Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать кассу в 1С:Предприятие
Как создать и настроить кассу в 1С:Предприятие: справочник касс, ПКО и РКО, лимит остатка, кассовая книга, типовые ошибки и проверка результата.
Касса в 1С:Предприятие — это элемент справочника «Кассы», через который ведётся учёт наличных денежных средств: приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, авансовые отчёты подотчётных лиц. Без корректно созданной кассы невозможно провести ни один кассовый документ, поэтому настройку выполняют до начала учётной работы, сразу после создания организации.
Порядок действий зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» касса создаётся в разделе «Банк и касса», в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» — в разделе «Казначейство» или «НСИ и администрирование». Логика везде одинаковая: сначала заводится организация и валюта учёта, затем создаётся касса, после чего становятся доступны кассовые документы.
Ниже — универсальная инструкция, подходящая для большинства типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3, с уточнениями по отличиям конфигураций, контролем остатков и типичными ошибками.
Что нужно подготовить перед созданием кассы
Прежде чем создавать кассу, убедитесь, что в информационной базе заполнены базовые данные, от которых она зависит. Первое — карточка организации: касса всегда привязана к конкретному юридическому лицу или ИП, и без организации элемент справочника не сохранится. Второе — валюта учёта: для рублёвой кассы используется валюта RUB, которая обычно присутствует в классификаторе валют по умолчанию.
Также проверьте права пользователя. Создание элементов справочников и проведение кассовых документов требует роли с правами на кассовые операции — в типовых конфигурациях это «Кассир», «Бухгалтер» или полные права. Если кнопка «Создать» неактивна, проблема почти всегда в правах, а не в программе.
Определите заранее, сколько касс вам нужно. Если организация принимает наличные в нескольких точках (основная касса, касса магазина, обособленное подразделение), каждую лучше завести отдельным элементом — это упростит разбор остатков и ответственность материальных лиц.
Создание кассы в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Банк и касса» и откройте справочник «Кассы». Нажмите «Создать». В карточке укажите наименование (например, «Основная касса»), организацию и валюту денежных средств. Наименование произвольное, но лучше делать его понятным — оно будет отображаться в отчётах и кассовой книге.
Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть». После этого в разделе «Банк и касса» станут доступны «Кассовые документы» — журнал приходных и расходных ордеров. Проверьте, что при создании ПКО в поле «Касса» подставляется созданный элемент или доступен для выбора.
Если в программе ведётся учёт по нескольким организациям, создайте отдельную кассу для каждой. Смешивать наличные разных юридических лиц в одной кассе нельзя — это приведёт к некорректным остаткам и ошибкам в кассовой книге.
- 1Откройте раздел «Банк и касса → Кассы»
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование, организацию, валюту
- 3Нажмите «Записать и закрыть»
- 4Откройте «Кассовые документы» и создайте пробный ПКО
- 5Проверьте, что документ проводится и остаток по кассе увеличился
Создание кассы в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» кассы создаются в разделе «НСИ и администрирование» → «Казначейство» → «Кассы» (в некоторых версиях путь: «Казначейство → Настройки и справочники → Кассы»). При создании укажите организацию, валюту и при необходимости подразделение или магазин, к которому относится касса.
В этих конфигурациях кассы делятся на кассы предприятия и кассы ККМ. Касса предприятия — центральная касса организации, касса ККМ — операционная касса торговой точки, привязанная к конкретному фискальному регистратору. Если вы настраиваете розничную торговлю, создайте оба типа: выручка с касс ККМ затем собирается в кассу предприятия документом «Выемка денежных средств» или «Приходный кассовый ордер».
Для кассы ККМ дополнительно укажите подключаемое оборудование и тип кассы (фискальный регистратор). Без этой привязки чеки будут пробиваться, но учёт наличных по точке может вестись некорректно.
Какую кассу создавать
Подходит для учёта наличных головной организации: расчёты с поставщиками, выдача под отчёт, инкассация. Обязательна в любой конфигурации.
Нужна для розничной точки с онлайн-кассой в УТ и КА. Привязывается к фискальному регистратору и магазину.
Оправданы, когда наличные принимают несколько точек и нужен контроль остатков по каждой. Усложняет сверку, требует дисциплины кассиров.
Оформление кассовых документов: ПКО и РКО
После создания кассы вся работа с наличными ведётся двумя документами. Приходный кассовый ордер (ПКО) отражает поступление денег: оплату от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос наличных с расчётного счёта. Расходный кассовый ордер (РКО) — выдачу: оплату поставщику, выдачу под отчёт, сдачу выручки в банк, выплату зарплаты.
В документе обязательно указываются касса, контрагент или подотчётное лицо, сумма и статья движения денежных средств (в Бухгалтерии — вид операции и счёт учёта). От вида операции зависят проводки: например, «Оплата от покупателя» формирует Дт 50.01 Кт 62.01, «Выдача подотчётному лицу» — Дт 71 Кт 50.01.
Нумерация ордеров ведётся автоматически и сквозная в пределах года. Не меняйте номера вручную без необходимости — при проверке кассовой дисциплины разрывы и дубли номеров вызывают вопросы.
Кассовая книга и лимит остатка
Кассовая книга формируется отчётом «Кассовая книга» (в Бухгалтерии: «Банк и касса → Кассовая книга»). Она строится по проведённым ПКО и РКО за выбранный период и показывает остаток на начало дня, обороты и остаток на конец. Книгу распечатывают и прошивают по итогам года, листы подписывают кассир и главный бухгалтер.
Лимит остатка кассы — предельная сумма наличных, которую организация вправе хранить на конец дня. Он устанавливается приказом руководителя и рассчитывается по формулам из указания ЦБ. Сам по себе 1С лимит не контролирует автоматически в типовых конфигурациях — отслеживать превышение нужно по остатку в кассовой книге или отчёте «Остатки денежных средств». Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит.
Если остаток по кассе стал отрицательным — это признак ошибки: либо не проведён приходный документ, либо РКО оформлен раньше ПКО по времени. Отрицательный остаток на конец дня недопустим, найдите и исправьте такие дни до сдачи отчётности.
Как проверить результат
Документ проводится, касса доступна для выбора
Ошибка «не заполнена касса» или касса не выбирается
Остаток в кассовой книге совпадает с фактическими наличными
Расхождение с фактом или отрицательный остаток
ПКО формирует Дт 50.01, РКО — Кт 50.01
Документ проведён без движений по счёту 50
Типичные ошибки при работе с кассой
Самая частая проблема — несколько касс без необходимости. Пользователи создают новую кассу вместо выбора существующей, и остатки «размазываются» по дублям. Перед созданием проверьте список справочника: возможно, подходящая касса уже есть.
Вторая ошибка — неверная валюта кассы. Если кассу создали в валюте, отличной от валюты учёта, кассовые документы в рублях будут пересчитываться с курсовыми разницами. Для обычной рублёвой кассы валюта должна быть RUB.
Третья группа ошибок — учётные: ПКО без указания вида операции, выдача под отчёт на сотрудника, не заведённого в справочнике физических лиц, проведение РКО при нулевом остатке. Все они ловятся сверкой кассовой книги с фактическим остатком в сейфе — делайте её ежедневно или хотя бы еженедельно.
Когда стоит привлечь специалиста
Базовое создание кассы и ведение ордеров — задача штатного бухгалтера, здесь помощь обычно не требуется. Но есть ситуации, где самостоятельные действия рискованны: перенос остатков по кассе из другой программы, исправление отрицательных остатков за прошлые закрытые периоды, настройка обмена с кассой ККМ и доработка печатных форм ордеров.
В этих случаях ошибка затрагивает уже сданную отчётность или фискальные данные, и цена исправления выше стоимости настройки. Перед любыми массовыми изменениями кассовых документов сделайте резервную копию информационной базы.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Касса создаётся один раз в справочнике «Кассы» с привязкой к организации и валюте, дальше вся работа идёт через ПКО и РКО. Контролируйте остаток кассовой книгой, не создавайте дублей касс и не редактируйте ордера задним числом.
Частые вопросы
Можно ли удалить созданную кассу?
Да, если по ней нет проведённых документов. Если документы есть, элемент можно только пометить на удаление — фактическое удаление выполнится после удаления или отмены всех ссылающихся документов. Проще снять пометку и оставить кассу неиспользуемой.
Почему при создании ПКО не видна моя касса?
Чаще всего касса привязана к другой организации, чем указано в документе, либо у пользователя нет прав на справочник. Проверьте организацию в шапке документа и в карточке кассы — они должны совпадать.
Нужна ли отдельная касса для валютных наличных?
Да. Для наличных в иностранной валюте создаётся отдельная касса с соответствующей валютой. Смешивать рублёвые и валютные операции в одной кассе нельзя — учёт ведётся на разных субсчетах счёта 50.
Чем касса в 1С отличается от онлайн-кассы (ККТ)?
Касса в 1С — учётный объект для отражения наличных операций в бухгалтерском учёте. Онлайн-касса — физическое устройство, пробивающее фискальные чеки. В УТ и КА они связываются через кассу ККМ, в Бухгалтерии работа с ККТ, как правило, не ведётся.
Как посмотреть, сколько денег в кассе сейчас?
Сформируйте отчёт «Кассовая книга» за текущий день или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50.01 с отбором по кассе. Остаток на конец дня и есть учётная сумма наличных, которую нужно сверить с фактической.
Обязательно ли устанавливать лимит остатка кассы?
Для малых предприятий и ИП — нет, они вправе хранить любую сумму. Остальные организации устанавливают лимит приказом и обязаны сдавать сверхлимитную наличность в банк. 1С лимит автоматически не блокирует — контроль ведётся по отчётам.