Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать кассу в 1С: пошаговая настройка кассовых операций
Пошаговая инструкция, как создать кассу в 1С: добавление кассы организации, настройка счетов учета, приходные и расходные ордера, кассовая книга и лимит остатка.
Касса в 1С — это объект учета, через который оформляются наличные денежные операции: поступление выручки, выдача подотчетных сумм, выплата зарплаты, расчеты с поставщиками. Без корректно созданной кассы невозможно провести приходный или расходный кассовый ордер, сформировать кассовую книгу и сверить наличный остаток с фактическим.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация) касса создается как элемент справочника «Кассы», после чего к ней привязываются кассовые документы. Процесс занимает несколько минут, но требует правильного заполнения счетов учета и реквизитов, иначе проводки по 50-му счету будут формироваться с ошибками.
Ниже разобран полный цикл: от создания кассы до проверки остатков и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 редакции 3.0, но логика аналогична в других конфигурациях — отличаются только названия разделов меню.
Что нужно подготовить перед созданием кассы
Перед тем как добавлять кассу, убедитесь, что в программе создана организация с заполненными реквизитами (ИНН, наименование) и настроен план счетов. В типовой 1С:Бухгалтерии счет 50 «Касса» с субсчетами 50.01 «Касса организации» и 50.02 «Операционная касса» присутствует по умолчанию, дополнительно настраивать его не нужно.
Проверьте права пользователя: создание справочников и кассовых документов доступно роли «Бухгалтер» или «Полные права». Если кассовые документы будут вводить кассир, назначьте ему отдельную роль с ограничением доступа к банковским операциям и регламентированной отчетности.
Определите, сколько касс потребуется. Для основной деятельности достаточно одной кассы организации. Отдельные кассы создают для обособленных подразделений, операционных касс в розничных точках и для учета наличной выручки по каждой торговой точке, если требуется аналитика в разрезе магазинов.
Создание кассы в справочнике
Откройте раздел «Справочники» → «Банк и касса» → «Кассы» (в некоторых релизах путь: «Главное» → «Кассы» или раздел «Банк и касса» → «Кассы»). Нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка нового элемента справочника.
Заполните поля карточки. Наименование — произвольное понятное название, например «Основная касса» или «Касса магазина №2». Валюта — по умолчанию рубли; валютная касса создается отдельным элементом со счетом учета 50.04. Счет учета — 50.01 для основной кассы. Организация подставляется автоматически, если она одна в базе.
- 1Откройте «Справочники» → «Банк и касса» → «Кассы»
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование кассы
- 3Проверьте валюту (рубли) и счет учета 50.01
- 4Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть»
- 5Откройте список касс и убедитесь, что новая касса отображается
Если в базе ведется учет по нескольким организациям, внимательно проверяйте поле «Организация» — распространенная ошибка, когда касса создана под одной организацией, а документы оформляются от имени другой. В этом случае касса просто не будет доступна для выбора в ордерах.
Оформление приходных и расходных ордеров
Все движения наличных денег оформляются двумя документами: «Приходный кассовый ордер» (ПКО) — поступление денег в кассу, и «Расходный кассовый ордер» (РКО) — выдача из кассы. Оба находятся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы».
Приходный кассовый ордер
При создании ПКО выберите вид операции — от него зависит корреспондирующий счет. Типовые варианты: «Оплата от покупателя» (Дт 50.01 Кт 62.01), «Розничная выручка» (Дт 50.01 Кт 90.01.1), «Возврат от подотчетного лица» (Дт 50.01 Кт 71.01), «Получение наличных в банке» (Дт 50.01 Кт 51). Укажите кассу, сумму, контрагента или подотчетное лицо и основание — реквизит «Принято от» и «Основание» печатаются на бланке ордера.
Расходный кассовый ордер
В РКО аналогично выбирается вид операции: «Оплата поставщику» (Дт 60.01 Кт 50.01), «Выдача подотчетному лицу» (Дт 71.01 Кт 50.01), «Взнос наличными в банк» (Дт 51 Кт 50.01), «Выплата зарплаты» (Дт 70 Кт 50.01). Обязательно заполните поле «Выдать» (ФИО получателя) и реквизиты документа, удостоверяющего личность, — эти данные выводятся в печатную форму.
Печатные формы КО-1 (приходный ордер) и КО-2 (расходный ордер) формируются по кнопке «Печать» из документа. Номера ордеров должны быть сквозными в течение кассового дня и не должны повторяться — программа ведет нумерацию автоматически, но при ручном изменении номеров следите за последовательностью.
Кассовая книга и лимит остатка
Кассовая книга (форма КО-4) формируется в разделе «Банк и касса» → «Кассовая книга». Укажите период и организацию — программа соберет все проведенные ПКО и РКО за выбранные дни, рассчитает входящий и исходящий остатки. Книга формируется только за те дни, в которые были кассовые операции.
Лимит остатка кассы — максимальная сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец дня. Микропредприятия и ИП вправе не устанавливать лимит. Остальные организации рассчитывают лимит по формулам из указания Центрального банка и утверждают приказом руководителя. В типовой 1С:Бухгалтерии лимит в программе не рассчитывается автоматически — контроль ведется вручную по остатку 50-го счета, поэтому сверяйте остаток на конец дня с утвержденным лимитом.
Розничная касса и онлайн-ККТ
Если речь идет о розничной торговле, то помимо кассы организации в 1С настраивается касса ККТ. В 1С:Рознице и 1С:Управлении торговлей касса ККТ создается в справочнике «Кассы ККТ» с привязкой к складу и организации. Продажи оформляются документом «Чек ККМ», а выемка выручки — документом «Выемка денежных средств из кассы ККТ».
При работе с онлайн-кассой (фискальным регистратором) в 1С:Рознице подключается оборудование через раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование». Установите драйвер ККТ (АТОЛ, Штрих-М или другой), добавьте фискальный регистратор в список оборудования и проверьте связь тестовой печатью. Без корректно подключенного драйвера чек не уйдет на фискализацию, даже если сам документ в 1С проведется.
Сравнение вариантов касс
Основная касса для наличных расчетов: поставщики, подотчет, зарплата. Обязательна для любой организации с наличными операциями.
Для приема и выдачи наличных вне основной кассы, например в розничной точке. Требует отдельного учета и передачи выручки в основную кассу.
Привязана к контрольно-кассовой технике в рознице. Учет ведется через чеки ККМ, выручка сдается в кассу организации документом инкассации.
Для наличных операций в иностранной валюте. Требует переоценки остатков по курсу и отдельного элемента справочника.
Проверка остатков и сверка
Основной инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 (раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Остаток на конец дня по дебету 50.01 должен совпадать с фактическим количеством наличных в сейфе и с остатком в кассовой книге.
Расхождения указывают на ошибки: непроведенный ордер, документ, введенный не в ту кассу, или фактический недостачу/излишек. Недостача оформляется документом «Операция» с проводкой Дт 94 Кт 50.01, излишек — Дт 50.01 Кт 91.01. Не оставляйте расхождения «на потом» — инвентаризация кассы проводится внезапно, и минус по счету без документального оформления трактуется как недостача кассира.
Как проверить результат
Совпадает с фактическими наличными и остатком кассовой книги
Расхождение с фактом или отрицательный остаток
Сквозная, без пропусков и дублей
Пропущенные или повторяющиеся номера ордеров
Формируется за все дни с операциями, остатки сходятся
Дни с операциями отсутствуют в книге
Корреспонденция соответствует виду операции
Проводки не сформированы или счет отличается от ожидаемого
Типичные ошибки при работе с кассой
Чаще всего проблемы возникают не на этапе создания кассы, а в повседневной работе с документами. Ниже — ошибки, которые приводят к расхождениям в учете и претензиям при проверках.
Отдельная ситуация — отрицательный остаток кассы внутри дня. Он возникает, когда расходный ордер проведен с более ранним временем, чем приходный. Исправляется просто: откройте документы за этот день и установите время ПКО раньше времени РКО. Остаток на конец дня при этом не изменится, но внутридневная последовательность станет корректной.
FAQ: частые вопросы по кассе в 1С
Можно ли вести несколько касс для одной организации?
Да, справочник «Кассы» позволяет создать любое количество элементов с разными наименованиями и счетами учета. Это оправдано для обособленных подразделений и розничных точек. Для единственного офиса достаточно одной кассы — лишние элементы только усложняют сверку.
Что делать, если касса не отображается в кассовом документе?
Проверьте три вещи: совпадает ли организация в карточке кассы с организацией документа, не помечена ли касса на удаление и нет ли в базе ограничений доступа на уровне записей (RLS), скрывающих элементы справочника от текущего пользователя.
Нужно ли распечатывать кассовую книгу каждый день?
Кассовая книга формируется только за дни, в которые были кассовые операции. Листы книги распечатываются и подписываются кассиром и главным бухгалтером. При полностью электронном документообороте с применением электронной подписи допускается хранение книги в электронном виде.
Как оформить передачу выручки из кассы ККТ в основную кассу?
В 1С:Рознице и УТ используется документ «Выемка денежных средств из кассы ККТ», затем поступление в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. В 1С:Бухгалтерии розничная выручка отражается документом «Розничная продажа (чек)» или сводным ПКО с видом операции «Розничная выручка».
Можно ли удалить ошибочно созданный кассовый ордер?
Если ордер проведен ошибочно, сначала отмените его проведение, затем пометьте на удаление. Учтите, что номер помеченного документа останется занятым — при необходимости освободить номер снимите пометку и перенумеруйте документы вручную. Удаление ордеров из закрытого периода недопустимо без исправления отчетности.
Чем отличается касса в 1С:Бухгалтерии от кассы в 1С:Рознице?
В 1С:Бухгалтерии касса — это объект бухгалтерского учета на счете 50, операции ведутся ордерами. В 1С:Рознице добавляется касса ККТ, привязанная к фискальному регистратору и рабочему месту кассира, а основным документом становится чек ККМ. Итоговая выручка из Розницы передается в Бухгалтерию при обмене данными.
Что важно запомнить
Касса в 1С создается в справочнике «Кассы» за несколько минут: наименование, валюта, счет 50.01. Все наличные операции проводятся только приходными и расходными ордерами с правильным видом операции. Ежедневно сверяйте остаток по счету 50 с фактическими наличными и кассовой книгой, следите за сквозной нумерацией ордеров и лимитом остатка.