Как сделать инвентаризацию денежных средств в 1С

Инвентаризация денежных средств — это сверка фактического наличия денег в кассе и на банковских счетах с данными учёта. В 1С:Бухгалтерии процедура оформляется документом «Инвентаризация денежных средств», а по её результатам излишки оприходуются, а недостачи списываются отдельными документами. Без корректного проведения инвентаризации невозможно подтвердить достоверность остатков на счетах 50, 51, 52 и 57 при закрытии периода и сдаче отчётности.

Основная сложность операции не в самом документе, а в подготовке: перед инвентаризацией нужно провести все кассовые документы, выгрузить банковские выписки и убедиться, что в учёте нет «висящих» сумм на транзитных счетах. Если пропустить этот этап, программа покажет расхождения, которых на самом деле нет, — и придётся разбирать каждую строку вручную.

Ниже разобран полный цикл: подготовка учёта, создание документа инвентаризации, ввод фактических остатков, отражение результатов в учёте и проверка корректности. Инструкция применима к типовой 1С:Бухгалтерии 8.3; в других конфигурациях (УТ, ERP, ЗУП) механика аналогична, отличаются только названия разделов меню.

Подготовка учёта перед инвентаризацией

Главное правило: на момент инвентаризации в базе должны быть проведены все документы, влияющие на движение денег. Непроведённые приходные и расходные кассовые ордера исказят учётный остаток, и программа покажет ложную недостачу или излишек.

Порядок подготовки:

• Проведите все ПКО и РКО на дату инвентаризации, проверьте журнал «Кассовые документы» на наличие черновиков.
• Загрузите и проведите банковские выписки за весь период до даты сверки включительно.
• Сформируйте кассовую книгу и сверьте её с данными главной книги.
• Проверьте остатки на счёте 57 «Переводы в пути» — суммы, отправленные, но ещё не зачисленные, должны быть подтверждены документально.
• Получите расписку кассира о том, что все денежные документы сданы в бухгалтерию.

Если инвентаризация проводится внезапно (например, при смене кассира), документы проводятся на момент снятия остатков, а не на конец дня. Это важно: учётный остаток в документе инвентаризации берётся именно на указанную дату и время.

Создание документа «Инвентаризация денежных средств»

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ находится в разделе «Банк и касса» → «Инвентаризация денежных средств». В старых релизах он может располагаться в разделе «Операции» → «Инвентаризация».

Создайте новый документ и заполните шапку:

• Дата — дата фактической сверки. От неё зависит учётный остаток, который подтянет программа.
• Организация — если в базе ведётся несколько юрлиц.
• Основание — приказ или распоряжение руководителя о проведении инвентаризации, его номер и дата.
• Период проверки — даты начала и окончания инвентаризации.
• Инвентаризационная комиссия — список членов комиссии с указанием председателя.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт остатки по счетам денежных средств (50, 51, 52, 55, 57) по данным бухгалтерского учёта. В табличной части появятся строки с учётными суммами в разрезе касс, банковских счетов и валют.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Инвентаризация денежных средств» и создайте документ
2. 2
   Укажите дату, организацию, основание и состав комиссии
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подтянет учётные остатки по счетам 50–57
4. 4
   Введите фактические суммы по каждой строке по результатам пересчёта
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ИНВ-15 и ИНВ-16
6. 6
   Оформите оприходование излишков или списание недостач отдельными документами

Ввод фактических остатков и расчёт расхождений

Фактические суммы вносятся по результатам реального пересчёта наличных и сверки банковских выписок. Колонка «Факт» заполняется вручную по каждой строке: касса, каждый расчётный счёт, валютные счета, денежные документы (марки, путёвки, билеты, если они учитываются на счёте 50.3).

Программа автоматически рассчитывает отклонение как разницу между фактом и учётом. Положительное отклонение — излишек, отрицательное — недостача. Перед проведением документа перепроверьте каждую строку с расхождением: часто причина в непроведённом документе, а не в реальной нехватке денег.

Сверка кассы

По кассе фактический остаток определяется полным пересчётом наличных в присутствии кассира и комиссии. Пересчёт ведётся по каждой купюре и монете, денежные документы — поштучно. Если в кассе есть деньги в валюте, они пересчитываются отдельно и отражаются по соответствующему субсчету с пересчётом в рубли по курсу на дату инвентаризации.

Сверка банковских счетов

По расчётным и валютным счетам фактический остаток берётся из банковской выписки на дату инвентаризации. Здесь расхождения почти всегда означают незагруженные выписки или непроведённые платёжные поручения, а не реальную пропажу денег. Счёт 57 сверяется по подтверждающим документам: квитанциям об инкассации, реестрам эквайринга.

Отражение результатов в учёте

После проведения инвентаризации расхождения нужно закрыть в учёте. В типовой 1С:Бухгалтерии для этого используются отдельные документы, которые можно создать на основании инвентаризации или вручную.

Оприходование излишков

Излишек денег в кассе оприходуется документом «Поступление наличных» (или «Оприходование товаров» — нет, именно кассовый документ) с видом операции «Прочее поступление». В проводках формируется Дт 50.01 — Кт 91.01 «Прочие доходы». Излишек признаётся доходом организации и участвует в расчёте налога на прибыль или налога при УСН.

Списание недостачи

Недостача оформляется документом «Выдача наличных» с видом операции «Прочий расход» либо через операцию, введённую вручную. Проводка: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 50.01. Дальнейший порядок зависит от решения по взысканию:

• Недостача отнесена на виновное лицо (кассира) — Дт 73.02 — Кт 94, удержание из зарплаты или возмещение наличными.
• Виновное лицо не установлено — Дт 91.02 — Кт 94, сумма списывается на прочие расходы.

Обратите внимание: для взыскания с кассира должны быть соблюдены условия материальной ответственности — заключён договор о полной материальной ответственности, проведено служебное расследование, взято объяснение. Без этого удержание из зарплаты неправомерно.

Маршрут решения

Что делать с расхождением

Факт больше учёта (излишек)Оприходуйте через поступление наличных на счёт 91.01 как прочий доход

Факт меньше учёта и есть виновное лицоСписание на счёт 94, затем отнесение на счёт 73.02 и удержание с кассира

Факт меньше учёта, виновник не установленСписание через счёт 94 на прочие расходы 91.02 с документальным обоснованием

Расхождение вызвано непроведёнными документамиОтмените документ инвентаризации, проведите первичку и заполните документ заново

Печать унифицированных форм

По результатам инвентаризации кассы оформляются унифицированные формы, которые доступны из документа по кнопке «Печать»:

• ИНВ-15 — акт инвентаризации наличных денежных средств. Подписывается комиссией и кассиром.
• ИНВ-16 — инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчётности.
• Сличительная ведомость (ИНВ-19) — при расхождениях по денежным документам.

Использование унифицированных форм не обязательно — организация вправе утвердить собственные бланки в учётной политике. Однако формы ИНВ-15 и ИНВ-16 удобны тем, что содержат все обязательные реквизиты и расписку кассира, поэтому на практике применяются чаще всего.

Проверьте, чтобы в печатной форме корректно отразились суммы прописью и состав комиссии. Ошибки в оформлении акта — частая причина претензий при налоговых проверках и при взыскании недостачи через суд.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 после отражения результатов

Норма

Конечное сальдо равно фактическому остатку в кассе

Тревожный признак

Осталось расхождение — не все излишки/недостачи отражены

Счёт 94 после списания недостачи

Норма

Сальдо нулевое, сумма закрыта на 73.02 или 91.02

Тревожный признак

Недостача «висит» на 94 без решения по взысканию

Сальдо по счетам 51, 52 против банковской выписки

Норма

Остаток в ОСВ совпадает с выпиской банка

Тревожный признак

Есть разница — не загружены выписки или не проведены платёжки

Печатная форма ИНВ-15

Норма

Заполнены все реквизиты, суммы прописью, подписи комиссии и кассира

Тревожный признак

Пустые поля, нет подписи кассира или председателя комиссии

Проверка результата и типичные ошибки

Финальный контроль — сверка данных учёта с фактом после всех корректировок. Сформируйте ОСВ по счетам 50, 51, 52, 57 на дату инвентаризации: остатки должны совпасть с фактическими суммами из акта. Если совпадения нет — ищите неотражённую операцию.

Ошибки, которые чаще всего встречаются на практике:

• Инвентаризация до проведения первички. Учётный остаток искажён, расхождения фиктивные. Решение — отменить документ, провести документы, заполнить заново.
• Отражение недостачи напрямую на 91.02 минуя счёт 94. Нарушается методология, сложно доказать порядок списания при проверке.
• Забытый счёт 57. Деньги, сданные инкассаторам или зависшие на эквайринге, не попадают в сверку, и по кассе возникает ложная недостача.
• Неправильная дата документа. Учётный остаток берётся на дату документа — при неверной дате вся сверка некорректна.
• Отсутствие приказа и комиссии в шапке. Акт инвентаризации без реквизитов основания может быть признан недействительным.

Частые вопросы

Как часто нужно проводить инвентаризацию денежных средств?

Обязательная инвентаризация проводится перед составлением годовой отчётности, при смене материально ответственного лица (кассира), при выявлении фактов хищения и в иных случаях, предусмотренных законодательством. Кроме того, организация вправе установить собственную периодичность в учётной политике — на практике внезапные ревизии кассы проводят регулярно.

Формирует ли документ инвентаризации проводки в 1С?

Нет. Документ «Инвентаризация денежных средств» только фиксирует учётные и фактические остатки и рассчитывает отклонения. Бухгалтерские проводки по излишкам и недостачам создаются отдельными документами: поступлением наличных (Дт 50 — Кт 91.01) и выдачей наличных или операцией вручную (Дт 94 — Кт 50).

Что делать, если расхождение возникло из-за непроведённых документов?

Отмените проведение документа инвентаризации, проведите все кассовые и банковские документы на дату сверки, затем снова нажмите «Заполнить» в документе инвентаризации — учётные остатки обновятся. Списывать такую «недостачу» нельзя: реальной нехватки денег нет.

Можно ли удержать недостачу из зарплаты кассира?

Только при соблюдении условий: с кассиром заключён договор о полной индивидуальной материальной ответственности, проведено служебное расследование, взято письменное объяснение, размер удержания не превышает установленных ограничений (как правило, среднего месячного заработка при удержании по распоряжению работодателя). Иначе взыскание возможно только через суд.

Как инвентаризировать деньги на счёте 57 «Переводы в пути»?

Фактическое наличие подтверждается документами: квитанциями об инкассации, реестрами платежей по эквайрингу, копиями объявлений на взнос наличными. Суммы на счёте 57 должны зачислиться на расчётный счёт в разумный срок — если деньги «висят» долго, это повод запросить у банка подтверждение и разобраться в причинах.

Обязательно ли использовать формы ИНВ-15 и ИНВ-16?

Нет, унифицированные формы не обязательны. Организация может разработать и утвердить собственные формы акта инвентаризации в учётной политике. Однако формы из 1С содержат все обязательные реквизиты, включая расписку кассира, поэтому их использование — самый безопасный вариант.