Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать изъятие денег из кассы в 1С
Пошаговая инструкция по изъятию денег из кассы в 1С: расходный кассовый ордер, инкассация, возврат покупателю, подотчёт. Проверка остатка и типичные ошибки.
Изъятие денег из кассы в 1С оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (РКО). В зависимости от цели операции — сдача выручки в банк, выдача под отчёт, возврат покупателю, выплата зарплаты — выбирается соответствующий вид операции, от которого зависят проводки и дальнейший контроль.
Ошибка в виде операции приводит к неверным проводкам и расхождениям в отчётах: например, инкассацию, проведённую как «прочий расход», придётся исправлять вручную, а остаток по кассе в программе не сойдётся с фактическим. Поэтому перед оформлением важно определить, куда именно уходят деньги.
Ниже описана работа в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление нашей фирмой. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но общая логика едина.
Когда какой вид операции выбирать в РКО
Расходный кассовый ордер — универсальный документ для любого выбытия наличных. Ключевое поле в нём — «Вид операции»: именно оно определяет счёт корреспонденции и дальнейшую судьбу суммы в учёте.
Основные варианты: «Сдача наличных в банк» (инкассация) — деньги перемещаются из кассы на расчётный счёт; «Выдача денежных средств подотчётному лицу» — сумма зависает на счёте расчётов с подотчётными лицами до авансового отчёта; «Возврат денежных средств покупателю» — по чеку возврата; «Выплата заработной платы» — по ведомости; «Прочий расход денежных средств» — для нестандартных ситуаций с ручным выбором счёта.
Как выбрать вид операции
Оформление расходного кассового ордера: пошагово
Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер». В открывшейся форме заполните обязательные поля: организацию, вид операции, сумму, кассу (если ведётся учёт по нескольким кассам) и получателя — контрагента, сотрудника или расчётный счёт в зависимости от вида операции.
Поле «Выдать» и «Основание» заполняются текстом для печатной формы КО-2: укажите ФИО получателя и документ-основание (например, «заявление» или «приказ»). Эти данные попадут в распечатку, которую получатель подписывает при выдаче денег.
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует проводку по дебету корреспондирующего счёта и кредиту счёта 50 «Касса», а остаток наличных в кассе уменьшится на указанную сумму.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции, соответствующий цели изъятия
- 3Заполните организацию, кассу, сумму и получателя
- 4Заполните поля «Выдать» и «Основание» для печатной формы КО-2
- 5Проведите документ и распечатайте ордер для подписи получателем
- 6Сверьте остаток кассы в программе с фактическими наличными
Инкассация: сдача выручки в банк
Самая частая причина изъятия денег из кассы — сдача выручки на расчётный счёт. Для этого в РКО выбирается вид операции «Сдача наличных в банк», указывается банковский счёт организации и сумма. Проводка: Дт 51 (или 57 при использовании транзитного счёта) — Кт 50.
Если деньги передаются инкассаторам и зачисляются на счёт не в тот же день, корректнее использовать счёт 57 «Переводы в пути»: сначала РКО с операцией сдачи в банк через 57 счёт, затем при поступлении выписки сумма закрывается на 51 счёт. Это позволяет видеть деньги «в пути» и не искажать остатки.
Обратите внимание на лимит остатка кассы, если он установлен для вашей организации. Превышение лимита на конец дня — нарушение кассовой дисциплины, поэтому инкассацию стоит оформлять в день превышения, а не задним числом.
Выдача денег под отчёт и возврат покупателю
При выдаче денег сотруднику на хозяйственные нужды выберите операцию «Выдача денежных средств подотчётному лицу», укажите сотрудника из справочника и сумму. Сумма останется числиться за сотрудником до тех пор, пока он не предоставит авансовый отчёт с подтверждающими документами или не вернёт неизрасходованный остаток приходным кассовым ордером.
Возврат покупателю оформляется, когда клиент возвращает товар и получает наличные из кассы. В РКО выбирается операция «Возврат денежных средств покупателю», указывается контрагент и документ основания — реализация или чек возврата. Если возврат происходит в день продажи, в розничных конфигурациях он обычно оформляется прямо в чеке ККМ, а не отдельным РКО.
Изъятие при работе с онлайн-кассой (ККТ)
В конфигурациях для розницы (1С:Розница, УНФ) изъятие денег из денежного ящика кассы ККТ оформляется отдельным документом «Выемка денежных средств из кассы ККТ» (раздел «Продажи» или «Банк и касса» в зависимости от конфигурации). Этот документ фиксирует факт изъятия наличных из денежного ящика, а сама кассовая операция по основной кассе оформляется затем РКО.
Типовая цепочка выглядит так: кассир делает выемку из кассы ККТ → деньги передаются в главную кассу организации → оформляется РКО с операцией «Сдача наличных в банк» для инкассации. Сумма выемки должна совпадать с суммой, принятой в главную кассу, иначе возникнет расхождение при сверке.
Сформируйте отчёт «Остатки денежных средств» или откройте кассовую книгу
Пересчитайте деньги в кассе до оформления документа
Проверьте, что основание для выдачи оформлено и подписано
Проверка результата и контроль остатка кассы
После проведения РКО убедитесь, что остаток кассы изменился корректно. Откройте отчёт «Кассовая книга» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50: сумма РКО должна отразиться в расходе, а конечный остаток — совпадать с фактическими наличными в денежном ящике.
Отрицательный остаток кассы — типичный признак ошибки: либо РКО проведён раньше приходного ордера, либо сумма изъятия завышена. Программа при проведении может выдать предупреждение о недостатке средств — игнорировать его нельзя, нужно найти и исправить причину.
Как проверить результат
Положительный, совпадает с фактическим пересчётом наличных
Отрицательный остаток или расхождение с реальными деньгами
Кредит 50 счёта, дебет счёта по виду операции (51, 71, 57 и др.)
Дебет неожиданного счёта или отсутствие проводок
РКО присутствует в листе кассовой книги с корректным номером
Документ не попал в книгу или нарушена нумерация
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за неверного вида операции, оформления документа не той датой и пропуска этапа выемки при работе с ККТ. Ещё одна частая ситуация — РКО проведён, а деньги фактически выданы на другую сумму, и разницу никто не зафиксировал.
Если ошибка обнаружена в том же день, проще всего распровести или пометить документ на удаление и создать корректный. Если период закрыт (сдана отчётность), исправление делается документом корректировки или сторнирующей операцией текущей датой — в этом случае стоит согласовать порядок исправления с главным бухгалтером.
Что важно запомнить
Любое изъятие наличных из кассы оформляется расходным кассовым ордером с правильным видом операции. Документ проводится днём фактической выдачи, ордер КО-2 печатается и подписывается получателем, а остаток кассы сверяется с фактическими наличными после каждой операции.
Частые вопросы
Можно ли изъять деньги из кассы без оформления РКО?
Нет. Любое выбытие наличных должно быть отражено расходным кассовым ордером или документом выемки из кассы ККТ. Выдача денег без документа — нарушение кассовой дисциплины и прямой путь к расхождению учётного и фактического остатков.
Чем выемка из кассы ККТ отличается от расходного кассового ордера?
Выемка фиксирует изъятие наличных из денежного ящика онлайн-кассы и уменьшает остаток кассы ККТ. РКО списывает деньги из кассы организации (счёт 50) и формирует бухгалтерские проводки. При передаче выручки в банк обычно оформляются оба документа.
Что делать, если после проведения РКО остаток кассы стал отрицательным?
Проверьте, все ли приходные ордера за день проведены и не стоит ли РКО более ранним временем, чем приход. Исправьте время документов или восстановите пропущенный приход, затем перепроведите кассовые документы за день и сверьте остаток с фактическими наличными.
Как оформить изъятие, если деньги сдаются в банк, а зачислятся завтра?
Используйте в РКО корреспонденцию через счёт 57 «Переводы в пути». При поступлении банковской выписки сумма закроется на расчётный счёт. Так остатки по кассе и банку в каждый день будут отражаться корректно.
Нужно ли печатать ордер КО-2, если документ есть в 1С?
Да, если организация ведёт кассовые операции в бумажном виде: ордер распечатывается, подписывается получателем, кассиром и главным бухгалтером. Электронный документ в 1С не заменяет подписанную первичку при проверке кассовой дисциплины.
Можно ли удалить ошибочно проведённый РКО?
Если день не закрыт — пометьте документ на удаление, создайте корректный РКО и перепроведите кассовые документы. Если период закрыт, удаление нарушит отчётность: в этом случае делается сторнирующая запись или корректировка текущей датой.