Как сделать доп расходы в 1С

Дополнительные расходы в 1С — это затраты, связанные с приобретением товаров, но не входящие в цену поставщика: доставка, разгрузка, страхование груза, услуги экспедитора, таможенные платежи. Чтобы себестоимость товара формировалась корректно, такие затраты нужно не просто оприходовать как услугу, а распределить на конкретные поступления товаров.

В конфигурациях 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP для этого предусмотрен документ «Поступление услуг и прочих активов» с последующим распределением, либо отдельный механизм «Распределение расходов на себестоимость товаров». В 1С:Бухгалтерии логика другая — там допрасходы включаются в стоимость МПЗ через документ «Поступление доп. расходов».

Ниже разобраны оба сценария: для торговых конфигураций (УТ 11, КА 2, ERP) и для Бухгалтерии 3.0. Порядок действий зависит от того, пришли расходы одновременно с товаром или позже отдельным счётом, и от того, нужно ли отнести их на себестоимость или списать на расходы периода.

Определите, куда относить доп расходы: на себестоимость или на расходы периода

Первое решение, которое нужно принять до ввода документов, — включается ли конкретный вид затрат в стоимость товара. Доставка от поставщика до вашего склада, как правило, увеличивает себестоимость. Расходы на хранение, рекламу, доставку покупателю обычно относятся на расходы периода и в стоимость товара не входят.

От этого решения зависит настройка статьи расходов. Если ошибиться на этом этапе, программа либо завысит себестоимость и исказит маржу, либо, наоборот, «потеряет» затраты, которые должны были лечь на товар.

Настройте статью расходов для распределения на товары

Откройте справочник «Статьи расходов» (раздел «Финансовый результат и контроллинг» в УТ 11 / ERP). Создайте новую статью, например «Транспортно-заготовительные расходы», и задайте ключевые параметры.

В поле «Вариант распределения» выберите «На себестоимость товаров». В поле «Правило распределения» укажите базу: пропорционально количеству, весу, объёму или стоимости товаров. Выбор правила влияет на результат: если доставляете кирпич и пенопласт одной машиной, распределение по стоимости занизит расходы на кирпич, а по весу или объёму — даст более честную картину.

Также проверьте поле «Аналитика расходов» — для распределения на товары обычно используется аналитика «Документ поступления» или «Склад». Если аналитика настроена неверно, документ распределения не подберёт нужные поступления.

Правила распределения расходов

Пропорционально стоимости

Подходит для однородных товаров близкой ценовой категории. Простой вариант, но искажает себестоимость при смешанных поставках дешёвых и дорогих позиций.

Пропорционально количеству

Уместно, когда товары однотипные по габаритам и весу, например одинаковая тара. Не подходит для разногабаритных грузов.

Пропорционально весу или объёму

Наиболее точный вариант для транспортных расходов. Требует заполненных данных о весе и объёме в карточках номенклатуры — иначе распределение будет некорректным.

Введите поступление услуг от поставщика или перевозчика

Создайте документ «Поступление услуг и прочих активов» (раздел «Закупки»). Укажите контрагента-перевозчика, договор, сумму и ставку НДС по первичным документам. В табличной части выберите заранее настроенную статью расходов с вариантом «На себестоимость товаров».

В колонке аналитики укажите документ поступления товаров, на который относятся расходы, если он уже известен. Если счёт от перевозчика пришёл позже и охватывает несколько поставок, аналитику можно оставить укрупнённой — тогда распределение выполнится отдельным документом.

Проведите документ и убедитесь, что сумма попала в ожидаемые обороты: по дебету счёта учёта расходов (в управленческом учёте — на статью с аналитикой). На этом этапе расход ещё не увеличил себестоимость товара — он только «повис» на статье, ожидая распределения.

1. 1
   Создайте или проверьте статью расходов с вариантом распределения «На себестоимость товаров» и подходящим правилом (вес, объём, стоимость, количество).
2. 2
   Введите «Поступление услуг и прочих активов» от перевозчика с этой статьёй расходов и аналитикой.
3. 3
   Сформируйте документ «Распределение расходов на себестоимость товаров» за нужный месяц и заполните его по кнопке «Заполнить».
4. 4
   Проверьте, какие поступления попали в табличную часть и какая сумма пришлась на каждое.
5. 5
   Проведите документ и выполните закрытие месяца с расчётом себестоимости.
6. 6
   Сверьте себестоимость товара в отчёте «Себестоимость товаров организаций» или «Ведомость по товарам на складах».

Выполните распределение расходов на себестоимость

Распределение выполняется документом «Распределение расходов на себестоимость товаров» (раздел «Финансовый результат и контроллинг»). Создайте его за тот месяц, в котором отражено поступление услуг, и нажмите «Заполнить» — программа подберёт нераспределённые остатки по статьям с соответствующим вариантом распределения.

Проверьте табличную часть: в ней должны оказаться нужные документы поступления и суммы. Если расход относится к нескольким поставкам, программа разнесёт его по выбранному правилу автоматически. При необходимости базу распределения можно скорректировать вручную, но делайте это осознанно — ручные правки легко потерять при повторном заполнении.

После проведения документа запустите закрытие месяца (обработка «Закрытие месяца», этап расчёта себестоимости). Только после расчёта себестоимости доп расходы фактически увеличат стоимость товаров в отчётах.

Как оформить доп расходы в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии механизм проще и компактнее. Используется документ «Поступление доп. расходов» (раздел «Покупки»). В шапке укажите контрагента, сумму и счёт учёта затрат (обычно 44.01 или счёт, предусмотренный учётной политикой).

На закладке «Товары» по кнопке «Заполнить» подберите документ поступления товаров — программа загрузит номенклатуру и распределит сумму расходов пропорционально стоимости позиций. При необходимости суммы по строкам можно скорректировать вручную.

После проведения документ сформирует проводки, увеличивающие стоимость товаров на счёте 41 (или 10 для материалов). Ограничение: в типовой Бухгалтерии распределение идёт только пропорционально стоимости, выбор базы распределения не предусмотрен.

Проверьте результат и типичные ошибки

Главная проверка — отчёт по себестоимости. В УТ 11 откройте «Себестоимость товаров организаций» и убедитесь, что по нужной номенклатуре появилась строка с доп расходами, а итоговая стоимость единицы выросла на ожидаемую величину. В Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с субконто «Номенклатура».

Если расходы не распределились, чаще всего причины такие: у статьи расходов не установлен вариант «На себестоимость товаров»; документ распределения создан другим месяцем; не выполнено закрытие месяца; в карточках товаров не заполнен вес или объём при соответствующем правиле распределения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Себестоимость товаров организаций»

Норма

По товару видна составляющая доп расходов, стоимость единицы увеличилась

Тревожный признак

Доп расходов в отчёте нет, стоимость равна цене поставщика

Остатки по статье расходов после закрытия месяца

Норма

Нераспределённый остаток по статье равен нулю или объясним

Тревожный признак

На статье висит сумма, которая должна была распределиться

Проводки документа «Поступление доп. расходов» в БП

Норма

Дебет 41 по номенклатуре аналитически, сумма совпадает с первичкой

Тревожный признак

Сумма ушла на счёт расходов периода вместо счёта товаров

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распределить доп расходы на уже проданный товар?

Если товар продан в том же месяце, что и распределение, расход ляжет на себестоимость продажи корректно. Если продажа была в прошлом месяце, распределённая сумма относительно проданной части уйдёт на расходы текущего периода — себестоимость прошлой продажи задним числом не изменится без перепроведения закрытия прошлого месяца.

Что делать, если счёт перевозчика пришёл через месяц после поставки?

Введите поступление услуг фактической датой и выполните распределение в том месяце, когда получен счёт. Расходы распределятся на остатки товара на складе, а часть, приходящаяся на уже проданное количество, спишется на расходы периода. Это типовое поведение, отдельных корректировок обычно не требуется.

Как распределить один счёт на несколько поступлений от разных поставщиков?

В УТ 11 и ERP это делает документ «Распределение расходов на себестоимость товаров»: укажите статью расходов и выберите нужные документы поступления в табличной части — программа разнесёт сумму по заданному правилу. В Бухгалтерии 3.0 придётся создать несколько документов «Поступление доп. расходов», разбив сумму вручную.

Почему после распределения себестоимость в отчётах не изменилась?

Наиболее вероятная причина — не выполнен расчёт себестоимости в закрытии месяца. Откройте обработку «Закрытие месяца» и убедитесь, что этап формирования себестоимости завершён без ошибок. Также проверьте, что отчёт строится за период после проведения документа распределения.

Нужно ли распределять таможенные платежи через доп расходы?

Таможенные пошлины и сборы в УТ 11 и ERP оформляются специализированным документом «Таможенная декларация на импорт», который сам увеличивает стоимость товаров. Использовать механизм доп расходов для них не нужно — это приведёт к двойному учёту.

Можно ли отменить уже выполненное распределение?

Да. Пометьте на удаление или распроведите документ «Распределение расходов на себестоимость товаров», затем повторите закрытие месяца. Учтите, что если период уже закрыт и отчётность сдана, отмена изменит себестоимость — выполняйте её только по согласованию с бухгалтерией.