Как сделать платежный календарь в 1С

Платежный календарь в 1С — это инструмент планирования движения денежных средств, который показывает, какие платежи запланированы на каждый день и хватит ли денег на расчетных счетах и в кассах. Он помогает финансисту или руководителю заранее увидеть кассовые разрывы и перенести оплаты до того, как возникнет просрочка перед поставщиком или бюджетом.

Штатный платежный календарь доступен в конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Бухгалтерия» (в виде отчета по плановым платежам при использовании заявок на расход ДС). Набор функций в разных конфигурациях отличается: где-то календарь строится автоматически по графику оплат в документах, где-то требуется вести заявки на расход денежных средств.

Ниже разобран практический порядок настройки: включение функциональности, заведение заявок, формирование календаря, сверка плана с фактом и типичные ошибки, из-за которых календарь показывает неправильные остатки.

Что такое платежный календарь и когда он нужен

Платежный календарь — это таблица по датам, в которой по каждому дню показаны плановые поступления, плановые выплаты и расчетный остаток денежных средств. Если расчетный остаток уходит в минус, это сигнал кассового разрыва: либо платеж нужно перенести, либо ускорить поступление денег от покупателей.

Инструмент нужен компаниям, где платежей больше нескольких в день и где оплаты завязаны на отсрочки: поставщикам платят через 10–30 дней, покупатели платят не сразу, зарплата и налоги имеют фиксированные даты. Если все оплаты проходят «день в день» и их немного, календарь можно вести и в простой таблице, но в 1С он строится автоматически из учетных документов, что исключает ручные ошибки.

Включение функциональности планирования денежных средств

Перед началом работы проверьте, что в программе включены нужные опции. В «1С:Управление нашей фирмой» перейдите в раздел «Настройки» → «Еще больше возможностей» (или «Компания» → «Настройки») и включите функциональность «Денежные средства» / «Планирование денежных средств» и «Заявки на расход денег». В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» это раздел «НСИ и администрирование» → «Казначейство» → флажки «Заявки на расходование денежных средств» и «Планирование и контроль денежных средств».

Дополнительно настройте статьи движения денежных средств (ДДС): именно по ним календарь группирует платежи. Заведите статьи вида «Оплата поставщикам», «Поступления от покупателей», «Зарплата», «Налоги», «Аренда». Без статей ДДС календарь сформируется, но анализировать его по направлениям расходов будет невозможно.

Проверьте, что в базе корректно заполнены банковские счета и кассы организации и по ним введены актуальные остатки — календарь считает будущий остаток от текущего фактического, и ошибка в начальном остатке исказит весь прогноз.

Источники данных: заявки, заказы и графики оплат

Календарь наполняется из нескольких источников, и важно понимать, какие из них используются в вашей конфигурации:

• Заявки на расход денежных средств — плановые выплаты: поставщикам, бюджету, сотрудникам, на хозяйственные нужды. Основной источник расходной части календаря.
• Планируемые поступления ДС / ожидаемые оплаты от покупателей — доходная часть.
• Заказы покупателей и заказы поставщикам с графиком оплаты — в УНФ и ERP календарь может подтягивать оплаты по этапам графика (например, 30% предоплата, 70% через 14 дней после отгрузки).
• Расчеты с контрагентами по договорам — если в договоре указан срок оплаты, программа может рассчитывать плановую дату платежа от даты документа.

Если вы ведете только учет фактических операций без плановых документов, календарь покажет лишь уже проведенные платежи — прогноза не будет. Поэтому минимальное условие работающего календаря: все будущие обязательные платежи (аренда, зарплата, налоги, кредиты) должны быть внесены как заявки или плановые операции.

Пошаговое создание платежного календаря

Ниже универсальный порядок для УНФ и ERP-подобных конфигураций. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии.

1. 1
   Включите в настройках функциональность планирования ДС и заявок на расход денег.
2. 2
   Заведите и заполните справочник «Статьи движения денежных средств» под структуру ваших платежей.
3. 3
   Введите заявки на все плановые выплаты: поставщикам, зарплату, налоги, аренду, кредиты — с датами оплаты.
4. 4
   Введите планируемые поступления от покупателей или проверьте графики оплат в заказах.
5. 5
   Откройте отчет «Платежный календарь» (раздел «Деньги» / «Казначейство»), задайте период и сформируйте.
6. 6
   Проверьте расчетные остатки по дням: отрицательные значения — потенциальные кассовые разрывы.
7. 7
   Перенесите некритичные платежи или ускорьте поступления, затем пересчитайте отчет.

Заявка на расход ДС заполняется так: указывается организация, дата платежа, сумма, статья ДДС, контрагент и форма оплаты (безналичная или наличная). Если включено согласование, заявка попадет в календарь после утверждения ответственным лицом. Для регулярных платежей (аренда, абонентская плата) удобно копировать заявку прошлого месяца и менять дату и сумму.

Отчет «Платежный календарь» формируется за произвольный период — обычно неделя или месяц. В настройках отчета можно выбрать детализацию: по дням, по статьям ДДС, по банковским счетам и кассам. Для ежедневного контроля удобен вариант «по дням», для анализа структуры расходов — «по статьям».

Работа с календарем: анализ и управление платежами

Основной рабочий прием — ежедневный просмотр календаря на горизонте 1–2 недель. Смотрите три колонки: планируемые поступления, планируемые выплаты и расчетный остаток. Отрицательный остаток на конкретную дату означает, что к этому дню денег не хватит, если ничего не менять.

Способы устранения разрыва: перенести часть заявок на более позднюю дату (согласовав с поставщиком), ускорить оплату от покупателя (напоминание, изменение условий), либо запланировать пополнение — кредитную линию, перевод с другого счета. После каждого изменения пересчитывайте отчет и проверяйте, что минус исчез.

Отдельно контролируйте «жесткие» платежи с фиксированной датой: зарплата, налоги, кредитные платежи. Их переносить нельзя, поэтому при нехватке средств двигать нужно именно гибкие платежи поставщикам и дискреционные расходы.

Маршрут решения

Как выбрать действие при разрыве

Разрыв на 1–2 дня и есть надежное поступлениеПеренесите нефиксированные платежи на дату после поступления

Разрыв устойчивый несколько недельПересматривайте график оплат с поставщиками или привлекайте финансирование

Разрыв только по одному счетуЗапланируйте перевод между собственными счетами, а не перенос оплаты

Сверка плана с фактом

Платежный календарь полезен только если план регулярно сверяется с фактом. Фактические оплаты в 1С оформляются документами «Списание с расчетного счета», «Поступление на расчетный счет», «Расход из кассы», «Приходный кассовый ордер». В конфигурациях с заявками оплата создается на основании заявки — тогда программа автоматически закрывает плановую потребность фактом.

Если оплата проведена без заявки (напрямую документом), а заявка осталась висеть, календарь завысит плановый расход — деньги будут «запланированы» дважды. Поэтому раз в неделю формируйте отчет по незакрытым заявкам и закрывайте или отменяйте те, по которым оплата уже прошла.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в календаре на сегодня

Норма

Совпадает с фактическими остатками по счетам и кассам

Тревожный признак

Расходится — есть непроведенные или дублирующиеся документы

Просроченные заявки

Норма

Список пуст или заявки осознанно перенесены

Тревожный признак

Старые заявки висят без оплаты и без переноса даты

Плановый остаток на горизонте недели

Норма

Не отрицательный ни в один из дней

Тревожный признак

Есть минус — кассовый разрыв не закрыт

Ограничения и альтернативы

Штатный календарь не заменяет полноценное бюджетирование: он показывает движение денег, но не планирует доходы и расходы по БДР и не считает рентабельность. Для связки платежного календаря с бюджетом ДДС в ERP используется подсистема бюджетирования, в УНФ — отчет «Денежные средства (план-факт)».

Если конфигурация не содержит платежного календаря (например, базовая «1С:Бухгалтерия» без заявок), варианты такие: вести плановые платежи через документы с отложенной датой и строить универсальный отчет по регистрам, использовать внешние отчеты и обработки, либо выгружать план оплат в Excel. Самый надежный путь — все же заявки на расход ДС, потому что они связывают план и факт оплаты.

FAQ

В каких конфигурациях 1С есть платежный календарь?

Штатный отчет «Платежный календарь» есть в «1С:Управление нашей фирмой», «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». В «1С:Бухгалтерии» полноценного календаря нет — там доступны заявки на расход ДС (в зависимости от версии) и отчеты по движению денег, а прогноз приходится строить дополнительно.

Можно ли формировать календарь без заявок на расход ДС?

Да, если в документах заказов и счетов заполнены графики оплат — календарь подтянет плановые даты из них. Но разовые платежи (налоги, аренда, хозрасходы) без заявок в план не попадут, поэтому прогноз будет неполным.

Почему платеж не отображается в календаре?

Частые причины: заявка не проведена или отклонена, дата оплаты вне периода отчета, в отборе отчета исключена статья ДДС или счет, либо заявка уже закрыта фактической оплатой. Проверьте статус документа и настройки отбора отчета.

Как учесть в календаре платежи по кредиту и зарплату?

Заведите для них отдельные статьи ДДС и вносите как регулярные заявки на расход денег с фиксированной датой. Удобно копировать заявку прошлого периода и корректировать сумму и дату — это занимает меньше минуты на платеж.

Что делать, если расчетный остаток не совпадает с реальным?

Сначала сверьте начальный остаток на дату формирования отчета с банковскими выписками и кассой. Затем проверьте дубли заявок, незакрытые оплаченные заявки и непроведенные платежные документы. Расхождение почти всегда вызвано одной из этих причин.

Можно ли согласовывать заявки перед оплатой?

Да, в ERP и УНФ можно настроить маршрут согласования заявок: заявка попадает в календарь и становится доступной к оплате только после утверждения ответственным. Это защищает от несанкционированных платежей, но требует, чтобы согласующие регулярно обрабатывали очередь заявок.