Один акт сверки по нескольким договорам в 1С: пошаговая инструкция

Контрагент нередко работает с компанией сразу по нескольким договорам: поставка, услуги, аренда, займы. Если формировать акт сверки взаиморасчётов отдельно по каждому договору, контрагент получает пачку документов, а бухгалтер тратит время на согласование каждого из них. В 1С:Бухгалтерии 8.3 предусмотрена возможность объединить данные в один акт сверки — штатными средствами или через доработку печатной формы.

Ключевой момент: документ «Акт сверки взаиморасчётов» в типовой конфигурации привязан к одному договору, если в настройках включён учёт по договорам. Однако есть несколько рабочих способов получить сводный документ: убрать договор из отбора, выбрать вариант «По всем договорам» либо использовать внешнюю печатную форму. Выбор зависит от того, как ведётся учёт в вашей базе и какие требования предъявляет контрагент.

Ниже разобраны условия, при которых объединение возможно, пошаговые инструкции для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3, способы проверки корректности сальдо и типичные ошибки, из-за которых сводный акт расходится с данными учёта.

Когда объединение договоров в одном акте возможно

Сводный акт сверки корректен только если расчёты по всем договорам контрагента ведутся в одной валюте и в одной организации. Если у контрагента есть договоры в рублях и в валюте, объединять их в один документ нельзя — валютные суммы исказят итог.

Второе условие — способ ведения расчётов. В 1С:Бухгалтерии расчёты с контрагентами могут вестись по договорам в целом или по каждому документу расчётов. В обоих случаях сводный акт сформировать можно, но детализация в табличной части будет отличаться.

Отдельно проверьте, нет ли у контрагента договоров с разными видами расчётов, которые по договорённости сторон сверяются изолированно — например, задолженность по займу обычно сверяют отдельно от торговых операций, даже если технически их можно объединить.

Способ 1: акт сверки без указания договора

Самый простой вариант в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 — создать документ «Акт сверки взаиморасчётов» и не заполнять поле «Договор». Тогда программа подберёт все расчёты с выбранным контрагентом за указанный период по всем его договорам с вашей организацией.

Порядок действий: откройте раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (в некоторых релизах — «Покупки» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки»). Создайте новый документ, укажите организацию, контрагента и период сверки. Поле «Договор» оставьте пустым. Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта».

Программа соберёт в табличную часть все обороты по счетам расчётов (60, 62, 66, 67, 76 и другим, если они указаны в настройках) по данному контрагенту. Итоговое сальдо будет сводным по всем договорам.

1. 1
   Откройте: Покупки (или Продажи) → Акты сверки расчётов
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию, контрагента и период
3. 3
   Поле «Договор» оставьте пустым
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
5. 5
   Проверьте итоговое сальдо и список счетов расчётов
6. 6
   Выведите печатную форму и сверьте с отчётом «Анализ субконто» по контрагенту

Способ 2: сверка по контрагенту с детализацией по договорам

Если контрагенту нужно видеть, какая часть долга относится к каждому договору, одного сводного итога недостаточно. В типовой форме акта табличная часть содержит колонку «Договор», и при заполнении без отбора по договору программа проставляет договор в каждой строке — этого достаточно для большинства случаев.

Если стандартная печатная форма не группирует строки по договорам, а контрагент настаивает на такой структуре, используют внешнюю печатную форму. Она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» и позволяет вывести данные блоками: шапка договора, операции по нему, сальдо по договору, затем следующий договор и общий итог.

Разработку такой формы поручают программисту 1С или берут готовую из проверенных источников. Перед подключением внешней обработки в рабочую базу обязательно проверьте её на копии — непроверенные внешние файлы могут содержать ошибки или вредоносный код.

Проверка корректности сводного акта

После заполнения акта обязательно сверьте его итог с данными учёта. Самый надёжный способ — сформировать отчёт «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» по контрагенту с группировкой по договорам за тот же период и сравнить конечное сальдо.

Обратите внимание на состав счетов. В настройках акта сверки (кнопка «Ещё» или вкладка отборов, в зависимости от релиза) указывается список счетов расчётов, участвующих в сверке. Если в акте не хватает части операций — вероятно, счёт, по которому они прошли, не включён в список. Типичный пример: расчёты по авансам на счёте 60.02 или 62.02 либо расчёты по претензиям на 76.02.

Если контрагент прислал встречный акт и сальдо расходится, ищите разницу по документам: непроведённые или помеченные на удаление документы, разные курсы валютных переоценок, оплаты, проведённые в разных периодах у двух сторон.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо акта

Норма

Совпадает с сальдо по контрагенту в ОСВ или «Анализе субконто»

Тревожный признак

Расходится — проверяйте список счетов и непроведённые документы

Детализация по договорам

Норма

Каждая строка содержит договор, суммы по договорам сходятся с отчётом

Тревожный признак

Строки без договора или сальдо по договору не сходится

Состав счетов расчётов

Норма

Включены все счета, по которым есть расчёты с контрагентом

Тревожный признак

В акте отсутствуют авансы или расчёты по претензиям

Типичные ошибки при формировании сводного акта

Частая ошибка — формировать акт по одному договору и считать его сводным. Если в поле «Договор» выбрано конкретное значение, программа отфильтрует только его, и долг по остальным договорам в документ не попадёт. Перед отправкой акта контрагенту проверяйте, что поле пустое или выбран нужный режим.

Вторая ошибка — расхождение периодов. Акт формируется за период, указанный в шапке, но сальдо на начало берётся из учёта. Если у контрагента встречный акт с другой датой начала, входящие сальдо не совпадут, и сверка «зависнет».

Третья ошибка — объединение договоров с разной валютой или разных организаций группы. Акт сверки — документ двусторонний, и его итог должен быть однозначно интерпретируемым: одна организация, один контрагент, одна валюта.

Альтернативы: отчёты вместо акта и сверка в других конфигурациях

Если акт нужен только для внутренней проверки, а не для подписания с контрагентом, документ можно не создавать вовсе. Отчёты «Анализ расчётов с контрагентами», «Задолженность покупателей по срокам долга» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с отбором по контрагенту и группировкой по договорам дадут ту же картину без оформления двустороннего документа.

В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP механизм сверки устроен иначе: там есть документ «Сверка взаиморасчётов» с возможностью детализации по договорам, заказам и накладным, а сводный режим по партнеру доступен штатно. Если вы работаете в этих конфигурациях, ищите документ в разделе «Продажи» или «Казначейство» → «Взаиморасчёты».

Сравнение вариантов

Акт без указания договора

Быстро и штатно; подходит, когда контрагенту достаточно сводного итога с договорами в строках

Внешняя печатная форма с группировкой

Нужна, когда требуется разбивка по договорам с промежуточными итогами; требует разработки и тестирования

Отчёты вместо акта

Подходят для внутренней сверки; не являются двусторонним документом

Отдельные акты по каждому договору

Нужны при разных валютах, займах или требовании контрагента сверять договоры изолированно

Когда сводный акт лучше не делать

Есть ситуации, в которых объединение договоров в один акт создаёт проблемы. Если по одному из договоров идёт судебный спор или претензионная работа, его сверяют отдельно, чтобы не смешивать оспариваемую и безусловную задолженность. Подписание контрагентом сводного акта может быть истолковано как признание всего долга, включая спорную часть.

Также отдельные акты нужны при уступке права требования (цессии) по одному из договоров и при расчётах через третьих лиц. В этих случаях сводный акт затруднит доказывание состава задолженности.

Частые вопросы

Почему в акт сверки не попали авансы контрагента?

Проверьте список счетов расчётов в настройках документа: авансы проходят по субсчетам 60.02 и 62.02, и если они не включены в перечень, операции по ним в акт не попадут. Добавьте нужные счета и перезаполните документ.

Можно ли сделать один акт по контрагенту, у которого договоры с разными нашими организациями?

Нет. Акт сверки — двусторонний документ между конкретной организацией и контрагентом. По каждой организации формируется отдельный акт, даже если контрагент один и тот же.

Как в акте показать сальдо по каждому договору отдельно?

Штатная форма показывает договор в строках табличной части, но без промежуточных итогов. Для группировки с подытогами по каждому договору потребуется внешняя печатная форма — её разрабатывает программист 1С под вашу конфигурацию.

Контрагент прислал акт с другим входящим сальдо. Что делать?

Сверьте даты начала периодов у обеих сторон — чаще всего расхождение именно в этом. Если периоды совпадают, сформируйте «Анализ субконто» по контрагенту на дату начала сверки и найдите документ, который проведён у одной стороны и отсутствует у другой.

Влияет ли сводный акт на срок исковой давности?

Подписание акта сверки, из которого следует признание долга, может прерывать течение срока исковой давности. Это относится и к сводному акту по нескольким договорам, поэтому при наличии спорных сумм их лучше сверять отдельным документом.

Работает ли этот способ в 1С:Управление торговлей и ERP?

Там используется другой документ — «Сверка взаиморасчётов», в котором сводный режим по партнеру и детализация по договорам и заказам доступны штатно. Механика отличается, поэтому инструкцию для бухгалтерской конфигурации применять напрямую не стоит.