Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать приходный кассовый ордер в 1С
Как оформить приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: виды операций, заполнение полей, проверка проводок, печать ПКО и типичные ошибки.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: выручка, возврат подотчетных сумм, оплата от покупателя, взнос учредителя. В программах 1С он создается документом «Приходный кассовый ордер» (в новых версиях — «Поступление наличных»), и от правильности его заполнения зависят кассовая дисциплина, корректность проводок и данные кассовой книги.
Порядок действий в целом одинаков во всех типовых конфигурациях: выбирается вид операции, заполняются сумма, контрагент или основание, проверяются проводки, документ проводится и при необходимости распечатывается на унифицированной форме КО-1. Различия касаются в основном расположения документа в интерфейсе и набора видов операций.
Ниже разобрана работа в 1С:Бухгалтерии 8.3, даны отличия для «Управления торговлей» и «Комплексной автоматизации», а также способы проверить результат и исправить ошибки.
Где находится документ ПКО в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Приходный кассовый ордер». Если в списке доступен выбор типа документа, убедитесь, что создается именно приходный, а не расходный ордер.
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» документ называется «Поступление наличных ДС» и находится в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера» (или «Денежные средства»). Логика заполнения аналогична, но добавляются поля кассы организации и статьи движения денежных средств (ДДС).
В «1С:Управление нашей фирмой» ПКО создается из раздела «Деньги» → «Поступления денег». Если у вас доработанная конфигурация и документ не находится, воспользуйтесь поиском по команде «Все функции» (команда доступна через главное меню при включенном режиме технического специалиста).
Выбор вида операции: от чего зависят проводки
Вид операции — ключевое поле, от него зависят счета учета и обязательные реквизиты. В 1С:Бухгалтерии типовые варианты: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат от подотчетного лица», «Получение наличных в банке», «Взнос в уставный капитал», «Прочий приход».
Примеры соответствия: при оплате от покупателя формируется проводка Дт 50.01 Кт 62.01 (или 62.02, если это аванс); при возврате от подотчетного лица — Дт 50.01 Кт 71.01; при взносе учредителя — Дт 50.01 Кт 75.01. Ошибка в виде операции приведет к неверным проводкам, даже если сумма указана правильно.
Как выбрать вид операции
Пошаговое заполнение приходного кассового ордера
Откройте новый документ и заполните поля последовательно. Обязательные реквизиты программа подсвечивает, но часть проверок не выполняет автоматически — например, содержательность поля «Основание».
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции, соответствующий хозяйственной ситуации
- 3Укажите дату — по умолчанию текущая, при необходимости измените
- 4Заполните контрагента, договор или подотчетное лицо в зависимости от вида операции
- 5Введите сумму поступления и при необходимости ставку НДС
- 6Заполните поле «Принято от» — ФИО или наименование плательщика как в первичных документах
- 7Укажите основание: реквизиты договора, счета, акта или иного документа
- 8Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 9Распечатайте ПКО по кнопке «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)»
Поле «Принято от» заполняется так, как плательщик значится в документах: для организации — полное или сокращенное наименование, для физического лица — ФИО. Поле «Основание» должно позволять однозначно понять, за что получены деньги: например, «Оплата по договору № 15 от 12.03, счет № 44».
Если ведется учет по нескольким кассам (основная касса, операционные кассы), проверьте поле «Касса» — документ попадет в кассовую книгу именно той кассы, которая указана в шапке.
Проверка проводок и кассовой книги
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что дебет — счет 50.01 (или 50.02 для операционной кассы), а кредит соответствует виду операции. Если счет расчетов не тот, что ожидался, вернитесь к виду операции и аналитике.
Затем сформируйте кассовую книгу за день документа: «Банк и касса» → «Кассовая книга». ПКО должен появиться в ней с номером, суммой и корреспондирующим счетом. Отсутствие документа в книге обычно означает, что он не проведен или указана другая касса.
Как проверить результат
Дт 50.01, кредит соответствует виду операции
Счёт 50 отсутствует или кредит указывает на неверный счет
ПКО отображается с номером и суммой
Документа нет в книге — проверьте проведение и кассу
Увеличился на сумму документа
Остаток не изменился или стал отрицательным
Заполнены «Принято от», основание, сумма прописью
Пустые поля или сумма прописью не совпадает с цифрой
Печать и нумерация ПКО
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдается плательщику. Сумма прописью формируется автоматически — при ручной правке печатной формы проверьте, что она совпадает с цифровым значением.
Нумерация ПКО в 1С сквозная в пределах года и назначается автоматически при записи. Если номера сбились (например, после переноса данных), можно вручную исправить номер в документе — программа предложит перенумеровать последующие. Требование законодательства: нумерация кассовых документов должна быть последовательной в течение календарного года.
Особенности в УТ 11 и Комплексной автоматизации
В торговых конфигурациях документ «Поступление наличных ДС» требует заполнения кассы-получателя и статьи движения денежных средств. Статья ДДС нужна для отчетов о движении денег, но не влияет на бухгалтерские проводки — они формируются при проведении регламентных операций или отражении в учете.
При оплате от покупателя документ удобно создавать на основании реализации или счета на оплату: откройте документ-основание, нажмите «Создать на основании» и выберите поступление наличных. Контрагент, договор и сумма подставятся автоматически, а задолженность закроется корректно.
Способы создания ПКО
Подходит для разовых операций без документа-основания: возврат подотчетных сумм, взнос учредителя
Быстрее и точнее: реквизиты и сумма подставляются автоматически, задолженность закрывается по конкретному документу
Для безналичных и эквайринговых поступлений; наличные ПКО так не загружаются
Типичные ошибки и как их исправить
Если документ проведен с ошибкой, не удаляйте его, если он уже попал в отчетность или кассовую книгу за закрытый период. В открытом периоде документ можно распровести, исправить и провести заново — нумерация при этом сохранится.
Для исправления прошлого периода корректнее создать сторнирующую операцию и новый правильный документ, чтобы сохранить аудиторский след. Массовое удаление кассовых документов нарушает последовательность нумерации и вызовет вопросы при проверке кассовой дисциплины.
Что важно запомнить
ПКО создается через «Банк и касса» → «Кассовые документы». Главное — правильный вид операции, заполненные поля «Принято от» и «Основание», верная касса и дата. После проведения проверьте проводки, кассовую книгу и распечатайте форму КО-1.
Частые вопросы
Можно ли провести ПКО задним числом?
Технически да — укажите нужную дату при условии, что период открыт и у пользователя есть права. Но дата документа должна совпадать с фактическим днем приема наличных, иначе возникнут расхождения с кассовой книгой и отчетами ККТ.
Почему ПКО не появляется в кассовой книге?
Чаще всего документ не проведен, в нем указана другая касса или дата выходит за период формирования книги. Проверьте статус проведения и поле «Касса» в шапке документа.
Как оформить возврат денег от сотрудника?
Создайте ПКО с видом операции «Возврат от подотчетного лица», выберите сотрудника из справочника физических лиц и укажите сумму. Проводка будет Дт 50.01 Кт 71.01, задолженность сотрудника закроется автоматически.
Что делать, если сбилась нумерация ПКО?
Откройте документ, вручную исправьте номер на правильный и согласитесь с предложением программы перенумеровать последующие документы. Проверьте, чтобы в пределах года не было пропусков и дублей номеров.
Нужно ли распечатывать ПКО, если кассовая книга ведется в 1С?
Кассовые документы могут оформляться в электронном виде при соблюдении требований к хранению и подписанию, однако на практике многие организации распечатывают КО-1 для выдачи квитанции плательщику и подписи кассиром. Порядок закрепляется в учетной политике организации.
Чем ПКО отличается от документа «Операция» с проводкой Дт 50?
Только ПКО формирует печатную форму КО-1, попадает в кассовую книгу как кассовый документ и обеспечивает сквозную нумерацию. Ручная операция с проводкой на счет 50 не заменяет кассовый документ и является нарушением оформления приема наличных.