Как сделать авансовый платеж в 1С

Авансовый платеж в 1С оформляется через банковские документы: «Платежное поручение» и «Списание с расчетного счета» — если платите вы, либо «Поступление на расчетный счет» — если аванс поступил от покупателя. Программа автоматически относит такие суммы на счета расчетов по авансам (60.02 или 62.02), а при отгрузке или поступлении товара выполняет зачет аванса.

Точный набор действий зависит от конфигурации (чаще всего это «1С:Бухгалтерия 8») и от роли вашей организации в сделке: плательщик аванса или его получатель. Ниже разобраны оба сценария, включая счет на оплату, зачет аванса и контроль проводок.

Что понадобится перед оформлением платежа

Перед тем как проводить аванс, убедитесь, что в базе корректно заполнены базовые данные. Без этого документ либо не проведется, либо сформирует неверные проводки, которые придется исправлять вручную.

Проверьте следующее:

• контрагент создан в справочнике и у него заполнены ИНН, КПП и банковские реквизиты;
• с контрагентом заключен договор с правильным видом (с поставщиком или с покупателем) — именно договор определяет аналитику расчетов;
• в разделе «Банки и касса» заведен расчетный счет вашей организации;
• в учетной политике и настройках не изменены счета расчетов по умолчанию (60.01/60.02 и 62.01/62.02).

Как оформить авансовый платеж поставщику

Стандартная цепочка выглядит так: платежное поручение → списание с расчетного счета. Платежное поручение нужно для печати или выгрузки в банк-клиент, а бухгалтерские проводки формирует именно документ списания.

Создание платежного поручения

Откройте раздел «Банки и касса» → «Платежные поручения» и нажмите «Создать». Заполните поля:

• «Вид операции» — «Оплата поставщику»;
• «Получатель» — выберите контрагента, подтянется договор;
• «Сумма» — размер аванса;
• «Назначение платежа» — например, «Оплата по договору № 12 от 10.01, аванс 30%, в т.ч. НДС 20%»;
• очередность платежа и реквизиты банка заполняются автоматически, но проверьте их вручную.

После записи поручение можно отправить в банк через сервис «1С:ДиректБанк» или выгрузить файлом для банк-клиента. Само по себе поручение проводок не создает — это лишь поручение банку.

Списание с расчетного счета

Когда банк подтвердил оплату, на основании платежного поручения создайте документ «Списание с расчетного счета» (кнопка «Создать на основании») или дождитесь его загрузки из банковской выписки. Вид операции — «Оплата поставщику», в поле «Задолженность» при необходимости укажите «Аванс» принудительно, хотя при отсутствии долга программа сама отнесет сумму на аванс.

Проведите документ и откройте результат по кнопке «Дт/Кт». Корректная проводка: Дт 60.02 — Кт 51 на сумму платежа. Если видите 60.01 вместо 60.02 — программа посчитала, что есть незакрытая задолженность перед поставщиком, и зачла оплату в ее счет.

1. 1
   Создайте платежное поручение с видом операции «Оплата поставщику»
2. 2
   Отправьте поручение в банк или выгрузите в банк-клиент
3. 3
   После подтверждения банка создайте «Списание с расчетного счета» на основании поручения или загрузите выписку
4. 4
   Проверьте вид операции, договор и сумму в документе списания
5. 5
   Проведите документ и откройте проводки: должна быть запись Дт 60.02 — Кт 51
6. 6
   Сверьте остаток по счету 60.02 в ОСВ — там должен появиться аванс

Как оформить счет на оплату аванса покупателю

Если вы выставляете покупателю счет на предоплату, используйте документ «Счет на оплату покупателю» (раздел «Продажи»). Заполните контрагента, договор, номенклатуру или просто сумму с текстовым описанием — документ можно распечатать или отправить контрагенту прямо из программы.

Счет на оплату — это только основание для платежа, он не формирует проводок и не влияет на учет. Учетное событие наступает позже, когда деньги фактически поступят на расчетный счет.

Удобный прием: когда оплата придет, создайте «Поступление на расчетный счет» на основании счета — тогда программа свяжет оплату с конкретным счетом, и при отгрузке аванс зачтется именно по нему.

Как отразить поступление аванса от покупателя

Поступление денег оформляется в разделе «Банки и касса» → «Банковские выписки» документом «Поступление на расчетный счет». При загрузке выписок из банка документ создается автоматически, вам остается проверить заполнение.

Ключевые поля:

• «Вид операции» — «Оплата от покупателя»;
• «Плательщик» и «Договор» — по ним определяется аналитика расчетов;
• «Счет расчетов» — 62.01, «Счет авансов» — 62.02 (подставляются автоматически);
• ставка НДС — влияет на расчет налога с аванса.

После проведения формируется проводка Дт 51 — Кт 62.02. Если у покупателя есть непогашенная задолженность по прошлым отгрузкам, программа по умолчанию сначала гасит ее (62.01), а остаток относит на аванс. Это поведение можно изменить, вручную распределив сумму в табличной части документа.

Как зачесть аванс при отгрузке или поступлении

Зачет аванса выполняется автоматически при проведении документа, закрывающего сделку: «Реализация (акты, накладные)» — если аванс получен от покупателя, или «Поступление (акты, накладные)» — если аванс выдан поставщику. Условие автоматического зачета — совпадение контрагента и договора в оплате и в отгрузке.

При зачете аванса от покупателя формируется проводка Дт 62.02 — Кт 62.01, при зачете аванса поставщику — Дт 60.01 — Кт 60.02. В документе реализации способ зачета можно увидеть и изменить: по ссылке «Зачет авансов» доступны варианты «Автоматически», «По документу» и «Не зачитывать».

Если зачет не произошел, чаще всего причина в расхождении договоров: оплата проведена по одному договору, а отгрузка — по другому. Исправляется это либо ручным выбором документа оплаты в реализации, либо документом «Корректировка долга».

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа оплаты (кнопка Дт/Кт)

Норма

Аванс поставщику: Дт 60.02 — Кт 51; аванс от покупателя: Дт 51 — Кт 62.02

Тревожный признак

Сумма ушла на 60.01 или 62.01 — программа зачла ее как погашение долга, а не как аванс

ОСВ по счету 60.02 или 62.02 после оплаты

Норма

Остаток равен сумме аванса по нужному контрагенту и договору

Тревожный признак

Остаток нулевой или висит на другом договоре

Проводки документа реализации/поступления

Норма

Есть проводка зачета: Дт 62.02 — Кт 62.01 или Дт 60.01 — Кт 60.02

Тревожный признак

Проводки зачета нет — аванс остался незачтенным, задолженность задвоена

Частые ошибки и как их избежать

Большинство проблем с авансами возникает не из-за самой оплаты, а из-за неверной аналитики и нарушенной последовательности документов. Ниже — типичные ситуации.

Если ошибка обнаружена в закрытом периоде, не редактируйте старые документы напрямую — используйте корректировочные документы текущей датой и согласуйте исправления с главным бухгалтером. Перед любыми массовыми исправлениями сделайте резервную копию информационной базы.

Особенности в разных ситуациях

Если оплата проходит через эквайринг или онлайн-кассу, аванс от розничного покупателя оформляется не банковским документом, а через «Операцию по платежной карте» или розничные продажи — логика счетов сохраняется, но деньги поступают на 57-й счет до зачисления банком.

В конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» документы называются иначе («Расход со счета», «Поступление на счет»), но принцип тот же: вид операции определяет, попадет ли сумма в авансы, а зачет выполняется при отгрузке по тому же заказу или договору.

Частые вопросы

Можно ли провести аванс без платежного поручения?

Да. Платежное поручение — необязательный документ, он нужен только для передачи поручения в банк. Проводки формирует «Списание с расчетного счета», которое можно создать сразу вручную или загрузить с банковской выпиской.

Почему программа отнесла оплату на 60.01, а не на аванс?

Потому что по этому контрагенту и договору уже есть непогашенная кредиторская задолженность (проведенное поступление без оплаты). Программа по умолчанию сначала гасит долг. Если нужно принудительно провести сумму как аванс, укажите это в поле «Погашение задолженности» / «Аванс» в документе списания.

Как вернуть аванс покупателю?

Создайте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат покупателю», укажите контрагента, договор и документ исходного поступления. Проводка будет обратной получению аванса: Дт 62.02 — Кт 51.

Нужно ли выставлять счет-фактуру на аванс?

Продавец обязан начислить НДС с полученного аванса и зарегистрировать авансовый счет-фактуру — в 1С:Бухгалтерии для этого есть обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс». Исключения предусмотрены НК РФ, например для операций, облагаемых по ставке 0%, или при длительном производственном цикле.

Аванс не зачелся при реализации — что делать?

Сначала проверьте, совпадают ли контрагент и договор в оплате и реализации. Затем откройте в реализации ссылку «Зачет авансов» и выберите документ оплаты вручную. Если документы проведены по разным договорам осознанно, используйте «Корректировку долга» с видом «Перенос задолженности».

Как посмотреть все незачтенные авансы по организации?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60.02 и 62.02 с детализацией по контрагентам и договорам (раздел «Отчеты»). Остатки на этих счетах — это авансы, которые еще не закрыты отгрузками или поступлениями.