Как сделать приходный кассовый ордер в 1С 8

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: оплата от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, получение наличных с расчётного счёта. В 1С 8 (в частности, в «1С:Бухгалтерии 8») ПКО создаётся в разделе «Банк и касса» и одновременно формирует бухгалтерские проводки и печатную форму КО-1.

Ошибки в кассовых документах особенно чувствительны: кассовая дисциплина контролируется банками и налоговыми органами, а расхождения между учётом и фактическим остатком кассы выявляются при любой ревизии. Поэтому важно не только знать, где находится кнопка создания документа, но и правильно выбирать вид операции, счета учёта и аналитику.

Ниже описан полный порядок работы: от подготовки справочников до печати ордера и проверки результата. Инструкция ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8.3» — в других конфигурациях (УПП, ERP, «Управление торговлей») логика аналогична, отличается расположение разделов.

Где находится ПКО и какие виды операций доступны

В «1С:Бухгалтерии 8.3» приходные кассовые ордера находятся в меню «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Чтобы создать именно ПКО, нажмите кнопку «Поступление» — программа предложит выбрать вид операции.

От вида операции зависят счета проводок, аналитика и поведение документа. Основные варианты:

• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки по договору, проводка Дт 50.01 Кт 62.01;
• Розничная выручка — сдача выручки торговой точки, Дт 50.01 Кт 90.01.1;
• Возврат от подотчётного лица — неизрасходованные подотчётные суммы, Дт 50.01 Кт 71;
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчётного счёта, Дт 50.01 Кт 51;
• Взнос в уставный капитал — Дт 50.01 Кт 75.01;
• Прочее поступление — произвольная корреспонденция, счёт выбирается вручную.

Подготовка: что проверить до создания документа

Перед вводом ПКО убедитесь, что в программе заполнены необходимые данные. Это займёт пару минут, но избавит от ошибок в проводках и печатной форме.

Во-первых, проверьте карточку организации: наименование, ИНН, КПП — эти данные попадают в печатную форму КО-1. Во-вторых, убедитесь, что контрагент (покупатель, подотчётное лицо, учредитель) заведён в справочнике, а по договорным операциям — создан договор с правильным видом. В-третьих, проверьте, что в программе указан ответственный кассир: его ФИО подставляется в ордер.

Если организация применяет УСН, обратите внимание на отражение доходов: вид операции и статья движения денежных средств влияют на признание дохода в книге учёта доходов и расходов. Неверно выбранная операция может привести к занижению или завышению налоговой базы.

Пошаговое создание ПКО

Рассмотрим самый распространённый сценарий — поступление оплаты от покупателя. Другие виды операций отличаются только заполняемыми полями.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Поступление» → «Оплата от покупателя».
2. 2
   Укажите дату — она должна совпадать с фактической датой приёма денег в кассу.
3. 3
   Выберите контрагента и договор; при оплате под конкретный документ заполните «Документ расчётов».
4. 4
   Введите сумму и при необходимости ставку НДС.
5. 5
   Заполните поле «Принято от» (ФИО плательщика) и «Основание» (например, «Оплата по договору № 12»).
6. 6
   Нажмите «Провести», затем проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт».
7. 7
   Распечатайте форму КО-1 через кнопку «Печать» → «Приходный кассовый ордер».

Поле «Принято от» и «Основание» выводятся в печатную форму, поэтому заполняйте их так, как они должны выглядеть на бумаге. Если деньги принимает кассир от физического лица, укажите ФИО полностью — это стандартное требование к оформлению КО-1.

После проведения документ формирует проводку Дт 50.01 Кт 62.01 (при оплате от покупателя). Если включён налоговый учёт, одновременно отражаются движения по НУ. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.

Отдельные сценарии: получение из банка и возврат подотчётных

Получение наличных с расчётного счёта

Если деньги сняты в банке по чеку, последовательность зависит от того, как оформлена выписка. Корректный вариант: сначала создаётся документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перевод на другой счёт» или «Снятие наличных» (проводка Дт 57.03 Кт 51), а затем ПКО с видом «Получение наличных в банке» (Дт 50.01 Кт 57.03). Так движение денег проходит через транзитный счёт и не возникает разрывов.

Если списание и поступление происходят в один день, некоторые организации используют прямую проводку Дт 50.01 Кт 51 — в 1С это возможно через «Прочее поступление» с ручным указанием счёта 51. Уточните принятый в вашей организации порядок, чтобы не разойтись с данными выписки.

Возврат от подотчётного лица

При возврате неизрасходованного аванса выберите вид операции «Возврат от подотчётного лица», укажите сотрудника из справочника физических лиц и сумму. Проводка — Дт 50.01 Кт 71.01. Перед вводом полезно сверить остаток задолженности сотрудника в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71», чтобы не принять сумму больше фактического долга.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Деньги поступили от покупателя по договоруОплата от покупателя — проводка Дт 50.01 Кт 62.01

Сдаётся выручка розничной точкиРозничная выручка — Дт 50.01 Кт 90.01.1

Сотрудник вернул неизрасходованный авансВозврат от подотчётного лица — Дт 50.01 Кт 71

Деньги сняты с расчётного счётаПолучение наличных в банке — через счёт 57.03

Основание не входит в типовой списокПрочее поступление — счёт корреспонденции укажите вручную

Печать формы КО-1

Печатная форма вызывается из проведённого документа кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги.

Проверьте перед печатью: наименование организации, номер и дату документа, сумму цифрами и прописью, поля «Принято от» и «Основание», подписи главного бухгалтера и кассира. Сумма прописью формируется автоматически, но при нестандартных суммах с копейками убедитесь, что копейки указаны корректно.

Если в организации ведётся электронный документооборот кассовых документов с применением подписи, порядок хранения определяется учётной политикой. Бумажный оригинал с «живыми» подписями остаётся самым бесспорным вариантом при проверках.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения ПКО сверьте результат по нескольким контрольным точкам. Основной инструмент — отчёт «Кассовая книга» («Банк и касса» → «Кассовая книга»): документ должен появиться в ней на свою дату, а итоговый остаток — совпадать с фактическими наличными в кассе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 50.01 с корректной корреспонденцией и аналитикой

Тревожный признак

Пустой счёт кредита или неверный счёт (например, 62.02 вместо 62.01)

Кассовая книга за дату документа

Норма

ПКО присутствует, остаток кассы сошёлся с фактическим

Тревожный признак

Документа нет или остаток расходится с наличными

Печатная форма КО-1

Норма

Заполнены все поля, сумма прописью верна

Тревожный признак

Пустые поля «Принято от» / «Основание», неверная сумма прописью

Номер документа

Норма

Следующий по порядку, без пропусков

Тревожный признак

Пропуск номера из-за удалённого документа

Частая ситуация — двойное отражение поступления: бухгалтер создаёт ПКО вручную, а затем то же поступление загружается из клиент-банка или вводится на основании реализации. Перед вводом документа проверьте журнал кассовых документов за дату и остатки взаиморасчётов с контрагентом.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельно безопасно создавать и печатать ПКО в рамках текущей даты и типовых операций. К специалисту (главному бухгалтеру или внедренцу 1С) стоит обращаться, если требуется: исправить кассовые документы закрытого периода, изменить нумерацию, настроить нестандартные проводки, восстановить последовательность после удаления документов или перенести кассовые данные между базами.

Помните и про лимит остатка кассы: если организация не относится к малым предприятиям, освобождённым от лимита, превышение остатка на конец дня — нарушение кассовой дисциплины. Отчёт «Кассовая книга» позволяет контролировать этот показатель ежедневно.

Частые вопросы

Можно ли изменить проведённый ПКО?

Да, если дата документа находится в открытом периоде и по ней не сформирована кассовая книга. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если период закрыт — создавайте корректирующий документ текущей датой, а не правьте старый.

Что делать, если ПКО не попадает в кассовую книгу?

Проверьте, что документ проведён (не помечен на удаление), дата попадает в выбранный период отчёта, а организация в документе совпадает с организацией в отборе отчёта. Также убедитесь, что в настройках учёта не используется несколько касс и документ оформлен по нужной.

Как оформить ПКО, если покупатель — физическое лицо без договора?

Используйте вид операции «Оплата от покупателя» с контрагентом-физлицом или, для розницы, «Розничная выручка». В поле «Принято от» укажите ФИО плательщика. Если применяется онлайн-касса, розничная продажа обычно оформляется отчётом о розничных продажах, а не отдельным ПКО на каждого покупателя.

Нужно ли распечатывать КО-1, если документ есть в 1С?

Зависит от учётной политики. Традиционный вариант — печать формы КО-1 с подписями кассира и главного бухгалтера, квитанция выдаётся плательщику. При переходе на электронный документооборот порядок подписания и хранения кассовых документов должен быть закреплён в учётной политике.

Почему сумма прописью в печатной форме выводится с ошибкой?

Чаще всего причина в сумме с копейками, введённой с лишними знаками, или в устаревшей печатной форме. Проверьте сумму документа и обновите конфигурацию — типовая форма КО-1 формирует сумму прописью автоматически и корректно.

Можно ли создать ПКО на основании другого документа?

Да. Из документов «Реализация (акты, накладные)» и «Списание с расчётного счёта» доступна команда «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Программа автоматически подставит контрагента, договор и сумму — останется проверить данные и провести документ.