Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать изъятие из кассы в 1С
Как оформить изъятие из кассы в 1С: расходный кассовый ордер, инкассация, проводки, типичные ошибки и проверка остатка по кассе в разных конфигурациях.
Изъятие из кассы в 1С оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (РКО), который уменьшает остаток денежных средств по счету 50.01 и формирует соответствующие проводки. В зависимости от цели изъятия — сдача наличных в банк, выдача подотчетному лицу, выплата зарплаты или возврат покупателю — в документе выбирается нужный вид операции, от которого зависит корреспондирующий счет и дальнейший учет.
Ошибка в виде операции или в счете корреспонденции приводит к неверным остаткам в кассовой книге и расхождениям с банковскими выписками. Поэтому важно не только технически провести документ, но и понимать, какая хозяйственная операция за ним стоит. Ниже разобраны основные сценарии изъятия наличных, порядок действий в типовых конфигурациях и способы проверить результат.
Инструкция подходит для 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0), а также в общих чертах применима к 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация — состав документов там схож, отличается расположение разделов меню.
Какие сценарии изъятия из кассы бывают
Под «изъятием» пользователи обычно понимают одну из трех ситуаций: инкассацию (сдачу выручки в банк), выдачу наличных сотруднику или контрагенту либо выемку денег из кассы ККТ при фискальном учете. Каждая ситуация оформляется по-своему, и путать их нельзя.
Сравнение вариантов изъятия
Оформляется РКО с видом операции «Взнос наличными в банк». Деньги уходят с 50.01 на 51-й счет. Подходит для сдачи выручки через объявление на взнос наличными.
РКО с видом «Выдача денежных средств подотчетному лицу», корреспонденция с 71-м счетом. Требует обязательного авансового отчета в дальнейшем.
РКО по ведомости с видом «Выплата заработной платы» — суммы подтягиваются из ведомости, проводка по 70-му счету.
Операция на кассовом узле (Розничные продажи / Касса ККТ), фиксирует физическое изъятие наличных из денежного ящика. Не заменяет РКО по бухгалтерскому учету.
Если речь идет о розничной торговле, часто требуется связка двух действий: сначала выемка из кассы ККТ (фиксация того, что деньги вынуты из денежного ящика), затем РКО на передачу этих денег в банк или инкассатору. Пропуск первого шага приведет к расхождению между данными фискального регистратора и учетной системой.
Изъятие через расходный кассовый ордер: базовый порядок
Основной инструмент — документ «Расходный кассовый ордер». В 1С:Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Создать» → «Расходный кассовый ордер». В УТ и ERP документ может называться «Расходный кассовый ордер» и находиться в разделе «Казначейство» или «Финансы».
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте новый расходный кассовый ордер.
- 2Выберите вид операции, соответствующий цели изъятия (взнос в банк, выдача подотчетному, оплата поставщику и т.д.).
- 3Укажите дату, кассу организации (если касс несколько) и сумму изъятия.
- 4Заполните обязательные аналитические поля: получателя, счет учета, статью движения денежных средств.
- 5Заполните печатные реквизиты: «Выдать» (ФИО получателя), «Основание», «Приложение», реквизиты удостоверения личности.
- 6Проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт».
- 7Распечатайте РКО (форма КО-2) и подпишите у ответственных лиц, если ведется бумажный документооборот.
Поле «Статья движения денежных средств» обязательно, если в программе ведется платежный календарь или отчет ДДС. Его пропуск — частая причина того, что изъятие не попадает в отчет о движении денежных средств, хотя бухгалтерские проводки сформированы верно.
Номер документа присваивается автоматически в хронологическом порядке. Нарушать нумерацию кассовых документов нельзя: кассовая книга должна вестись последовательно, без пропусков и «вставленных задним числом» ордеров с чужими номерами.
Какие проводки формирует РКО
По дебету всегда указывается счет назначения денег, по кредиту — счет 50.01 «Касса организации». Типовые корреспонденции: Дт 51 Кт 50.01 при сдаче в банк, Дт 71 Кт 50.01 при выдаче под отчет, Дт 60 Кт 50.01 при оплате поставщику, Дт 70 Кт 50.01 при выплате зарплаты, Дт 75.02 (или 73) при выплате дивидендов и займов.
Сдача наличных в банк (инкассация)
Самый частый сценарий изъятия — сдача торговой выручки на расчетный счет. Создайте РКО с видом операции «Взнос наличными в банк», укажите расчетный счет организации и сумму. Документ сформирует проводку Дт 51 Кт 50.01.
Важный нюанс: физически деньги поступают на счет не в момент выдачи из кассы, а после зачисления банком. Если между этими событиями проходит время (например, инкассация вечером, зачисление на следующий день), корректнее использовать счет 57 «Переводы в пути»: РКО делает проводку Дт 57 Кт 50.01, а поступление на расчетный счет закрывает 57-й счет. Настройка применения счета 57 задается в учетной политике и параметрах учета.
Основанием для такого РКО обычно указывают реквизиты объявления на взнос наличными или договора инкассации. Эти данные попадут в печатную форму и пригодятся при сверке с банком.
Выемка из кассы ККТ при розничной торговле
Если изъятие делается из денежного ящика онлайн-кассы, сначала оформляется документ «Выемка денежных средств из кассы ККТ». В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Банк и касса» или «Продажи» (в зависимости от настроек), в УТ и Рознице — в разделе «Продажи» → «Кассовые документы».
В документе выбирается касса ККТ и указывается сумма выемки. После проведения сумма уменьшает остаток по кассе ККТ и увеличивает остаток операционной (основной) кассы организации — то есть деньги «перемещаются» внутри учета. Затем уже из основной кассы оформляется РКО на сдачу в банк.
На физической кассе операцию выемки также нужно выполнить на самом аппарате ККТ (кнопка/функция «Выемка» или «Инкассация»), чтобы данные фискального накопителя совпали с учетной системой. Расхождение этих данных — типичный повод для вопросов при проверке.
Выдача подотчетному лицу и другие сценарии
При выдаче денег сотруднику на хозяйственные нужды выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» и укажите сотрудника из справочника физических лиц. Проводка — Дт 71 Кт 50.01. Помните, что выдача нового аванса при наличии неотчетных сумм за этим же сотрудником требует контроля: программа покажет задолженность в отчете «Авансовый отчет» и ОСВ по 71-му счету.
При возврате покупателю наличных за товар используется вид операции «Возврат денежных средств покупателю» со ссылкой на документ реализации или чек. При оплате поставщику наличными — «Оплата поставщику» с указанием договора, проводка Дт 60 Кт 50.01.
Как выбрать вид операции
Проверка результата и кассовая книга
После проведения документа убедитесь, что изъятие отразилось корректно. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.01 за нужную дату: остаток по кредиту оборотов должен увеличиться на сумму изъятия, а конечное сальдо — уменьшиться.
Как проверить результат
Кредит 50.01 на сумму изъятия, дебет — счет назначения по смыслу операции
Проводок нет, либо дебет указывает на неверный счет (например, выдача подотчетному ушла на 60-й)
Конечное сальдо уменьшилось на сумму РКО и не стало отрицательным
Отрицательный остаток по кассе или отсутствие оборота
РКО присутствует в расходной части с верным номером и суммой
Документа нет в книге — проверьте дату и признак проведения
Сумма попала в нужную статью ДДС
Статья пустая или неверная — сумма «повисла» в нераспределенных
Кассовая книга формируется в разделе «Банк и касса» → «Кассовая книга». Все проведенные кассовые документы за день попадают в нее автоматически. Если РКО в книге отсутствует, почти всегда причина в том, что документ не проведен, помечен на удаление или оформлен на другую дату либо другую организацию.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельно отметим ограничение по наличным расчетам между юридическими лицами и ИП: действует предельная сумма расчетов наличными по одному договору, установленная указанием Центрального банка. Превышение лимита грозит штрафом, поэтому крупные оплаты поставщикам наличными через РКО проводите только после проверки допустимости такой операции.
Если изъятие оформлено ошибочно, не удаляйте документ «молча» в закрытом периоде. В открытом периоде документ можно пометить на удаление или откорректировать; в закрытом — делайте сторнирующую операцию текущей датой, чтобы не испортить уже сданную отчетность.
Удобно завести отдельные типовые статьи ДДС для инкассации и выдачи под отчет и сохранить часто используемые РКО как шаблоны (копированием документа). Это сокращает время оформления и снижает риск выбора неверного вида операции при рутинных ежедневных изъятиях.
Что важно запомнить
Изъятие из кассы оформляется расходным кассовым ордером с правильным видом операции; при розничной торговле ему предшествует выемка из кассы ККТ. После проведения сверьте проводки, остаток по счету 50.01 и кассовую книгу — отрицательный остаток и отсутствие документа в книге сигнализируют об ошибке.
Частые вопросы
Можно ли оформить изъятие задним числом?
Технически программа позволяет создать РКО прошедшей датой, если период не закрыт. Однако документ должен соответствовать реальной дате операции: кассовая дисциплина требует отражать операции в день их совершения. Вносить ордер задним числом в уже сформированную кассовую книгу нельзя — это нарушение.
Что делать, если РКО проведен, а деньги физически не изымали?
Если ошибка обнаружена в том же открытом периоде, пометьте документ на удаление или распроведите его — остаток по кассе восстановится. Если период закрыт, оформите обратную операцию (приходный кассовый ордер) текущей датой с понятным основанием, например «сторнирование ошибочного РКО №… от …».
Почему изъятие не попадает в кассовую книгу?
Наиболее вероятные причины: документ не проведен или помечен на удаление, в документе указана другая дата или другая организация, а также в форме кассовой книги установлен отбор не по той кассе. Проверьте статус документа и параметры отбора в настройках отчета.
Нужно ли печатать РКО на бумаге?
Это зависит от принятого в организации документооборота. Форма КО-2 подписывается главным бухгалтером и кассиром, получатель расписывается в получении денег. При электронном документообороте допускается подписание кассовых документов электронной подписью, но порядок должен быть закреплен в учетной политике.
Как изъять деньги, если в программе несколько касс?
В документе РКО укажите конкретную кассу, из которой изымаются деньги — поле «Касса» появляется, если в настройках включен учет по нескольким кассам. Остатки контролируйте по каждой кассе отдельно через ОСВ по счету 50.01 с группировкой по субконто или специализированный отчет по денежным средствам.
Чем изъятие отличается от перемещения денег между кассами?
При перемещении деньги остаются внутри организации и переходят из одной кассы в другую — для этого используется документ перемещения или РКО с видом операции передачи в другую кассу с корреспонденцией 50.01–50.01. При изъятии деньги покидают кассу организации: уходят в банк, подотчетному лицу или контрагенту.