Как сделать книгу учета доходов на патенте в 1С

Индивидуальные предприниматели на патентной системе не сдают декларацию, но обязаны вести книгу учета доходов — отдельно по каждому действующему патенту. Именно из книги налоговая берет данные о фактической выручке, а еще она нужна самому предпринимателю: если совокупный доход по патентной деятельности превысит установленный лимит, право на ПСН утрачивается, и это важно отследить вовремя.

В 1С (Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0) книга учета доходов на патенте формируется автоматически — при условии, что корректно настроен налоговый режим и доходы отражаются правильными документами. Ниже разобран весь путь: от первичной настройки до печати книги и проверки того, что в нее попали все суммы.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8». В «1С:Управление нашей фирмой» логика похожая, но названия разделов отличаются — об этом сказано отдельно.

Проверка и настройка налогового режима

Откройте раздел «Главное» — «Налоги и отчеты» (в некоторых релизах — «Главное» — «Настройки» — «Налоги и отчеты»). На вкладке «Система налогообложения» укажите, что организация — ИП и применяется патентная система. Если патент совмещается с УСН (частая ситуация), отметьте оба режима: программа будет разделять доходы по видам деятельности.

После включения патентной системы в интерфейсе появятся связанные объекты: справочник патентов и отчет «Книга учета доходов (патент)». Если патентов несколько — по разным видам деятельности или разным регионам, — каждый заводится отдельной строкой, и доходы будут распределяться между ними.

Как завести патент в программе

Перейдите в раздел «Главное» — «Патенты» (или «Справочники» — «Патенты», в зависимости от релиза) и создайте новый элемент. Заполните ключевые реквизиты: дату начала и окончания действия патента, вид деятельности и, при необходимости, регион. Сроки важны: документы, датированные вне периода действия патента, не попадут в его книгу.

Если патент получен в середине года, а до этого применялась другая система, проверьте, что даты не пересекаются с периодами других режимов по тому же виду деятельности. Пересечение дат — частая причина того, что доход попадает не в ту книгу или дублируется.

1. 1
   Откройте «Главное» — «Патенты» и создайте новый элемент
2. 2
   Укажите даты начала и окончания действия патента строго по документу
3. 3
   Выберите вид деятельности, соответствующий патенту
4. 4
   Сохраните элемент и проверьте, что патент доступен для выбора в документах продажи
5. 5
   Если патентов несколько — повторите для каждого

Отражение доходов по патенту в документах

Доходы на ПСН признаются кассовым методом — по дате фактического поступления денег. В 1С это означает, что в книгу попадают оплаты: поступления на расчетный счет, приходные кассовые ордера, оплаты платежными картами и отчеты о розничных продажах. Сама отгрузка (реализация) формирует задолженность, но доход по патенту возникает при оплате.

Чтобы программа отнесла выручку к патентной деятельности, в документах реализации укажите вид деятельности, связанный с патентом, либо сам патент — в зависимости от релиза поле называется «Патент» или выбирается через счета учета и номенклатурные группы. При розничной торговле в отчете о розничных продажах также проверьте привязку к патенту.

Оплата через эквайринг

При оплате картой доходом считается полная сумма, которую заплатил покупатель, а не сумма зачисления за минусом комиссии банка. Комиссия эквайринга — это расход, но на патенте расходы в книге не фиксируются, поэтому в КУДиР попадет вся сумма оплаты покупателя. Проверьте, что документ «Оплата платежной картой» отражает выручку целиком.

Возвраты покупателям

Возврат оплаты уменьшает доход того периода, в котором возврат произведен. Оформите возврат корректным документом (возврат товара от покупателя и возврат денежных средств), а не сторнируйте прошлые документы вручную — ручные правки прошлых периодов ломают уже сформированную книгу.

Формирование книги учета доходов

Книга формируется в разделе «Отчеты» — «Книга учета доходов (патент)». Укажите период (обычно срок действия патента) и выберите конкретный патент, если их несколько. Нажмите «Сформировать» — программа соберет записи из документов оплаты, привязанных к выбранному патенту.

Проверьте результат: каждая строка книги должна содержать дату и номер первичного документа, содержание операции и сумму дохода. Итог по книге — это ваш фактический доход по патенту, который сравнивается с лимитом для права на ПСН. Совокупный лимит доходов по всем патентам за календарный год контролируйте суммарно по всем книгам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог книги по патенту

Норма

Совпадает с суммой оплат по патентной деятельности за период

Тревожный признак

В книге нет части оплат или есть лишние суммы — проверяйте привязку документов к патенту

Даты записей

Норма

Все записи в пределах срока действия патента

Тревожный признак

Есть записи до начала или после окончания патента — проверьте даты в карточке патента

Полнота оплат

Норма

Оплаты по эквайрингу, наличные и безналичные присутствуют

Тревожный признак

Отсутствует какой-то канал оплаты — проверьте настройку вида деятельности в документах

Особенности при совмещении ПСН и УСН

При совмещении режимов критично разделять доходы: одни и те же деньги не должны попасть в обе книги. В 1С разделение обеспечивается указанием вида деятельности (или патента) в каждом документе продажи и оплаты. Если документ не привязан ни к одному режиму, программа может отнести его к основной системе налогообложения — и доход по патенту «потеряется».

Практический прием: раз в месяц формируйте обе книги и сверяйте их сумму с общей выручкой по оборотно-сальдовой ведомости или анализу счета 90. Расхождение — сигнал, что часть документов не распределена по режимам.

Если 1С у вас другая: УНФ и ручной учет

В «1С:Управление нашей фирмой» патент включается в настройках организации (раздел «Компания» — «Еще» — «Налоги» либо карточка организации), а книга учета доходов формируется в разделе отчетов по налогам. Логика та же: патент как аналитический разрез, доходы по кассовому методу, отдельная книга на каждый патент.

Если объем операций небольшой и часть учета ведется вне 1С, допустимо формировать книгу на основании выгрузки оплат, но тогда ответственность за полноту данных полностью на вас: сверяйте выгрузку с банковской выпиской и данными кассы. Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде — заверять ее в налоговой не требуется, но по запросу инспекции представить нужно.

Удобно формировать книгу не раз в год, а ежемесячно. Так вы вовремя заметите приближение к лимиту доходов по ПСН и успеете спланировать переход на УСН, а не узнаете об утрате права на патент постфактум.

Частые вопросы по книге доходов на патенте

Нужно ли заверять книгу учета доходов в налоговой?

Нет, заверение не требуется. Книгу ведут для контроля лимита доходов и представляют только по запросу налогового органа — в бумажном или электронном виде.

Аванс от покупателя попадает в книгу доходов на патенте?

Да. На ПСН доходы признаются кассовым методом, поэтому аванс включается в доход на дату поступления денег, даже если отгрузка будет позже.

Что делать, если оплата пришла после окончания срока патента?

Такой доход относится к другому применяемому режиму (например, УСН), а не к книге завершившегося патента. Проверьте, что в 1С документ не привязан к патенту с истекшим сроком.

В книге не хватает части оплат — где искать ошибку?

Проверьте три места: заполнен ли вид деятельности или патент в документах оплаты, попадают ли даты документов в срок действия патента и не отнесены ли эти продажи к другому режиму при совмещении.

Можно ли вести одну книгу на все патенты?

Нет, по каждому патенту ведется отдельная книга. В 1С это решается заведением отдельного элемента справочника «Патенты» на каждый документ и формированием отчета по каждому из них.

Нужно ли отражать в книге расходы?

Нет. На патенте стоимость не зависит от фактических доходов и расходов, поэтому в книге фиксируются только доходы — они нужны для контроля лимита права на ПСН.