прослеживаемым или нет в зависимости от кода ТН ВЭД. Если поставщик указывает разные коды для одной позиции, уточните корректный код — от него зависит обязанность подавать уведомления. Не создавайте дубли номенклатуры «прослеживаемая/непрослеживаемая» для одного товара без необходимости: это усложнит складской учет и отчетность.

Учет поступления прослеживаемых товаров и РНПТ

При поступлении импортного прослеживаемого товара в документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» для каждой строки номенклатуры заполняется РНПТ. Если товар ввозите вы сами как импортер, РНПТ формируется на основании данных декларации на товары (ДТ): номер РНПТ строится из кода страны, номера и даты ДТ и номера товара в декларации. Программа умеет формировать РНПТ автоматически при заполнении данных ГТД.

Если вы покупаете прослеживаемый товар у российского поставщика, РНПТ берите из его отгрузочных документов — поставщик обязан указать номер в УПД или накладной. Перенесите номер в документ поступления вручную или загрузите из электронного документа при обмене ЭДО.

Количественный учет по РНПТ ведется в разрезе каждой партии. Это значит, что при списании программа контролирует остатки по конкретному номеру РНПТ: нельзя продать больше, чем числится по данной партии. Проверить остатки можно через отчеты по прослеживаемым товарам в разделе «Операции — Прослеживаемость товаров».

Реализация и уведомления о перемещении

При продаже прослеживаемого товара в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» программа подставляет РНПТ из остатков партии. Если остатков по РНПТ недостаточно, документ не должен проводиться корректно — проверьте, по какому номеру партии списывается товар. В печатной форме УПД номер РНПТ выводится в соответствующем поле строки товара.

Если покупатель — организация или ИП, которая будет дальше продавать товар, вы обязаны подать в ФНС уведомление о перемещении прослеживаемых товаров. Уведомление формируется в разделе «Операции — Прослеживаемость товаров — Уведомления о перемещении». Создайте уведомление на основании документа реализации, проверьте заполнение и отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл для отправки.

Срок подачи уведомлений ограничен, поэтому встройте формирование уведомлений в ежедневный или еженедельный регламент бухгалтерии. Пропуск сроков — одно из самых частых нарушений при работе с прослеживаемыми товарами.

Уведомления о ввозе и об остатках

Уведомление о ввозе подается, когда вы сами ввозите прослеживаемый товар на территорию ЕАЭС или перемещаете его между странами союза. В 1С оно создается на основании документа поступления: откройте «Операции — Прослеживаемость товаров — Уведомления о ввозе», создайте документ, заполните по данным поступления и отправьте в ФНС.

Уведомление об остатках понадобилось организациям, у которых на момент введения прослеживаемости по конкретным категориям товаров уже были складские остатки. Аналогичная ситуация возникает при расширении перечня прослеживаемых товаров: если ваш товар стал прослеживаемым, а остатки уже числятся на складе, потребуется сформировать уведомление об остатках с присвоением РНПТ.

Все уведомления удобно контролировать через журнал «Операции — Прослеживаемость товаров»: там видны статусы отправки и квитанции ФНС. Уведомление со статусом ошибки нужно исправить и отправить повторно — неотправленное или отклоненное уведомление приравнивается к непредставленному.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Карточка номенклатуры

Норма

Заполнен код ТН ВЭД, установлен признак прослеживаемости

Тревожный признак

Код пуст или признак не установлен при прослеживаемом коде

Документ реализации

Норма

В строках заполнен РНПТ, номер выводится в УПД

Тревожный признак

Поля РНПТ пустые или программа не находит остатки по партии

Журнал уведомлений

Норма

Уведомления отправлены, есть квитанции о приеме

Тревожный признак

Уведомления в статусе ошибки или не отправлены

Остатки по РНПТ

Норма

Остатки по партиям сходятся со складскими остатками

Тревожный признак

Отрицательные остатки по РНПТ или расхождения с количеством на складе

Типичные ошибки и ограничения механизма

Самая распространенная ошибка — продажа прослеживаемого товара без РНПТ из-за того, что в поступлении номер не был заполнен. Исправить это задним числом сложно: придется корректировать поступление, перепроводить реализацию и, возможно, подавать уточненные документы. Поэтому контролируйте заполнение РНПТ на этапе оприходования.

Вторая группа ошибок — расхождение количества по РНПТ и фактических остатков. Она возникает при ручном списании, возвратах без указания РНПТ и перемещениях между складами. Возвраты от покупателей оформляйте с тем же РНПТ, по которому товар был продан.

Ограничение типовой конфигурации: автоматический подбор РНПТ при реализации работает по остаткам партий, но при сложных схемах (комиссия, переработка, сборка комплектов из прослеживаемых комплектующих) штатных возможностей Бухгалтерии может не хватить. В таких случаях рассмотрите 1С:Управление торговлей или 1С:ERP, где учет партий и прослеживаемости реализован глубже.

Настройте в учетной политике и регламенте работы бухгалтерии ежедневную сверку: поступления с РНПТ, реализации с РНПТ и статусы уведомлений. Контроль в момент операции обходится в разы дешевле, чем исправление квартала задним числом.

Частые вопросы о прослеживаемости в 1С:Бухгалтерия

Как узнать, входит ли мой товар в перечень прослеживаемых?

Определяющий признак — код ТН ВЭД товара. Сверьте код из карточки номенклатуры или документов поставщика с актуальным перечнем прослеживаемых товаров, утвержденным Правительством РФ. В 1С после обновления классификатора программа сама устанавливает признак прослеживаемости для подходящих кодов.

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в накладной?

Без РНПТ вы не сможете корректно учесть и далее реализовать прослеживаемый товар. Запросите у поставщика исправленный УПД или накладную с указанием номера. Принимать товар к прослеживаемому учету без РНПТ не следует — это создаст проблемы при продаже и при проверке.

Нужно ли подавать уведомление при продаже физическому лицу?

При реализации прослеживаемого товара конечному потребителю (физическому лицу) уведомление о перемещении, как правило, не подается — товар выбывает из системы прослеживаемости. Но РНПТ в учете при списании все равно должен быть указан корректно, чтобы остатки по партиям сходились.

Как оформить возврат прослеживаемого товара от покупателя?

Возврат оформляется документом возврата с указанием того же РНПТ, по которому товар был реализован. Тогда количество по партии восстановится, и остатки по РНПТ останутся корректными. Если указать другой номер или оставить поле пустым, возникнут расхождения в учете партий.

Можно ли вести прослеживаемость при комиссионной торговле в Бухгалтерии?

Базовые операции с прослеживаемыми товарами у комитента и комиссионера поддерживаются, но схемы с комиссией требуют аккуратного заполнения РНПТ в отчетах комиссионера и передаче товаров. При больших объемах и сложных схемах штатных возможностей Бухгалтерии может не хватить — оцените переход на торговую конфигурацию.

Что будет, если не подать уведомление вовремя?

Непредставление уведомлений о ввозе или перемещении прослеживаемых товаров влечет административную ответственность по статье 15.15 КоАП РФ — штрафы для должностных лиц и организаций. Кроме того, расхождения в данных прослеживаемости повышают риск налоговых проверок и запросов пояснений.