Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать авансовый отчет в 1С
Как оформить авансовый отчет в 1С: выдача подотчетных сумм, заполнение документа, приложение чеков, проведение и проверка. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
Авансовый отчет — документ, которым сотрудник отчитывается за подотчетные деньги: покупку материалов, оплату услуг, командировочные расходы. В программах 1С для этого предназначен документ «Авансовый отчет», который встречается в «1С:Бухгалтерии», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:ERP» и других конфигурациях. Логика работы везде схожа: сначала сотруднику выдаются деньги, затем он предоставляет подтверждающие документы, а бухгалтер оформляет отчет и списывает подотчетные суммы.
Ошибки в авансовых отчетах приводят к зависшей задолженности по счету 71, искажению расходов и вопросам при проверках. Поэтому важно соблюдать последовательность: выдача аванса → получение чеков и накладных → оформление отчета в программе → проверка остатков по сотруднику. Ниже разобран весь цикл на примере «1С:Бухгалтерии 8.3» с пояснениями для других конфигураций.
Подготовка: что должно быть настроено до оформления отчета
Перед созданием первого авансового отчета проверьте три вещи. Во-первых, сотрудник должен быть заведен в справочнике «Физические лица» (или «Сотрудники») — иначе его нельзя будет выбрать в документе. Во-вторых, должны быть заполнены организация и период, за который ведется учет. В-третьих, если деньги выдавались из кассы или с расчетного счета, эти операции должны быть отражены в программе: документами «Выдача денежных документов», «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу».
Это принципиально: авансовый отчет только закрывает ранее выданные суммы. Если выдача аванса не проведена в программе, отчет можно создать, но по счету 71 образуется отрицательное сальдо — программа покажет, что сотрудник «должен» организации сумму, которую фактически не получал. Такая ситуация — самая частая причина расхождений в учете.
Выдача подотчетных денег: как отразить в программе
Если аванс выдается наличными из кассы, создайте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Укажите сотрудника, сумму и основание (например, «заявление на выдачу подотчетных средств»). Проводка будет: Дт 71 — Кт 50.
Если деньги перечислены на карту сотрудника, используйте «Списание с расчетного счета» с аналогичным видом операции. Проводка: Дт 71 — Кт 51. Убедитесь, что в банковской выписке платеж корректно загружен и разнесен именно как подотчетная выдача, а не как оплата поставщику — при автоматической загрузке выписки программа иногда ошибочно определяет назначение платежа.
Создание авансового отчета: пошаговый порядок
Откройте раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» (в некоторых конфигурациях — «Покупки» → «Авансовые отчеты»). Нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, сотрудника (подотчетное лицо), дату отчета. Дата должна быть не раньше даты выдачи аванса и соответствовать дате утверждения отчета руководителем.
- 1Убедитесь, что выдача аванса отражена в программе (РКО или списание со счета)
- 2Создайте документ «Авансовый отчет» и укажите сотрудника
- 3На вкладке «Авансы» проверьте, что подтянулась выданная сумма
- 4На вкладке «Оплата» внесите расходы по чекам: дату, номер документа, сумму, счет затрат
- 5Приложите сканы подтверждающих документов через скрепку
- 6Проведите документ и проверьте проводки
- 7Сверьте остаток по сотруднику в ОСВ по счету 71
На вкладке «Авансы» программа показывает документы выдачи денег этому сотруднику. Если аванс был выдан ранее и отражен в базе, строка подтянется автоматически или добавится по кнопке «Заполнить». Если вкладка пуста, а деньги выдавались — остановитесь и найдите, почему выдача не отражена.
На вкладке «Оплата» (в некоторых версиях — «Оплата поставщикам») вносите расходы по подтверждающим документам: дату и номер чека или накладной, наименование поставщика, сумму, счет затрат (10 — материалы, 26 — общехозяйственные, 44 — расходы на продажу и т.д.) и при необходимости НДС. Для каждого чека — отдельная строка. Если сотрудник купил товар у поставщика по безналичному расчету за наличные подотчетные деньги, укажите контрагента — тогда расход корректно попадет во взаиморасчеты.
Если сотрудник потратил личные деньги
Ситуация, когда сотрудник оплатил расходы из собственных средств, а потом принес чеки, оформляется тем же авансовым отчетом. Вкладка «Авансы» останется пустой, а после проведения по счету 71 образуется кредитовое сальдо — долг организации перед сотрудником. Эту сумму нужно возместить: через РКО с видом операции «Возврат денежных средств подотчетному лицу» или перечислением на карту.
Командировочные расходы в авансовом отчете
Суточные, проезд и проживание в командировке также закрываются авансовым отчетом. В «1С:Бухгалтерии» для командировки есть отдельный документ «Командировка», на основании которого создается авансовый отчет — тогда суточные рассчитываются автоматически по количеству дней. Билеты и счета гостиниц вносятся на вкладке «Оплата» с указанием счета затрат (обычно 26 или 44).
Обратите внимание: суточные не подтверждаются чеками — они начисляются по нормам, установленным в организации. Чеки нужны только для проезда, проживания и прочих расходов. Смешивать суточные и подтвержденные расходы в одной строке нельзя.
Прикрепление подтверждающих документов
Все чеки, БСО, накладные и акты должны быть приложены к авансовому отчету. В 1С это делается через кнопку со скрепкой в форме документа: выберите файлы со сканами, и они сохранятся в базе вместе с документом. Это удобно для хранения и позволяет быстро найти подтверждение при проверке.
Бумажные оригиналы при этом все равно подшиваются к распечатанной форме отчета (АО-1 или форме, утвержденной в учетной политике). Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Отчет подписывает сотрудник, бухгалтер и утверждает руководитель.
Удобно завести правило: сотрудник сдает отчет с пронумерованными чеками, а бухгалтер вводит строки в том же порядке и пишет номер чека в комментарии строки. При расхождениях это экономит массу времени на сверке.
Проверка результата: проводки и остатки по счету 71
После проведения документа откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что проводки корректны: Дт счета затрат (10, 26, 44, 60) — Кт 71. Если НДС выделяется к вычету, должна быть проводка Дт 19 — Кт 71 и далее Дт 68.02 — Кт 19 при наличии счета-фактуры.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам (раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). По каждому сотруднику должно быть либо нулевое сальдо, либо понятный остаток: дебетовый — сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс, кредитовый — организация должна возместить перерасход.
Как проверить результат
Ноль или обоснованный остаток с понятным происхождением
Сальдо висит несколько месяцев без движения
Дт счета затрат — Кт 71, суммы совпадают с чеками
Проводок нет или счет затрат не соответствует типу расхода
Отображается документ выдачи денег
Пусто, хотя аванс выдавался — выдача не отражена в базе
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространенная ошибка — двойное отражение расхода: бухгалтер оформляет авансовый отчет, а потом еще и «Поступление товаров и услуг» на те же документы. В итоге расход задваивается. Правило простое: если расход прошел через подотчетное лицо, отдельное поступление не создается — либо наоборот.
Вторая частая ошибка — неверный счет затрат. Например, покупку канцтоваров относят на 10 счет вместо 26, а материалы для производства — на 26. Это искажает себестоимость и управленческую отчетность. Исправляется документом «Операция, введенная вручную» или сторнированием и повторным проведением отчета с правильными счетами.
Особенности в других конфигурациях 1С
В «1С:Управление нашей фирмой» авансовый отчет называется «Расходы подотчетного лица» или находится в разделе «Деньги» → «Авансовые отчеты». Логика та же: выдача денег документом «Расход со счета» или «Расход из кассы», затем отчет с детализацией расходов. В «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации» используется документ «Авансовый отчет» в разделе «Казначейство», где расходы распределяются по статьям расходов и направлениям деятельности.
Если в вашей конфигурации документ называется иначе, ищите его через полнотекстовый поиск по слову «авансовый» или в разделах, связанных с деньгами и закупками. Структура данных — сотрудник, авансы, оплата, проводки по 71 счету — сохраняется во всех типовых решениях.
Что важно запомнить
Сначала отразите выдачу денег, затем создайте авансовый отчет, внесите расходы по каждому чеку отдельной строкой, приложите сканы и проведите. Обязательный финальный шаг — сверка остатков по счету 71 по каждому сотруднику. Перерасход возмещайте отдельным документом, а расходы через подотчетных лиц не дублируйте поступлениями.
Частые вопросы
Можно ли оформить один авансовый отчет на несколько командировок?
Технически можно, если все расходы относятся к одному сотруднику и одному периоду. Но практичнее оформлять отдельный отчет на каждую командировку — так проще сверять суточные, прикреплять документы и отвечать на вопросы проверяющих.
Что делать, если сотрудник потерял чек?
Без подтверждающего документа расход нельзя принять в налоговом учете. Варианты: запросить дубликат у продавца, оформить расход за счет чистой прибыли (без уменьшения налоговой базы) или удержать сумму с сотрудника как неподтвержденную. Решение фиксируется внутренним распоряжением.
Как закрыть авансовый отчет, если сотрудник уволился и не отчитался?
Неизрасходованный аванс удерживается из расчета при увольнении в пределах, допустимых трудовым законодательством, либо взыскивается через суд. В 1С оформляется удержание в документе начисления зарплаты или списание задолженности операцией вручную с Дт 73 (или 91.2 при списании безнадежного долга).
Нужно ли выделять НДС в авансовом отчете?
Да, если есть счет-фактура или чек с выделенным НДС и расход относится к облагаемой НДС деятельности. В строке расхода укажите ставку и сумму НДС — программа сформирует проводку Дт 19 — Кт 71. Билеты и гостиницы с НДС в документах также дают право на вычет при соблюдении условий.
Можно ли редактировать проведенный авансовый отчет?
Да, если период не закрыт: откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования), сначала согласуйте корректировку с главным бухгалтером — изменение прошлого периода может потребовать уточненной отчетности.
Как оформить покупку через онлайн-кассу с оплатой картой сотрудника?
Это расход за счет личных средств: создайте авансовый отчет без заполнения вкладки «Авансы», внесите расход по чеку (электронный чек тоже подходит), проведите и возместите сумму сотруднику через РКО или перечисление на карту.