Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать предоплату в 1С УТ
Как оформить предоплату в 1С Управление торговлей 11: поступление аванса от покупателя, зачёт при реализации, работа с заказом, ошибки и проверка результата.
Предоплата в 1С:Управление торговлей (УТ 11) оформляется через финансовые документы: поступление денег фиксируется как аванс от покупателя, а при отгрузке товара программа автоматически или вручную зачитывает этот аванс против реализации. Корректная цепочка выглядит так: заказ покупателя (опционально) → поступление оплаты с видом операции «Оплата от покупателя» → реализация товаров и услуг → зачёт аванса. Если какое-то звено оформлено неправильно, аванс «повисает» в расчётах и искажает дебиторскую задолженность.
Ниже разобрана полная схема работы с предоплатой: какие документы использовать при оплате на расчётный счёт, через эквайринг и в кассу, как проверить зачёт аванса, что делать при возврате предоплаты и какие настройки мешают автоматическому зачёту.
Как устроен учёт предоплаты в УТ 11
В УТ 11 расчёты с покупателями ведутся в разрезе объектов расчётов: заказов, накладных, договоров или соглашений — в зависимости от настроек. Когда покупатель платит аванс, программа относит сумму на объект расчётов, указанный в платёжном документе. Именно поэтому критично правильно заполнить основание: если аванс привязан к заказу, а реализация создана без заказа, автоматический зачёт может не сработать.
Для целей бухгалтерского учёта аванс покупателя — это кредиторская задолженность компании (обычно счёт 62.02 в плане счетов). После отгрузки товара аванс превращается в зачтённую оплату, и задолженность закрывается. В управленческом учёте УТ аналогичная логика отражается в отчётах «Расчёты с клиентами» и «Ведомость расчётов с клиентами».
Подготовка: настройки, которые влияют на зачёт аванса
Прежде чем оформлять первую предоплату, проверьте несколько настроек. В разделе «НСИ и администрирование» → «Продажи» → «Оптовые продажи» определите, как используются заказы покупателей: «Заказ как счёт», «Заказ со склада и под заказ» и т.д. От этого зависит, будет ли заказ обязательным основанием для оплаты и отгрузки.
В карточке соглашения с клиентом и в договоре проверьте порядок расчётов: «По заказам», «По накладным», «По договорам» или «По заказам и накладным». Если порядок расчётов — «по заказам», платёж без указания заказа создаст отдельный объект расчётов, и аванс не зачтётся в реализацию по конкретному заказу автоматически.
Также убедитесь, что у контрагента и договора корректно заполнена валюта расчётов. Аванс в рублях не зачтётся в реализацию в валюте без дополнительных операций переоценки и ручного распределения.
Оформление поступления предоплаты от покупателя
Способ оформления зависит от канала поступления денег: на расчётный счёт, через терминал эквайринга или наличными в кассу.
Оплата на расчётный счёт
Перейдите в раздел «Казначейство» → «Безналичные платежи» → «Поступление безналичных денежных средств» и создайте новый документ. Укажите вид операции «Оплата от покупателя», дату, сумму, плательщика (контрагента) и договор. В поле «Объект расчётов» выберите заказ покупателя, если предоплата вносится под конкретный заказ, либо оставьте договор, если расчёты ведутся по договору в целом.
Если в программе настроена загрузка выписок из банка (обмен с клиент-банком), платёж создастся автоматически при загрузке. В этом случае обязательно откройте документ и проверьте, что программа правильно определила контрагента, договор и объект расчётов — автоматическое распознавание по назначению платежа срабатывает не всегда.
Оплата картой через эквайринг
Используйте документ «Операция по платёжной карте» (раздел «Продажи» или «Казначейство» → «Эквайринговые операции»). Вид операции — «Оплата от покупателя». Укажите контрагента, договор, эквайринговый терминал, сумму и объект расчётов. Эквайринговая комиссия отразится отдельно при сверке с отчётом банка-эквайрера.
Наличная предоплата в кассу
Оформите «Приходный кассовый ордер» (раздел «Казначейство» → «Касса») с видом операции «Оплата от покупателя». Заполните контрагента, договор, объект расчётов и сумму. Если продажа идёт через розничную кассу ККМ с пробитием чека, аванс фиксируется в чеке как способ расчёта «Аванс» — тогда в учёте он отражается через отчёт о розничных продажах.
- 1Создайте заказ покупателя в разделе «Продажи» → «Заказы покупателей» и проведите его
- 2В «Казначействе» создайте «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Оплата от покупателя»
- 3Укажите контрагента, договор, сумму и в поле «Объект расчётов» выберите заказ
- 4Проведите документ и проверьте движения по расчётам
- 5Создайте реализацию на основании заказа и выполните зачёт оплаты
- 6Проверьте результат в отчёте «Расчёты с клиентами»
Зачёт предоплаты при реализации
Когда товар отгружается, создайте документ «Реализация товаров и услуг» — желательно на основании заказа покупателя, к которому привязан аванс. Тогда программа сама подтянет аналитику расчётов и при проведении зачтёт аванс.
Если автоматический зачёт не произошёл, откройте реализацию и нажмите кнопку «Зачесть оплату» (в шапке документа или на форме расчётов). В открывшемся окне программа покажет доступные авансы по данному объекту расчётов или по договору. Выберите нужный аванс и подтвердите зачёт. После этого в реализации статус оплаты изменится на «Оплачена» или «Оплачена частично».
Частичная предоплата обрабатывается аналогично: зачитывается только сумма аванса, остаток реализации остаётся дебиторской задолженностью покупателя. Несколько авансов по одному заказу зачитываются суммарно.
Как проверить результат
После зачёта аванса и реализации остаток равен непогашенной части долга или нулю
Аванс висит отдельной строкой с минусом, реализация с плюсом — зачёт не выполнен
«Оплачена» или «Оплачена частично» с указанием суммы
«Не оплачена» при наличии аванса
Есть проводка зачёта аванса (Дт 62.02 Кт 62.01 при типовом плане счетов)
Зачётной проводки нет, весь долг на 62.01
Возврат предоплаты покупателю
Если сделка отменяется, аванс нужно вернуть документом «Списание безналичных денежных средств» (или «Расходный кассовый ордер») с видом операции «Возврат оплаты клиенту». В документе укажите тот же объект расчётов, на который поступал аванс, — тогда возврат корректно закроет кредиторскую задолженность.
Если возврат делается после частичной отгрузки, сначала отмените или скорректируйте реализацию (документом «Корректировка реализации» или возвратом товаров), чтобы освободить зачтённый аванс, и только потом оформляйте возврат денег. Иначе в расчётах образуется разрыв: деньги ушли, а обязательство в учёте осталось.
НДС с предоплаты
Если организация — плательщик НДС, с полученного аванса нужно начислить налог и выставить счёт-фактуру на аванс. В УТ 11 при ведении бухгалтерского учёта в связке с 1С:Бухгалтерией счёт-фактура на аванс формируется на основании платёжного документа: откройте поступление оплаты и используйте команду создания счёта-фактуры, либо обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс».
При зачёте аванса после отгрузки НДС с аванса принимается к вычету. Если отгрузка и оплата попадают в разные кварталы, корректность начисления и вычета особенно важна: ошибка приведёт к расхождениям в декларации по НДС. Проверяйте, что счёт-фактура на аванс зарегистрирована в том же периоде, что и поступление денег.
Типичные ошибки при работе с предоплатой
Большинство проблем решается перепривязкой аванса: откройте платёжный документ, измените объект расчётов на нужный заказ или накладную и перепроведите. Если период закрыт, используйте документ «Зачёт задолженности» (раздел «Казначейство») — он позволяет перенести аванс между объектами расчётов без изменения исходных документов.
Как выбрать действие
Проверка итогового состояния расчётов
После завершения цепочки «оплата — отгрузка» откройте отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» (раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам») с отбором по контрагенту. В корректной ситуации аванс и реализация свёрнуты: либо остаток равен нулю, либо остаётся только фактически неоплаченная часть.
Дополнительно сверьтесь с бухгалтерским учётом: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 в разрезе субсчетов 62.01 и 62.02 не должна показывать одновременно дебетовое и кредитовое сальдо по одному контрагенту и договору — это признак незачтённого аванса.
Что важно запомнить
Предоплата оформляется платёжным документом с операцией «Оплата от покупателя» и привязкой к объекту расчётов. Реализацию создавайте на основании заказа — тогда аванс зачтётся автоматически. Результат всегда проверяйте в отчёте «Расчёты с клиентами», а НДС с аванса — по счетам-фактурам.
Частые вопросы
Можно ли оформить предоплату без заказа покупателя?
Да, если порядок расчётов по договору — «по договору» или «по накладным». Тогда платёж привязывается к договору, а зачёт выполняется вручную через «Зачесть оплату» в реализации. При расчётах «по заказам» без заказа аванс станет отдельным объектом расчётов и потребует ручного зачёта.
Что делать, если покупатель внёс предоплату больше суммы заказа?
Оформите поступление на фактическую сумму. При отгрузке зачтётся сумма реализации, а излишек останется авансом на объекте расчётов. Его можно зачесть в следующую отгрузку или вернуть документом «Возврат оплаты клиенту».
Почему в реализации нет кнопки зачёта оплаты?
Проверьте статус документа и права пользователя: зачёт доступен в проведённой или готовой к проведению реализации при включённой функциональности расчётов с клиентами. Также убедитесь, что по договору есть незачтённые авансы — если их нет, программа не предложит распределение.
Как перенести аванс с одного заказа на другой?
Используйте документ «Зачёт задолженности» в разделе «Казначейство»: укажите контрагента, объект списания (старый заказ) и объект зачисления (новый заказ). Это корректный способ, не требующий изменения исходных платёжных документов.
Нужно ли пробивать чек на предоплату при расчётах с физлицом?
Да, при расчётах с применением ККТ аванс пробивается чеком с признаком способа расчёта «Аванс» («Предоплата 100%» или «Частичная предоплата»), а при отгрузке — чек с полным расчётом и зачётом аванса. В УТ это оформляется через кассу ККМ, а детали зависят от подключённой фискальной техники.
Как отразить предоплату в валюте?
Платёж оформляется в валюте договора по курсу на дату оплаты. При отгрузке аванс зачитывается по курсу аванса, а неоплаченная часть — по курсу отгрузки. Важно, чтобы валюта оплаты и реализации совпадала с валютой договора, иначе потребуется ручная корректировка расчётов.