Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать план продаж в 1С: инструкция для менеджера
Как создать план продаж в 1С: Управление торговлей и ERP. Настройка сценариев планирования, заполнение планов, контроль исполнения и анализ отклонений.
Планирование продаж — базовый инструмент управления бизнесом: без плана невозможно оценить эффективность менеджеров, рассчитать потребность в закупках и спрогнозировать денежный поток. В конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» для этого предусмотрен полноценный блок планирования, который работает на основе сценариев, видов планов и документов «План продаж».
Механизм планирования в 1С построен единообразно: сначала администратор или руководитель отдела продаж настраивает сценарий (например, «Планирование продаж на месяц»), затем внутри него создаются виды планов с нужной аналитикой — по подразделениям, менеджерам, категориям номенклатуры или конкретным товарам. После этого ответственные сотрудники заполняют плановые документы, а руководство контролирует исполнение через отчеты «Исполнение планов» и «План-фактный анализ».
Важно понимать: план продаж в 1С — это не просто таблица с цифрами. Система умеет автоматически заполнять план по статистике прошлых периодов, рассчитывать на его основе планы закупок и производства, а также сравнивать плановые показатели с фактическими продажами в разрезе любой аналитики. Ниже разберем весь процесс по шагам — от включения функциональности до анализа отклонений.
Шаг 1. Включите функциональность планирования
По умолчанию блок планирования в типовых конфигурациях может быть отключен, чтобы не перегружать интерфейс. Перед началом работы убедитесь, что нужные опции активны. Для этого перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Бюджетирование и планирование» и установите флажки «Планы продаж», а при необходимости — «Планы закупок», «Планы сборки (разборки)» и «Планы внутренних потреблений».
Если вы планируете детализировать план до уровня менеджеров, складов или форматов магазинов, проверьте также настройки учета: должны быть включены соответствующие справочники и аналитики. В «1С:Управление торговлей 11» планирование доступно пользователям с ролями «Добавление и изменение планов продаж» или полными правами. Если у сотрудника нет доступа к разделу «Бюджетирование и планирование», попросите администратора выдать нужную роль в профиле группы доступа.
Шаг 2. Создайте сценарий планирования
Сценарий — это верхнеуровневая настройка, которая определяет, что именно вы планируете (продажи, закупки, производство), с какой периодичностью и в какой валюте. Откройте раздел «Бюджетирование и планирование» → «Настройки и справочники» → «Сценарии планирования» и создайте новый элемент.
В карточке сценария укажите наименование (например, «Продажи помесячно»), периодичность — день, неделя, месяц или квартал. От периодичности зависит структура табличной части будущих планов: при месячном сценарии каждая строка плана будет относиться к конкретному месяцу. Для большинства торговых компаний оптимальна помесячная периодичность: недельные планы требуют слишком много труда на актуализацию, а квартальные слишком грубы для оперативного управления.
Дополнительно в сценарии можно задать валюту планирования и признак использования в планах закупок и производства — если сценарий продаж будет источником данных для расчета потребностей в товарах. Один сценарий может содержать несколько видов планов, поэтому не создавайте отдельный сценарий под каждый отдел.
Шаг 3. Настройте вид плана продаж
Вид плана определяет аналитику планирования — то есть «разрезы», в которых вы будете задавать плановые цифры. Создайте вид плана из карточки сценария (закладка «Виды планов») или через справочник «Виды планов». Типичные варианты: «Продажи по подразделениям», «Продажи по менеджерам», «Продажи по номенклатуре», «Продажи по категориям товаров».
В карточке вида плана на закладке детализации отметьте нужные измерения. Например, для плана по менеджерам включите аналитику «Подразделение» и «Менеджер», а количественный показатель — сумму и (или) количество. Чем больше аналитик вы включите, тем детальнее план, но тем труднее его заполнять и поддерживать. Практическое правило: планируйте на том уровне, на котором реально можете контролировать исполнение и влиять на результат.
Для вида плана можно включить заполнение по формулам и смещениям — например, задать план как «факт продаж аналогичного месяца прошлого года + 10%». Это удобно для сезонного бизнеса: система сама подтянет статистику и применит коэффициент роста.
Какую детализацию плана выбрать
Подходит для общего контроля и расчета потребности в закупках. Не позволяет оценить конкретного менеджера.
Нужен для системы мотивации и личных KPI. Требует корректного заполнения поля «Менеджер» в документах продаж, иначе факт не сопоставится с планом.
Используется для планирования закупок и производства. Трудоемко при большом ассортименте — лучше ограничиться товарными категориями.
Имеет смысл для ключевых оптовых клиентов с устойчивым спросом. Для розницы избыточно.
Шаг 4. Заполните документ «План продаж»
После настройки сценария и вида плана создайте сам документ: раздел «Бюджетирование и планирование» → «Планы продаж» → «Создать». Укажите сценарий, вид плана и период планирования — система построит табличную часть с нужными колонками по периодам.
Заполнять план можно несколькими способами. Самый трудоемкий — ручной ввод количества и суммы по каждой строке. Быстрее воспользоваться кнопкой «Заполнить»: система предложит заполнить план по статистике продаж прошлых периодов, по другому плану или по произвольной формуле. Например, можно загрузить факт продаж за три предыдущих месяца, усреднить его и применить коэффициент роста.
Третий вариант — загрузка из внешнего файла. Если отдел продаж привык готовить планы в Excel, используйте кнопку «Загрузить из внешнего файла»: система откроет форму сопоставления колонок, где нужно указать, в каких колонках таблицы находятся номенклатура, период, количество и сумма. Перед загрузкой проверьте, что наименования товаров в файле совпадают с названиями в справочнике, иначе часть строк не распознается.
- 1Включите опцию «Планы продаж» в настройках раздела «Бюджетирование и планирование»
- 2Создайте сценарий с нужной периодичностью (обычно месяц)
- 3Создайте вид плана и включите нужную аналитику: подразделение, менеджер, номенклатура
- 4Создайте документ «План продаж», укажите сценарий, вид плана и период
- 5Заполните табличную часть вручную, по статистике прошлых периодов или загрузкой из файла
- 6Проведите документ и установите статус «Утвержден» после согласования
- 7Проверьте исполнение отчетом «Исполнение плана продаж» после закрытия периода
Шаг 5. Согласуйте и утвердите план
В документах планов предусмотрены статусы: «В подготовке», «Утвержден», «Отменен». Пока план находится в статусе «В подготовке», его можно свободно редактировать. После согласования с руководителем переведите документ в статус «Утвержден» — это зафиксирует плановые показатели и защитит их от случайного изменения.
Если в компании несколько уровней согласования, настройте права так, чтобы менять статус на «Утвержден» мог только руководитель. Возврат утвержденного плана в работу тоже стоит ограничить: иначе план-фактный анализ потеряет смысл, так как план будет «подгоняться» под факт задним числом.
Шаг 6. Контролируйте исполнение плана
Основной инструмент контроля — отчет «Исполнение плана продаж» (раздел «Бюджетирование и планирование» → «Отчеты»). Он показывает план, факт и процент исполнения в разрезе аналитики вида плана: по подразделениям, менеджерам или номенклатуре. Для более глубокого разбора используйте универсальный отчет «План-фактный анализ» — он позволяет выводить отклонения в абсолютном и относительном выражении и детализировать данные до документов.
Чтобы факт корректно сопоставлялся с планом, аналитика в документах продаж должна совпадать с аналитикой плана. Если план построен по менеджерам, поле «Менеджер» должно быть заполнено в каждой «Реализации товаров и услуг» и заказе клиента. Пустые или отличающиеся значения аналитики — самая частая причина ситуации, когда «продажи есть, а исполнение плана нулевое».
Как проверить результат
Факт заполнен, процент исполнения в разумных пределах (например, 80–120%)
Факт нулевой при наличии реальных продаж — не совпадает аналитика в документах
Подразделение и менеджер в продажах совпадают со значениями в плане
В реализациях пустое поле «Менеджер» или другое подразделение
План утвержден до начала периода и не редактировался
План изменялся в течение или после периода
Частые ошибки и ограничения механизма
Первая типичная ошибка — избыточная детализация. План «по каждому товару, каждому менеджеру и каждому дню» выглядит красиво, но его невозможно поддерживать: на заполнение уходят дни, а точность все равно низкая. Начинайте с укрупненного плана по подразделениям и категориям, детализируйте только там, где это реально используется в управлении.
Вторая ошибка — отсутствие связи плана с мотивацией и закупками. Если план продаж существует «для галочки», а премии считаются в Excel, сотрудники не воспринимают его всерьез. Максимальную отдачу механизм дает, когда на основе плана продаж автоматически формируются планы закупок (через обработку «Формирование планов» по методу «по планам продаж»), а процент исполнения входит в KPI менеджеров.
Учитывайте и ограничения: типовой механизм планирования не заменяет полноценный S&OP-процесс со статистическим прогнозированием. Формулы и смещения в 1С покрывают простые модели (сезонность, тренд, коэффициент роста), но для сложного прогноза спроса с учетом множества факторов потребуется доработка или специализированное решение.
Начните с одного сценария «Продажи помесячно» и двух видов планов: по подразделениям (для закупок) и по менеджерам (для мотивации). Отработайте цикл «план → утверждение → контроль» на одном квартале, и только потом добавляйте детализацию по номенклатуре или клиентам.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сделать план продаж в 1С:Бухгалтерии?
Полноценного механизма планов продаж в «1С:Бухгалтерии» нет. Можно вести счета на оплату и смотреть динамику выручки отчетами, но сценарии, виды планов и план-фактный анализ доступны только в «Управлении торговлей», «Комплексной автоматизации» и ERP. Если планирование критично, рассмотрите переход на одну из этих конфигураций.
Как автоматически заполнить план по прошлогодним продажам с учетом роста?
В документе «План продаж» нажмите «Заполнить» и выберите заполнение по источникам данных. Настройте источник — факт продаж за аналогичный период прошлого года — и задайте формулу с коэффициентом, например умножение на 1,1 для роста на 10%. Система подтянет статистику и рассчитает плановые значения автоматически.
Почему в отчете об исполнении плана факт равен нулю, хотя продажи были?
Чаще всего не совпадает аналитика: в плане указан менеджер или подразделение, а в документах реализации эти поля пустые или заполнены иначе. Проверьте несколько документов продаж за период и сравните значения аналитики с планом. Также убедитесь, что в отчете выбраны тот же сценарий, вид плана и период.
Можно ли загрузить план продаж из Excel?
Да, в документе «План продаж» есть кнопка «Загрузить из внешнего файла». Скопируйте данные из Excel в таблицу загрузки, сопоставьте колонки с полями (номенклатура, период, количество, сумма) и выполните загрузку. Заранее проверьте, что названия товаров в файле совпадают со справочником 1С, иначе строки не распознаются.
Как связать план продаж с закупками?
Создайте документ «План закупок» и заполните его по источнику «План продаж» с учетом текущих складских остатков — система рассчитает потребность в товарах. Для этого в сценарии должны быть включены соответствующие типы планирования. Такой подход работает корректно, если план продаж детализирован хотя бы до товарных категорий.
Что делать, если план нужно скорректировать в середине месяца?
Не редактируйте утвержденный документ, если на его основе считается мотивация или закупки. Корректный вариант — зафиксировать отклонение в план-фактном анализе, а измененные ожидания отразить в плане следующего периода. Если корректировка все же необходима, верните статус «В подготовке», внесите изменения и повторно утвердите, зафиксировав причину в комментарии.
Что важно запомнить
План продаж в 1С строится по цепочке: включение опции → сценарий → вид плана с аналитикой → документ «План продаж» → утверждение → контроль отчетами. Заполняйте план по статистике прошлых периодов, следите за совпадением аналитики в плане и документах продаж, не редактируйте утвержденные планы задним числом и начинайте с укрупненной детализации.