Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать инвентаризацию кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Как провести инвентаризацию кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия: документ «Инвентаризация кассы», ИНВ-15, сверка с кассовой книгой, отражение излишков и недостач.
Инвентаризация кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляется одноимённым документом, который фиксирует фактическое наличие денежных средств в кассе организации на конкретную дату и формирует печатную форму ИНВ-15. Документ находится в разделе «Банк и касса» и позволяет зафиксировать итог пересчёта наличных, а затем сверить его с данными учёта по счёту 50.
Важно понимать: в типовой конфигурации документ «Инвентаризация кассы» не проводит автоматического списания недостачи или оприходования излишка. Он служит для фиксации факта и печати акта, а отражение расхождений в учёте выполняется отдельными документами — приходным или расходным кассовым ордером. Этот момент чаще всего вызывает вопросы у пользователей, ожидающих, что программа сама «поставит» недостачу на кассира.
Перед началом работы убедитесь, что все кассовые документы за проверяемый период введены и проведены: приходные и расходные ордера, выдачи подотчётным лицам через кассу, поступления по эквайрингу. Если часть операций не отражена, остаток по счёту 50 будет искажён, и сверка потеряет смысл.
Подготовка к инвентаризации: что проверить до фиксации остатка
Первый шаг — убедиться, что учётные данные актуальны. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 «Касса» на дату инвентаризации и запомните конечное сальдо. Именно с этой цифрой будет сравниваться фактический остаток, который вы внесёте в документ.
Проверьте, что все ПКО и РКО за день инвентаризации проведены. Непроведённые документы не попадают в остаток по счёту, и после пересчёта вы получите ложную недостачу или излишек. Полезно также сформировать кассовую книгу за период и убедиться, что листы заполнены корректно.
Если в организации несколько касс (например, основная касса и операционная касса для розничной выручки), определите, какую именно вы инвентаризируете. В документе выбирается конкретная касса, и остаток сверяется по субсчету в разрезе этой кассы.
Как проверить готовность к инвентаризации
Сальдо сформировано, все документы дня проведены
Есть непроведённые ПКО/РКО или остаток не формируется
Листы заполнены, остаток на конец дня совпадает с ОСВ
Есть пропуски листов или расхождения с ОСВ
Известно, какая касса проверяется
Непонятно, к какой кассе относится наличность
Создание документа «Инвентаризация кассы»
Перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите журнал «Инвентаризация кассы». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, в которой нужно заполнить несколько ключевых полей.
Укажите дату документа — это дата фактического пересчёта наличных. Затем выберите организацию (если в базе ведётся учёт по нескольким) и кассу, в которой проводится проверка. Поле «Касса» заполняется из справочника касс организации.
В табличной части или в отдельном поле (в зависимости от версии конфигурации) укажите фактическую сумму наличных денег, полученную в результате пересчёта. Это главное значение документа: программа сравнит его с учётным остатком при формировании акта.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» → «Инвентаризация кассы» и нажмите «Создать»
- 2Укажите дату пересчёта, организацию и проверяемую кассу
- 3Внесите фактическую сумму наличных по результатам пересчёта
- 4Заполните сведения об инвентаризационной комиссии и основании (приказ)
- 5Проведите документ и распечатайте форму ИНВ-15
- 6Сверьте результат с остатком по счёту 50 и оформите расхождения отдельными документами
Заполнение сведений о комиссии и основании
Для корректной печатной формы ИНВ-15 в документе заполняются реквизиты приказа о проведении инвентаризации: номер и дата распоряжения руководителя, а также даты начала и окончания проверки. Эти данные выводятся в шапку акта.
Состав инвентаризационной комиссии указывается в табличной части документа: председатель и члены комиссии выбираются из справочника физических лиц или сотрудников. Также указывается материально ответственное лицо — как правило, кассир. Если нужных сотрудников нет в справочнике, добавьте их заранее, иначе акт будет напечатан с пустыми полями.
Проверьте, что у материально ответственного лица в программе указаны корректные ФИО и должность — эти данные подставляются в подписи акта. Несоответствие фамилии в акте реальному кассиру — типичное замечание при проверках.
Печать акта ИНВ-15 и сверка с учётными данными
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств». В акте автоматически выводятся учётный остаток по данным программы и фактический остаток, внесённый вами, а также результат — излишек или недостача.
Перед подписанием акта сверьте цифры ещё раз: учётный остаток в акте должен совпадать с сальдо по счёту 50 на дату инвентаризации. Если цифры разошлись, скорее всего, после создания документа были проведены или отменены кассовые операции — перепроверьте журнал кассовых документов.
Акт распечатывается и подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. Кассир также даёт расписку о том, что все документы по приходу и расходу денег сданы в бухгалтерию и денежные средства оприходованы или списаны.
Отражение излишков и недостач в учёте
Если фактический остаток превышает учётный, возникает излишек. Он оприходуется приходным кассовым ордером: создайте документ «Поступление наличных» (ПКО) с видом операции «Прочее поступление» и укажите счёт доходов — как правило, 91.01 «Прочие доходы». Основанием служит акт ИНВ-15.
Если выявлена недостача, она списывается расходным кассовым ордером с отнесением суммы на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее недостача взыскивается с виновного лица — через удержание из зарплаты, внесение денег в кассу или списание на прочие расходы, если виновник не установлен.
Не отражайте расхождения «вручную» через операции, введённые вручную, без крайней необходимости: типовые кассовые документы обеспечивают корректное заполнение кассовой книги, тогда как ручные проводки по счёту 50 могут нарушить её формирование.
Как выбрать действие по результату сверки
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — ожидание, что документ «Инвентаризация кассы» сам изменит остаток по счёту 50. Этого не происходит: без отдельного ПКО или РКО учётные данные останутся прежними, и расхождение «зависнет» до следующей проверки.
Вторая ошибка — проведение инвентаризации при непроведённых кассовых документах. Кассир может передать в бухгалтерию ордера, которые ещё не внесены в программу, и тогда акт покажет фиктивную недостачу. Всегда сверяйте комплектность первичных документов до пересчёта.
Третья проблема — неверно выбранная касса при нескольких кассах в организации. Если вы проверяете операционную кассу, а в документе указана основная, учётный остаток в акте будет неверным. Перед печатью сверьте остаток в акте с ОСВ по конкретному субсчёту.
Когда без специалиста не обойтись
Самостоятельно можно безопасно провести стандартную инвентаризацию: создать документ, напечатать акт, отразить излишек или небольшую недостачу типовыми документами. Это рутинная операция, не затрагивающая настройки конфигурации.
Помощь специалиста потребуется, если нужно исправлять остатки прошлых закрытых периодов, если недостача связана с удержаниями из зарплаты (здесь важно соблюсти ограничения трудового законодательства по размеру удержаний) или если в базе ведётся учёт по нескольким кассам с перекрестными операциями и остатки «разъехались» накопительно.
Также не пытайтесь «поправить» остаток по счёту 50 прямым редактированием проводок в закрытых периодах: это нарушит кассовую книгу, отчётность и может привести к расхождениям с банком и подотчётными лицами. Исправления делаются документами текущей даты с корректными основаниями.
Что важно запомнить
Инвентаризация кассы в 1С 8.3 оформляется документом из раздела «Банк и касса», печатается акт ИНВ-15, а излишки и недостачи отражаются отдельными кассовыми ордерами. Перед пересчётом проведите все ПКО и РКО и сверьте остаток по счёту 50 с конкретной кассой.
Частые вопросы
Почему после проведения инвентаризации остаток по счёту 50 не изменился?
Документ «Инвентаризация кассы» не формирует проводок — он только фиксирует факт пересчёта и служит для печати ИНВ-15. Чтобы изменить учётный остаток, создайте приходный ордер (для излишка) или расходный ордер с отнесением на счёт 94 (для недостачи).
Как провести инвентаризацию, если в организации несколько касс?
Для каждой кассы создаётся отдельный документ «Инвентаризация кассы» с выбором конкретной кассы из справочника. Учётный остаток в акте будет рассчитан по соответствующему субсчёту счёта 50.
Можно ли оформить инвентаризацию задним числом?
Документ можно создать прошлой датой, если период ещё не закрыт для редактирования. Однако акт должен отражать реальную дату пересчёта, а учётный остаток будет рассчитан на указанную дату документа. Вмешательство в закрытые периоды недопустимо без корректного основания.
На какой счёт списывать недостачу, если виновник не установлен?
Сначала недостача отражается на счёте 94. Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании, сумма списывается на прочие расходы (счёт 91.02) на основании соответствующих документов, подтверждающих невозможность взыскания.
Нужно ли заполнять кассовую книгу в день инвентаризации?
Да, кассовая книга ведётся в обычном порядке. Лист кассовой книги за день инвентаризации отражает все операции дня, а остаток на конец дня должен совпадать с данными акта ИНВ-15 с учётом отражённых расхождений.
Что делать, если учётный остаток в акте не совпадает с ОСВ?
Проверьте наличие непроведённых или отменённых ПКО и РКО после создания документа, а также правильность выбранной кассы. После исправления кассовых документов перезаполните или пересоздайте документ инвентаризации и заново распечатайте акт.