Учет и Финансы · 12 мин
Как провести инвентаризацию бланков строгой отчетности в 1С
Пошаговая инструкция по инвентаризации БСО в 1С: подготовка, ввод остатков, документ инвентаризации, оприходование и списание бланков, проверка результатов.
Бланки строгой отчетности (БСО) учитываются на забалансовом счете 006, и их фактическое наличие должно регулярно сверяться с данными программы. Инвентаризация БСО в 1С выполняется стандартным документом «Инвентаризация товаров на складе» либо специализированными документами в конфигурациях, где предусмотрен отдельный учет бланков. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация».
Главная сложность в том, что БСО часто хранятся у нескольких материально ответственных лиц и числятся одновременно за количеством и за номинальной оценкой (обычно условная стоимость или стоимость приобретения). Поэтому перед инвентаризацией важно определить, в каком разрезе ведется учет: по номенклатуре бланков, по складам, по ответственным лицам, по сериям и номерам.
Ошибки при инвентаризации БСО приводят к расхождениям между книгой учета бланков и фактическим наличием, а при проверке — к вопросам со стороны налоговой и аудиторов. Корректно оформленный документ инвентаризации в 1С позволяет зафиксировать факт, выявить излишки и недостачи и оформить их оприходование или списание без ручных правок остатков.
Подготовка к инвентаризации: что проверить до создания документа
До начала инвентаризации убедитесь, что все движения по БСО введены в программу: поступления бланков от типографии, передачи ответственным лицам, выдача бланков клиентам, списания испорченных экземпляров. Если часть документов не проведена, учетные остатки будут искажены, и инвентаризация покажет ложные расхождения.
Проверьте последовательность проведения документов и отсутствие отрицательных остатков по счету 006. Для этого сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 006 в разрезе номенклатуры и складов. Отрицательное сальдо по какой-либо позиции означает, что списание проведено раньше поступления или лишнее — такие ошибки нужно исправить до инвентаризации.
Определите материально ответственное лицо и склад, по которым проводится проверка. Если бланки хранятся у нескольких сотрудников, инвентаризацию проводят отдельно по каждому МОЛ — иначе пересортица между ответственными лицами останется невидимой.
Нет ли отрицательных остатков по позициям
Все ли поступления и выдачи бланков отражены
Совпадает ли структура учета с фактическим хранением
Ведется ли параллельный бумажный учет для сверки
Создание документа инвентаризации в 1С:Бухгалтерия 8
В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию, склад и при необходимости ответственное лицо. После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — табличная часть заполнится номенклатурой с учетными остатками, включая позиции БСО, если они числятся на этом складе.
Если БСО учитываются только на забалансовом счете 006 и не попадают в стандартную инвентаризацию товаров, используйте документ «Инвентаризация» с ручным добавлением позиций либо обработку инвентаризации забалансовых счетов, если она предусмотрены вашей редакцией конфигурации. В ряде отраслевых решений (например, конфигураций для медицины, образования, автоперевозок) есть отдельный документ «Инвентаризация БСО» — ищите его в разделе учета бланков.
Колонка «Количество» (учетное) заполняется автоматически и не редактируется. Фактическое количество вносится в отдельную колонку «Количество фактическое» — именно туда комиссия вносит результаты пересчета. Программа сама рассчитает отклонение: положительное — излишек, отрицательное — недостача.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте документ
- 2Укажите организацию, склад и материально ответственное лицо
- 3Нажмите «Заполнить по остаткам на складе» — загрузятся учетные остатки
- 4Проведите фактический пересчет бланков по номерам и сериям
- 5Внесите фактическое количество в соответствующую колонку
- 6Проверьте колонку отклонений и проведите документ
- 7Распечатайте ИНВ-3 и опись для подписания комиссией
Фактический пересчет и ввод данных
Пересчет БСО отличается от пересчета обычных товаров: бланки считают поштучно с фиксацией диапазонов номеров, поскольку каждый бланк имеет уникальную серию и номер. Если в программе ведется учет по сериям (номерам бланков), сверяйте не только количество, но и конкретные номера — пересортица номеров при совпадающем количестве тоже является расхождением.
Фактическое количество удобно вносить после завершения пересчета по каждой позиции. Если бланков много и они хранятся пачками, пересчитывайте пачки с пересчетом в штуки, но испорченные, исписанные и частично использованные бланки учитывайте отдельно — их нельзя включать в остаток годных.
Если фактическое количество совпадает с учетным, строку можно не трогать — отклонение будет нулевым. Не оставляйте колонку фактического количества пустой там, где бланк отсутствует: пустое значение в ряде конфигураций трактуется как «не пересчитывалось», а не как ноль. Вводите явный ноль для отсутствующих позиций.
Оформление результатов: оприходование излишков и списание недостач
Сам документ инвентаризации в типовых конфигурациях не формирует проводок по оприходованию и списанию — он фиксирует расхождения. На его основании создаются документы «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач). В «1С:Бухгалтерии» это делается кнопкой «Создать на основании» прямо из документа инвентаризации.
Излишки БСО оприходуются на счет 006 по условной или фактической оценке с отражением в составе прочих доходов, если источник излишка не установлен. Недостачи списываются со счета 006; дальнейшая судьба суммы зависит от причины: виновное лицо установлено — недостача относится на расчеты с ним, виновник не найден — на прочие расходы по решению руководителя.
При списании укажите корректную статью затрат или счет расчетов с персоналом (73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»), если недостача взыскивается с материально ответственного лица. Основанием служат приказ руководителя и акт инвентаризации.
Печать инвентаризационных форм
Из документа инвентаризации печатаются унифицированные формы: приказ на проведение инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационная опись (ИНВ-3) и сличительная ведомость (ИНВ-19). Для БСО дополнительно может понадобиться акт инвентаризации бланков строгой отчетности по форме ИНВ-16 — проверьте, поддерживает ли ваша конфигурация эту печатную форму, иначе формируйте ее внешней печатной формой или вручную.
Опись подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Если организация применяет самостоятельно разработанные формы первичных документов, убедитесь, что они утверждены учетной политикой и содержат обязательные реквизиты.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» инвентаризация оформляется документом «Пересчет товаров» с возможностью использования ордерного склада и терминалов сбора данных. Если БСО заведены как номенклатура с учетом по сериям, пересчет ведется с указанием серий — программа сверит и номера бланков.
В отраслевых решениях (медицина, ЖКХ, транспорт) учет БСО часто выделен в отдельную подсистему со своими регистрами. Там инвентаризация выполняется специальным документом, который автоматически сравнивает остатки регистра БСО с введенными фактическими данными и формирует движения по разнице. Перед работой изучите описание подсистемы в документации к конфигурации.
Сравнение способов учета результатов
Подходит, если БСО учитываются как обычная номенклатура на складе; ограничение — не сверяет номера бланков без серийного учета
Подходит для отраслевых конфигураций; сверяет номера и серии, но доступен не во всех решениях
Только как крайняя мера при разовой корректировке; не формирует печатных форм и нарушает связь с актом
Проверка результата после проведения
После проведения документов оприходования и списания сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 006 и сравните конечные остатки с данными сличительной ведомости. Остаток по каждой позиции должен совпадать с фактическим количеством, зафиксированным комиссией.
Дополнительно проверьте, что суммовые разницы отражены корректно: излишки попали в прочие доходы, недостачи — на виновное лицо или прочие расходы. Сформируйте карточку счета 006 за период инвентаризации и убедитесь, что все движения созданы документами, а не ручными операциями без основания.
Как проверить результат
Остатки совпадают с фактическим пересчетом по каждой позиции
Остались расхождения или отрицательные остатки
На каждое отклонение создан документ оприходования или списания
Разницы закрыты ручными операциями без основания
Записи в книге соответствуют остаткам в программе
Книга и программа показывают разные остатки
Сумма отнесена на виновное лицо (73.02) или прочие расходы по приказу
Недостача «зависла» на счете без распределения
Когда стоит привлечь специалиста
Самостоятельная инвентаризация безопасна, если учет БСО ведется штатно и расхождения невелики. Обратитесь к специалисту по 1С, если: фактические остатки существенно не сходятся с учетными и причина не ясна; в базе обнаружены ручные правки регистров БСО; требуется восстановить учет номеров бланков за длительный период; конфигурация доработана и стандартные документы работают некорректно.
Перед любыми массовыми корректировками сделайте резервную копию информационной базы. Восстановить данные после ошибочного списания сотен бланков без копии будет значительно сложнее.
Что важно запомнить
Инвентаризация БСО в 1С выполняется документом инвентаризации с заполнением по учетным остаткам и вводом фактического количества; расхождения закрываются отдельными документами оприходования и списания, а результат проверяется по ОСВ счета 006 и книге учета бланков.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию только по БСО, не затрагивая остальные товары?
Да. Создайте документ инвентаризации по складу хранения бланков и после автозаполнения удалите лишние строки, оставив только позиции БСО, либо добавьте их вручную. В конфигурациях с отдельной подсистемой учета БСО используйте специализированный документ инвентаризации бланков.
Что делать, если БСО учитываются только по количеству без номеров?
Тогда сверяется только общее количество по каждому виду бланка. Диапазоны номеров фиксируйте в бумажной книге учета БСО — она остается основным инструментом контроля номеров. При возможности включите в конфигурации учет по сериям, чтобы номера контролировались программой.
Как оформить испорченные при заполнении бланки?
Испорченные бланки не должны числиться в остатках. Их списывают актом о порче с указанием номеров, в программе — документом списания с соответствующей статьей. Включать их в инвентаризацию как годной запас нельзя.
Нужно ли приостанавливать выдачу бланков на время инвентаризации?
Желательно. Движение бланков во время пересчета — частая причина ложных расхождений. Если остановить выдачу невозможно, фиксируйте все выданные во время инвентаризации бланки отдельно и учитывайте их при вводе фактических остатков.
Почему документ инвентаризации не делает проводки по счету 006?
В типовых конфигурациях инвентаризация только фиксирует расхождения. Бухгалтерский эффект дают созданные на ее основании документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров» — именно они формируют движения по счету 006.
Как часто нужно проводить инвентаризацию БСО?
Периодичность устанавливается учетной политикой и внутренними регламентами. Обязательные случаи — перед составлением годовой отчетности, при смене материально ответственного лица и при выявлении фактов хищения или порчи. На практике многие организации сверяют БСО ежеквартально или ежемесячно.