Учет и Финансы · 9 мин
Как оформить подотчет в 1С: выдача, авансовый отчет и контроль
Как выдать деньги подотчет в 1С, оформить авансовый отчет, провести возврат неизрасходованной суммы и перерасход. Пошаговая инструкция для 1С:Бухгалтерия.
Подотчетные суммы — это деньги, выданные сотруднику на хозяйственные нужды, командировку или покупку материалов с обязательством отчитаться по ним. В типовых конфигурациях 1С (1С:Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, ERP) для этого предусмотрен отдельный участок учета на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Ошибки здесь напрямую влияют на налоговый учет, кассовую дисциплину и расчеты с персоналом, поэтому важно оформлять каждый этап правильными документами.
Общая схема выглядит так: сначала деньги выдаются сотруднику (из кассы или с расчетного счета), затем сотрудник приносит подтверждающие документы, на их основании оформляется авансовый отчет, а разница между выданным и израсходованным возвращается в кассу или доплачивается работнику. Ниже разберем каждый шаг с указанием конкретных документов, проводок и типичных ошибок.
Подготовка: что настроить перед первой выдачей
Перед тем как выдавать деньги подотчет, убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», а в учетной политике не отключены нужные опции. В 1С:Бухгалтерии 8.3 проверьте раздел «Главное → Учетная политика» и функциональность программы («Главное → Функциональность»): на закладке «Банк и касса» должны быть включены операции по подотчетным лицам.
Также проверьте, что в базе корректно заполнены статьи расходов и виды номенклатуры — авансовый отчет потребует указать, на что именно потрачены деньги: материалы, услуги, командировочные расходы. Если справочники пустые, документ придется заполнять вручную, что повышает риск ошибок в проводках.
Шаг 1. Выдача денег подотчет из кассы
Если деньги выдаются наличными, используйте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса → Кассовые документы»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника, сумму и основание (например, «заявление от 12.05, на покупку канцтоваров»). Документ сформирует проводку Дт 71.01 — Кт 50.01.
Поле «Основание» не оставляйте пустым: без заявления или распоряжения руководителя выдача считается оформленной с нарушением. В 1С можно распечатать РКО по унифицированной форме КО-2 прямо из документа — кнопка «Печать».
Шаг 2. Выдача подотчет с расчетного счета или на карту
При безналичной выдаче на карту сотрудника создайте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Укажите сотрудника, его банковскую карту (реквизиты хранятся в карточке физического лица) и сумму. Проводка будет Дт 71.01 — Кт 51.
Обратите внимание: перечисление подотчетных сумм на личную карту работника допустимо, но в назначении платежа должно быть явно указано, что это аванс на хозяйственные или командировочные расходы. Иначе банк и налоговая могут квалифицировать перевод иначе, например как доход сотрудника.
Способы выдачи подотчетных средств
Подходит для небольших сумм и срочных покупок. Ограничение — лимит расчетов наличными и необходимость соблюдать кассовую дисциплину.
Удобно для командировок и покупок с оплатой картой. Требует корректного назначения платежа и хранения реквизитов карты в базе.
Средства сразу на карте компании, контроль проще. В 1С оформляется через счет 55 или как подотчет — зависит от принятой учетной политики.
Шаг 3. Оформление авансового отчета
Когда сотрудник принес чеки, БСО, билеты или накладные, создайте документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от конфигурации). На первой закладке укажите сотрудника — программа автоматически покажет сумму ранее выданного аванса и задолженность.
Документ содержит несколько закладок: «Авансы» (выданные суммы), «Оплата» (оплаты поставщикам с чеками), «Товары» (купленные материалы и товары с указанием счетов учета, например 10.01), «Прочее» (командировочные, представительские и прочие расходы). Каждую строку заполняйте по первичному документу: дата, номер чека, сумма, НДС при наличии.
После проведения программа сформирует проводки: Дт 10, 26, 44, 60 — Кт 71.01. Проверьте их через кнопку «Дт/Кт» и убедитесь, что счета затрат соответствуют назначению расхода — от этого зависит налоговый учет.
- 1Откройте «Покупки → Авансовые отчеты» и создайте новый документ
- 2Выберите сотрудника — программа подтянет выданные авансы
- 3На закладке «Оплата» или «Товары» внесите данные из чеков и накладных
- 4Укажите счета учета затрат и НДС по каждой строке
- 5Проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»
- 6Распечатайте форму АО-1 и подпишите у сотрудника и бухгалтера
Шаг 4. Возврат неизрасходованной суммы и перерасход
Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» — проводка Дт 50.01 — Кт 71.01. Если деньги были на карте, возврат оформляется поступлением на расчетный счет.
При перерасходе (сотрудник потратил свои деньги сверх аванса) компания доплачивает разницу: РКО с видом «Выдача подотчетному лицу» на сумму перерасхода после утверждения авансового отчета. Сальдо по счету 71 после всех операций по этой хозяйственной операции должно стать нулевым.
Как проверить результат
Нулевое после возврата остатка или доплаты перерасхода
Дебетовое сальдо — сотрудник не отчитался или не вернул деньги
Счета затрат соответствуют назначению покупки, НДС выделен корректно
Расходы повисли на 71 или попали не на тот счет затрат
Чеки и накладные совпадают по суммам со строками отчета
Строки без подтверждающих документов или расхождения сумм
Контроль подотчетных сумм и отчеты
Для регулярного контроля используйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71» с группировкой по сотрудникам — она показывает, кто сколько должен организации или кому должна организация. Удобно сформировать ее на конец месяца и перед выдачей новых авансов.
Также полезен отчет «Анализ счета 71»: он показывает все движения по конкретному сотруднику за период — выдачи, отчеты, возвраты. Если сальдо «зависло» давно, это сигнал запросить у работника отчет или оформить удержание из зарплаты по согласованию с кадровой службой.
Особые ситуации и ограничения
Командировочные расходы оформляются тем же авансовым отчетом, но суточные вносятся на закладку «Прочее» без подтверждающих документов — по нормам, принятым в организации. Билеты и гостиничные чеки прикладываются отдельными строками.
Если подотчетные деньги потрачены на товары для перепродажи, строки заполняются на закладке «Товары» с указанием номенклатуры — тогда поступление сразу отражается на складе. Не дублируйте такие операции документом «Поступление товаров и услуг», иначе задвоите остатки.
Что важно запомнить
Подотчет в 1С — это цепочка: выдача (РКО или списание со счета), авансовый отчет с первичкой, возврат остатка или доплата перерасхода. Контролируйте сальдо по счету 71 по каждому сотруднику и не выдавайте новый аванс при незакрытом старом.
Частые вопросы
Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги выданы не были?
Да. Если сотрудник потратил личные средства на нужды компании, авансовый отчет оформляется без закладки «Авансы» — сразу с расходами. После утверждения отчета образуется кредиторская задолженность перед сотрудником, которую закрывают выдачей денег из кассы или перечислением на карту.
Какой срок отчета по подотчетным суммам установлен?
Точный срок организация устанавливает сама в положении о подотчетных средствах или приказе. Общепринятая практика — отчитаться в течение нескольких рабочих дней после покупки или возвращения из командировки. Зафиксируйте срок во внутреннем документе, чтобы было основание требовать отчет.
Как в 1С найти всех должников по подотчету?
Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71» за нужный период с детализацией по субконто «Работники организации». Все сотрудники с дебетовым сальдо на конец периода — должники по авансам. Отчет можно отфильтровать, чтобы показывать только ненулевые остатки.
Что делать, если сотрудник потерял чек?
Без подтверждающего документа расход обычно не принимается: сумму либо возвращают в кассу, либо она остается задолженностью сотрудника. В ряде случаев оформляют служебную записку и акт, но такие расходы рискованно принимать в налоговом учете — решение принимает руководитель и главный бухгалтер.
Можно ли выдать подотчет бывшему сотруднику или стороннему лицу?
Нет, подотчетные средства выдаются только работникам организации, с которыми заключен трудовой или в ряде случаев гражданско-правовой договор. В 1С документы по счету 71 технически привязаны к справочнику сотрудников. Расчеты со сторонними лицами оформляются через договоры и счет 76.