Инвентаризация 71 счета в 1С 8.3: расчеты с подотчетными лицами

Инвентаризация 71 счета — это сверка расчетов с подотчетными лицами: проверка того, что все выданные авансы либо отработаны авансовыми отчетами, либо возвращены в кассу, а задолженность в учете совпадает с реальной. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия) для этого нет отдельного «волшебного» документа — работа строится на анализе оборотно-сальдовой ведомости, карточек счета и оформлении акта инвентаризации по форме ИНВ-17.

Процедура обязательна перед составлением годовой отчетности, а также при смене материально ответственных лиц, реорганизации и в других случаях, предусмотренных законодательством. На практике бухгалтеры проводят сверку чаще — ежемесячно или ежеквартально, чтобы не копить «хвосты» из незакрытых авансов.

Ниже — полный цикл работ: от подготовки данных и выявления расхождений до оформления результатов и исправления ошибок в учете.

Что именно проверяется на 71 счете

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» аккумулирует две стороны расчетов. По дебету — задолженность сотрудника перед организацией: выданные из кассы или перечисленные на карту авансы, по которым еще не представлен отчет. По кредиту — задолженность организации перед сотрудником: перерасход по авансовому отчету, который нужно возместить.

Инвентаризация подтверждает три вещи: реальность задолженности (документы существуют и подписаны), ее полноту (все выдачи и все отчеты отражены в учете) и правильность аналитики (сумма «висит» на том сотруднике и в той корреспонденции). Развернутое сальдо по каждому подотчетному лицу — ключевой объект проверки: свернутый остаток по счету в целом может скрывать одновременно дебиторку одних сотрудников и кредиторку других.

Подготовка: что собрать до начала сверки

До формирования отчетов приведите первичку в порядок. Проверьте, что все авансовые отчеты за период введены и проведены, все выдачи из кассы оформлены расходными кассовыми ордерами, а перечисления на карты сотрудников отражены документами списания с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» (или «Перевод на карту» в зависимости от конфигурации).

Отдельно соберите бумажные подтверждения: подписанные авансовые отчеты с приложенными чеками и БСО, кассовые документы, заявления сотрудников. Именно с ними будет сверяться учетный остаток. Если сотрудник уволен, а аванс за ним числится — готовьте документы на удержание или взыскание.

Полезно заранее проверить настройку учетной политики и приказ о выдаче подотчетных сумм: сроки отчетности, перечень лиц, которым разрешено выдавать авансы. Это понадобится при оценке выявленной просроченной задолженности.

1. 1
   Проведите все авансовые отчеты, РКО и банковские выписки за проверяемый период
2. 2
   Сформируйте ОСВ по счету 71 с детализацией по сотрудникам
3. 3
   Соберите бумажные авансовые отчеты и кассовые документы
4. 4
   Составьте список сотрудников с ненулевым сальдо для сверки

Формирование отчетов в 1С для анализа 71 счета

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Основной рабочий отчет — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»). Укажите счет 71, период инвентаризации и в настройках отбора по субконто добавьте группировку по сотрудникам. Отчет покажет начальное сальдо, обороты выдач и отчетов, конечное сальдо по каждому подотчетному лицу отдельно.

Обратите внимание на признак развернутого сальдо: в настройках отчета должен стоять режим «Развернутое» по субконто, иначе дебетовые и кредитовые остатки по разным сотрудникам схлопнутся, и вы увидите неверную картину.

Карточка счета и анализ субконто

Для детальной проверки по конкретному сотруднику используйте «Карточку счета» — она показывает каждый документ, сформировавший оборот: РКО, списание с расчетного счета, авансовый отчет, приходный ордер на возврат. По ней удобно искать «зависшие» суммы и документы с ошибочной аналитикой.

Отчет «Анализ субконто» по виду субконто «Работники организаций» позволяет быстро увидеть всех сотрудников с движениями по 71 счету и выявить тех, кто не должен быть подотчетным лицом вовсе — например, уволенных.

Сверка остатков с документами и выявление расхождений

По каждому сотруднику с дебетовым сальдо ответьте на вопрос: есть ли подтверждение, что аванс выдан и не отработан? Если авансовый отчет существует на бумаге, но не введен в базу — это не долг сотрудника, а ошибка учета: документ нужно ввести. Если отчета нет и срок отчетности прошел — задолженность реальна, ее включают в акт инвентаризации.

По кредитовому сальдо (перерасход) проверьте, утвержден ли авансовый отчет и погашена ли задолженность перед сотрудником. Невыплаченный перерасход — кредиторка организации, она тоже отражается в акте.

Типичная находка — «висящие» суммы из-за разной аналитики: выдача оформлена на одного сотрудника, а авансовый отчет — на другого (или на дубль в справочнике). В ОСВ это видно как одновременный дебет и кредит на разных элементах справочника «Сотрудники», хотя фактически это один человек.

Оформление результатов: акт ИНВ-17 и сличительная ведомость

Результаты инвентаризации расчетов с подотчетными лицами оформляются актом по форме ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (или формой, утвержденной в учетной политике). В акт включают: ФИО сотрудника, сумму задолженности, ее вид (дебиторская/кредиторская), основание (документ выдачи), а также разделение на подтвержденную, неподтвержденную и просроченную задолженность.

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 печатная форма ИНВ-17 доступна из документа «Инвентаризация расчетов» (в некоторых релизах — «Инвентаризация расчетов с контрагентами»), который заполняется автоматически по данным учета на указанную дату. Проверьте, что в табличную часть попал 71 счет с разбивкой по сотрудникам, при необходимости скорректируйте вручную и распечатайте акт для комиссии.

Акт подписывается инвентаризационной комиссией. Выявленные расхождения между данными учета и фактическими документами отражают в сличительной ведомости, а решения по ним (взыскание, списание, исправление учета) фиксируют приказом руководителя.

Перед заполнением документа инвентаризации расчетов сделайте копию базы или запомните текущие остатки: автоматическое заполнение подтягивает данные на дату документа, и изменение даты перезаполнит таблицу, затерев ручные правки.

Исправление выявленных ошибок в учете

Ошибки в аналитике (неверный сотрудник, дубль) исправляют документом «Операция, введенная вручную» с проводкой по дебету и кредиту 71 счета: сумма переносится с ошибочного субконто на правильное. Движение денег при этом не затрагивается — меняется только аналитика.

Неотраженные документы (найденный авансовый отчет, возврат в кассу) вводятся их фактической датой. Если период закрыт, согласуйте корректировку с главным бухгалтером: может потребоваться уточненная отчетность.

Невозвращенные авансы уволенных сотрудников, взыскать которые невозможно, после истечения срока исковой давности списываются на прочие расходы (дебет 91.2 — кредит 71) на основании приказа руководителя и актов инвентаризации. До списания такая задолженность переводится на счет 76 как задолженность бывшего работника.

Проверка результата после корректировок

После всех исправлений повторно сформируйте ОСВ по 71 счету на дату инвентаризации. Каждый остаток должен быть объясним: конкретный сотрудник, конкретный документ выдачи, понятный срок отчетности. Не должно остаться «бесхозных» сумм, дублей сотрудников и одновременного дебета с кредитом по одному лицу.

Сверьте итоговые данные с актом ИНВ-17: суммы в учете после корректировок и суммы в акте должны совпадать. Расхождение означает, что часть исправлений не проведена или акт заполнен до корректировок — тогда акт перезаполняют.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по 71 с развернутым сальдо

Норма

По каждому сотруднику остаток только дебетовый или только кредитовый, сумма подтверждена документом

Тревожный признак

Одновременный дебет и кредит на одном человеке, остатки на дублях или уволенных

Совпадение акта ИНВ-17 с учетом

Норма

Суммы в акте равны сальдо в базе на дату инвентаризации

Тревожный признак

Акт заполнен до корректировок, суммы расходятся

Сроки отчетности по авансам

Норма

Все остатки в пределах установленного срока отчетности

Тревожный признак

Есть просроченная задолженность без мер взыскания

FAQ: частые вопросы по инвентаризации 71 счета

Как часто нужно проводить инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами?

Обязательный минимум — перед годовой бухгалтерской отчетностью. Практически удобно сверять 71 счет ежемесячно при закрытии периода: короткие «хвосты» проще разобрать, чем накопленные за год.

Что делать, если сотрудник давно уволен, а аванс за ним числится?

Сначала переведите долг с 71 на 76 счет как задолженность бывшего работника и попытайтесь взыскать (претензия, суд). После истечения срока исковой давности или при невозможности взыскания долг списывается на прочие расходы на основании акта инвентаризации и приказа руководителя.

Выдача аванса на банковскую карту сотрудника отражается на 71 счете?

Да, если в документе списания с расчетного счета выбран вид операции перечисления подотчетному лицу. Если ошибочно выбрать «Оплата поставщику», сумма уйдет на 60 счет и исказит обе аналитики — такую операцию исправляют изменением вида операции или ручной корректировкой.

Почему в ОСВ по 71 счету остаток не закрывается, хотя авансовый отчет введен?

Чаще всего причины три: отчет введен на дубль сотрудника в справочнике, дата отчета позже даты формирования отчета по остаткам, либо документ не проведен. Проверьте карточку счета по этому сотруднику — она покажет, какие документы реально сформировали движения.

Можно ли проводить инвентаризацию 71 счета без формы ИНВ-17?

Унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить собственную форму акта в учетной политике. Но форма должна содержать обязательные реквизиты первичного документа и достаточную детализацию — по каждому дебитору и кредитору с суммами и основаниями.

Как быть с перерасходом по авансовому отчету — это тоже объект инвентаризации?

Да. Кредитовое сальдо по сотруднику — это кредиторская задолженность организации, она включается в акт наравне с дебиторской. Проверьте, что перерасход подтвержден утвержденным авансовым отчетом, и своевременно выплатите его сотруднику.