Как сделать инвентаризацию БСО в 1С 8.3

Бланки строгой отчетности (БСО) — квитанции, абонементы, талоны, путевки — учитываются на забалансовом счете 006 в условной оценке. Инвентаризация БСО обязательна перед составлением годовой отчетности, при смене материально ответственного лица и в других случаях, предусмотренных учетной политикой. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0) для этого предусмотрен типовой документ «Инвентаризация БСО».

Процедура состоит из трех этапов: подготовки (проверка остатков по счету 006 и оформление приказа), создания документа инвентаризации с заполнением фактических остатков и отражения расхождений — оприходования излишков и списания недостач. Ниже разобран каждый шаг с указанием точных действий в программе.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов инвентаризации и проведение операций по забалансовым счетам. Если учет ведется в распределенной базе или базе с ограниченными правами, часть действий может быть недоступна рядовому бухгалтеру.

Где ведется учет БСО и что нужно проверить до инвентаризации

В 1С: Бухгалтерии 8.3 бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в разрезе номенклатуры (видов бланков) и, при необходимости, материально ответственных лиц. Оценка обычно условная — например, 1 рубль за бланк, но учетная политика может предусматривать учет по фактическим затратам на приобретение.

Перед инвентаризацией сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 006 (раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Проверьте, что все поступления и выдачи бланков отражены документами: поступление — документом «Поступление (акты, накладные)» или «Операция», выдача — списанием с 006 счета. Непроведенные или «зависшие» документы исказят учетные остатки.

Также убедитесь, что в карточках номенклатуры БСО корректно заполнены наименования и единицы измерения. Если один и тот же вид бланка заведен в справочнике дважды, остатки раздробятся, и сличение с фактическим наличием станет затруднительным.

Как оформить приказ и подготовить комиссию

Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя (унифицированная форма ИНВ-22 или самостоятельно разработанная форма). В приказе указывают состав комиссии, сроки проведения и перечень проверяемых ценностей. В 1С приказ можно оформить как внешний документ и приложить скан к базе через механизм присоединенных файлов.

Материально ответственное лицо до начала пересчета должно представить расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. На практике это означает: к моменту заполнения документа инвентаризации в 1С все операции по счету 006 должны быть проведены, иначе учетные остатки будут недостоверны.

Как создать документ «Инвентаризация БСО»

Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация БСО» (в некоторых настройках интерфейса документ находится в разделе «Операции» → «Инвентаризация БСО»). Если документа нет в списке, проверьте функциональность: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Склад» — должна быть включена опция учета бланков строгой отчетности.

Создайте новый документ. Заполните шапку: организацию, дату инвентаризации, ответственное лицо и реквизиты приказа (номер и дату). Затем нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» — программа подтянет в табличную часть все номенклатурные позиции с ненулевыми остатками по счету 006 на указанную дату.

В табличной части для каждой позиции отображается учетное количество. Колонку «Количество фактическое» заполните по результатам физического пересчета бланков. Если фактическое количество совпадает с учетным, строку можно не менять — программа при проведении сама сравнит значения.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счету 006 и убедитесь, что все операции проведены
2. 2
   Оформите приказ об инвентаризации и получите расписку МОЛ
3. 3
   Создайте документ «Инвентаризация БСО», укажите дату и реквизиты приказа
4. 4
   Нажмите «Заполнить по остаткам» и введите фактические количества
5. 5
   Проведите документ и распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-16)
6. 6
   Оформите оприходование излишков или списание недостач отдельными документами
7. 7
   Сверьте итоговые остатки по 006 счету с данными описи

Как заполнить фактические остатки и выявить расхождения

Пересчет бланков выполняется по каждому виду БСО отдельно: считается количество неиспользованных бланков, проверяются номера серий, если бланки нумерованные. Испорченные бланки не включаются в фактический остаток — они оформляются актом на списание.

После ввода фактических количеств документ при проведении формирует результат: если расхождений нет, проводки по счету 006 не создаются либо фиксируется совпадение. Если выявлены отклонения, сам документ инвентаризации обычно не делает балансовых проводок — для отражения результата используются отдельные операции.

Если выявлены излишки

Излишки БСО приходуются на счет 006 с одновременным признанием прочего дохода: дебет 006 и кредит 91.01. В 1С это оформляется документом «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную») с ручной проводкой. Сумма определяется исходя из условной оценки, принятой в учетной политике, либо рыночной стоимости аналогичных бланков.

Если выявлена недостача

Недостача списывается с кредита 006. Дальнейшее отражение зависит от причины: при установленном виновном лице сумма относится на дебет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба», при отсутствии виновных — на дебет 91.02 «Прочие расходы». Оформляется также документом «Операция» с ручными проводками.

Как распечатать инвентаризационную опись и сличительную ведомость

Из документа «Инвентаризация БСО» доступна печать унифицированных форм: инвентаризационной описи ИНВ-16 и, при наличии расхождений, сличительной ведомости ИНВ-19. Кнопка «Печать» в командной панели документа предлагает список доступных форм.

Опись распечатывается в двух экземплярах: один остается в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу. МОЛ подписывает опись и дает расписку о согласии с результатами. Если организация использует самостоятельно разработанные формы (что допустимо), их макеты подключаются через механизм внешних печатных форм.

Как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего

После проведения всех документов повторно сформируйте ОСВ по счету 006 на дату после инвентаризации. Остатки в ведомости должны совпадать с фактическими данными описи. Если цифры не сходятся, ищите непроведенные документы, операции, введенные задним числом, или дубли номенклатуры.

Проверьте также корректность отражения результатов в балансовом учете: обороты по 91.01 и 91.02 должны соответствовать суммам излишков и недостач, а расчеты с виновным лицом — отражаться на 73.02 в разрезе сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 006 после инвентаризации

Норма

Остатки равны фактическим данным описи ИНВ-16

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите непроведенные документы или дубли номенклатуры

Проводки по излишкам

Норма

Дт 006 — Кт 91.01 на сумму по учетной оценке

Тревожный признак

Проводка отсутствует или сумма не совпадает с ведомостью ИНВ-19

Недостача по виновному лицу

Норма

Дт 73.02 с указанием сотрудника, Кт 006

Тревожный признак

Сумма сразу списана на 91.02 без оформления виновного лица

Ограничения типового решения и альтернативы

Типовой документ «Инвентаризация БСО» присутствует не во всех конфигурациях и не во всех релизах. В 1С: Бухгалтерии базовой версии функционал может быть ограничен. Если документа нет, инвентаризацию оформляют внешними формами (опись в Word/Excel), а результат отражают вручную через «Операцию».

Если БСО учитываются не на 006 счете, а как материалы на счете 10 (такое встречается при учете по стоимости приобретения до момента выдачи), используется стандартный документ «Инвентаризация товаров на складе» с последующим оприходованием излишков и списанием недостач типовыми документами склада.

В нетиповых ситуациях — например, при учете номерного ряда каждого бланка или при большой номенклатуре БСО — целесообразно привлечь специалиста по внедрению для доработки учета. Самостоятельная модификация конфигурации без резервной копии недопустима.

Частые вопросы

Не нахожу документ «Инвентаризация БСО» в меню. Что делать?

Проверьте функциональность программы: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Склад» — включите опцию, связанную с бланками строгой отчетности. Также документ может находиться в разделе «Операции». Если документа нет вовсе (базовая версия или старый релиз), оформите результат вручную через «Операцию» и внешние печатные формы.

Можно ли провести инвентаризацию БСО задним числом?

Технически документ создается любой датой, но остатки по счету 006 должны быть актуальны именно на эту дату. Если после даты инвентаризации уже проведены другие операции, при перепроведении возможны конфликты последовательности. Корректный подход — оформлять документ в день фактического пересчета.

По какой стоимости оценивать излишки БСО?

По стоимости, предусмотренной учетной политикой: либо условная оценка (например, 1 рубль за бланк), либо рыночная стоимость аналогичных бланков. Выбранный способ должен применяться последовательно и быть закреплен документально.

Что делать с испорченными бланками при инвентаризации?

Испорченные бланки не включаются в фактический остаток. На них составляется отдельный акт о порче с указанием номеров и причин, после чего они списываются с 006 счета. Включать их в инвентаризационную опись как годные нельзя.

Нужно ли отражать инвентаризацию БСО в налоговом учете?

Излишки признаются внереализационным доходом в налоговом учете. Недостачи при отсутствии виновных лиц учитываются во внереализационных расходах только при документальном подтверждении отсутствия виновных (например, постановлением о приостановлении уголовного дела). При взыскании с виновного лица в расходы сумма не включается.

Как часто нужно проводить инвентаризацию БСО?

Минимум — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Дополнительно инвентаризация обязательна при смене материально ответственного лица, выявлении фактов хищения или порчи, а также в случаях, установленных учетной политикой организации.