Учет и Финансы · 10 мин
Как провести инвентаризацию ТМЦ в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации ТМЦ в 1С 8.3 Бухгалтерия: оформление документа, заполнение, выявление расхождений, оприходование излишков и списание недостач.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляется документом «Инвентаризация товаров на складе», который сравнивает учётные остатки с фактическими и автоматически формирует проводки по излишкам и недостачам. Документ находится в разделе «Склад» или «Производство» в зависимости от настроек интерфейса и доступен пользователям с правами на складские операции.
Типовая процедура состоит из четырёх этапов: подготовка (остановка складских движений), создание и заполнение документа инвентаризации, ввод фактических остатков, отражение результатов документами «Оприходование товаров» и «Списание товаров». Ниже разобран каждый шаг с указанием типичных ошибок и способов проверки результата.
Подготовка: что сделать до создания документа
Перед инвентаризацией завершите все складские движения по проверяемому складу: проведите поступления, реализации, перемещения и требования-накладные, датированные датой инвентаризации или ранее. Если документы останутся непроведёнными, учётные остатки в инвентаризации будут неверными, и расхождения окажутся ложными.
Проверьте, что по организации корректно заполнены настройки учётной политики, а склады и материально ответственные лица (МОЛ) заведены в справочниках. МОЛ потребуется для печатных форм приказа (ИНВ-22) и инвентаризационной описи (ИНВ-3).
Зафиксируйте дату и время начала пересчёта. Все движения после этого момента не должны попадать в инвентаризацию — иначе фактический пересчёт перестанет совпадать с данными программы. На практике склад «замораживают»: отгрузки и приёмки либо приостанавливают, либо оформляют следующим днём.
Создание документа «Инвентаризация товаров на складе»
Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» (в некоторых настройках интерфейса — «Производство» → «Инвентаризация»). Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, дату и при необходимости МОЛ и реквизиты приказа о проведении инвентаризации (номер, дату, сроки, состав комиссии) — эти данные попадут в печатные формы.
Заполните табличную часть по кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подберёт все номенклатурные позиции с ненулевыми учётными остатками на выбранном складе на дату документа. Колонка «Количество учёт» покажет данные программы, колонка «Количество факт» изначально приравнивается к учётной.
Если пересчёт ведётся только по части номенклатуры (выборочная инвентаризация), удалите лишние строки или добавьте позиции вручную по кнопке «Добавить». Учитывайте: документ фиксирует остатки на момент заполнения, поэтому при изменении складских документов задним числом табличную часть нужно заполнить заново.
Оприходование излишков
Излишки отражаются документом «Оприходование товаров», который удобнее всего создать кнопкой «Создать на основании» прямо из инвентаризации — программа перенесёт только позиции с положительным отклонением. В документе укажите статью доходов (обычно «Излишки по инвентаризации») — она попадёт в проводку по кредиту счёта 91.01 «Прочие доходы».
Излишки приходуются по рыночной стоимости на дату инвентаризации. Если в документе не заполнена цена, проверьте и укажите её вручную — нулевая стоимость исказит и бухгалтерский, и налоговый учёт (излишки включаются во внереализационные доходы при расчёте налога на прибыль).
Списание недостач
Недостачи оформляются документом «Списание товаров», также созданным на основании инвентаризации. В типовой схеме сумма недостачи сначала относится в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а дальнейшее распределение зависит от причины: естественная убыль в пределах норм — на расходы (счета 20, 25, 26, 44), недостача по вине МОЛ — на счёт 73.02, при неустановленных виновниках — на 91.02.
Для отнесения недостачи на виновное лицо потребуется дополнительная операция: в типовой 1С:Бухгалтерии это делается документом «Операция» вручную (Дт 73.02 — Кт 94) либо через специализированные документы в зависимости от релиза конфигурации. Удержание из зарплаты затем отражается в зарплатном учёте.
Не забудьте про НДС: если недостача сверх норм естественной убыли списывается за счёт виновных или без них, налоговые органы нередко требуют восстановления ранее принятого к вычету НДС. Позиция спорная, но решение о восстановлении должно приниматься осознанно и фиксироваться в учётной политике.
Печатные формы и оформление результатов
Из документа инвентаризации доступны унифицированные формы: приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19) — она строится по позициям с расхождениями. Формы выводятся по кнопке «Печать».
Использование унифицированных форм не обязательно: организация вправе утвердить собственные бланки в учётной политике. Однако типовые формы из 1С удовлетворяют требованиям к первичным документам и привычны проверяющим, поэтому большинство организаций использует именно их.
Итоги инвентаризации оформляются ведомостью учёта результатов (ИНВ-26) и решением руководителя о порядке урегулирования расхождений. В 1С эта форма может отсутствовать в типовой поставке — тогда её оформляют внешней печатной формой или в свободном виде.
Проверка результата после отражения
После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по складским счетам (10, 41, 43) и сверьте остатки с фактическими данными пересчёта — они должны совпасть. Счёт 94 после распределения недостач должен закрыться; остаток на нём означает незавершённые операции.
Дополнительно проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» или складскую оборотку: отрицательные остатки по любой позиции — признак ошибки (например, списания большего количества, чем было по учёту, или двойного списания).
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными пересчёта
Есть расхождения — не все документы проведены или введены неверные количества
Нулевое после распределения недостач
Остаток — недостача не отнесена на расходы или виновных
Нет отрицательных остатков по номенклатуре
Минус по позициям — лишнее списание или ошибка в фактических данных
Особые сценарии и ограничения
Инвентаризация по нескольким складам
Документ создаётся отдельно по каждому складу — сводной инвентаризации по организации в типовой конфигурации нет. Для нескольких складов заводите отдельные документы с едиными реквизитами приказа.
Товары в пути и на ответственном хранении
ТМЦ, принятые на ответственное хранение или реализацию (комиссию), учитываются на забалансовых счетах (002, 004) и в стандартный документ инвентаризации склада не попадают. Их пересчёт оформляется отдельно, как правило, ручными операциями или специализированными документами в зависимости от релиза.
Инвентаризация в разрезе партий и НДС
При включённом партионном учёте списание недостачи распределяется по партиям автоматически по методу оценки МПЗ (ФИФО или по средней), заданному в учётной политике. Проверьте корректность списания по партиям, если по позиции важна точная себестоимость.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С 8.3 — это документ-фиксатор расхождений: проводки создают только «Оприходование товаров» и «Списание товаров». Порядок критичен: сначала завершить складские движения, затем заполнить инвентаризацию, ввести факт, отразить излишки и недостачи и проверить ОСВ и счёт 94.
Частые вопросы
Почему документ инвентаризации не делает проводок?
Это нормально для типовой конфигурации: «Инвентаризация товаров на складе» — учётный документ-основание, который только фиксирует расхождения между учётом и фактом. Бухгалтерские проводки формируют созданные на его основании документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров».
Как провести инвентаризацию только по части номенклатуры?
Заполните документ по остаткам и удалите лишние строки, либо добавьте нужные позиции вручную кнопкой «Добавить». В колонке «Количество факт» укажите результат пересчёта только по выбранным позициям — остальные остатки на складе документ не затронет.
Что делать, если после инвентаризации изменили складские документы задним числом?
Учётные остатки в инвентаризации перестанут соответствовать программе. Перезаполните табличную часть кнопкой «Заполнить по остаткам на складе» и заново введите фактические количества, а затем перепроведите созданные на основании оприходование и списание. Если они уже проведены — сначала отмените их проведение.
Куда списывать недостачу, если виновник не установлен?
Через счёт 94 недостача относится на счёт 91.02 «Прочие расходы». В налоговом учёте такие потери принимаются только при наличии подтверждающего документа об отсутствии виновных лиц (например, постановления о приостановлении уголовного дела); без документа расход в целях налога на прибыль обычно не признаётся.
Можно ли провести инвентаризацию прошлой датой?
Технически да, но документ заполнится остатками на указанную дату только если после неё нет проведённых складских движений, либо вы готовы к тому, что последовательность проведения будет нарушена. После ввода документа задним числом рекомендуется перепровести последующие складские документы и проверить отсутствие отрицательных остатков.
Как распечатать сличительную ведомость ИНВ-19?
Откройте проведённый документ инвентаризации и нажмите «Печать» → «Сличительная ведомость (ИНВ-19)». В форму попадут только позиции с расхождениями между учётным и фактическим количеством. Если кнопки нет, проверьте, что документ проведён и в нём есть отклонения.