Как сделать авансовый отчет в 1С Бухгалтерии

Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии закрывает расчеты с подотчетными лицами: сотрудник получил деньги, потратил их на нужды организации и подтвердил расходы документами. Программа автоматически формирует проводки по счету 71, подбирает остатки задолженности и печатает унифицированную форму АО-1 или произвольный бланк, утвержденный в учетной политике.

Чтобы отчет прошел без ошибок, важен порядок документов: сначала отражают выдачу аванса (или фиксируют перерасход), затем вносят авансовый отчет с приложенными первичными документами, после чего проверяют задолженность по сотруднику. Нарушение последовательности приводит к отрицательным остаткам на 71 счете и вопросам при проверке.

Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» (редакция 3.0). В других конфигурациях (Управление торговлей, ERP) логика похожа, но названия разделов отличаются.

Подготовка: что проверить перед созданием авансового отчета

Перед вводом документа убедитесь, что в базе корректно заведены справочники. Сотрудник должен быть создан в справочнике «Физические лица» и привязан к организации через кадровые документы или хотя бы указан как физлицо — без этого программа не даст выбрать его в поле «Сотрудник».

Проверьте, что выдача аванса отражена в учете: расходным кассовым ордером (документ «Выдача денежных документов» / «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу») или списанием с расчетного счета на карту сотрудника. Если деньги не выдавались, авансовый отчет все равно можно провести — тогда возникнет кредиторская задолженность перед сотрудником (перерасход), которую потом нужно погасить.

Также заранее проверьте настройку счетов учета с подотчетными лицами. По умолчанию используется счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» (для расчетов в рублях) и 71.21 (в валюте). Менять счет вручную без необходимости не следует.

Выдача аванса подотчетному лицу

Если деньги выдаются из кассы, перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Укажите сотрудника, сумму и основание (например, «по заявлению от ...»). Документ сформирует проводку Дт 71.01 — Кт 50.01.

При перечислении аванса на банковскую карту сотрудника используйте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка будет Дт 71.01 — Кт 51. Важно выбрать именно этот вид операции, иначе программа отнесет сумму на другие счета и задолженность перед сотрудником не закроется корректно.

Если организация выдает подотчетные суммы по заявлению, храните заявление вместе с платежными документами. Сроки, на которые выдается аванс, и порядок отчетности организация устанавливает самостоятельно в локальном акте (положении о подотчетных суммах).

Создание авансового отчета: пошагово

Откройте раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых настройках интерфейса документ доступен также из «Банк и касса»). Нажмите «Создать». Заполните шапку: организация, сотрудник, дата отчета. Если в базе несколько организаций — проверьте, что выбрана нужная.

Документ содержит несколько вкладок, каждая отвечает за свой тип расходов. Заполняйте только те, которые соответствуют фактическим тратам сотрудника.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Авансовые отчеты» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату отчета
3. 3
   На вкладке «Авансы» убедитесь, что подобрался выданный аванс (или добавьте документ оплаты вручную)
4. 4
   Заполните вкладки «Оплата», «Товары», «Возвратная тара», «Прочее» по первичным документам
5. 5
   Проверьте итоговые суммы: израсходовано, остаток или перерасход
6. 6
   Проведите документ и распечатайте форму АО-1
7. 7
   Сверьте задолженность по сотруднику ОСВ по счету 71

Вкладка «Авансы»

Здесь отражаются полученные сотрудником суммы. Если выдача аванса оформлена в программе, нажмите «Заполнить» или добавьте документ оплаты вручную кнопкой «Добавить» — программа предложит незакрытые документы выдачи. Если аванс не выдавался, вкладку оставьте пустой: вся сумма отчета станет задолженностью организации перед сотрудником.

Вкладка «Оплата»

Используется, когда сотрудник оплатил поставщику за товары или услуги от имени организации. Укажите контрагента, договор, сумму и при необходимости счет-фактуру. Проводки: Дт 60 — Кт 71.01. Эта вкладка удобна, когда нужно отразить расчеты с конкретным поставщиком, а не просто списать расход.

Вкладка «Товары»

Сюда вносят купленные материалы, инвентарь, товары по накладным и чекам. Для каждой позиции укажите номенклатуру, количество, цену, счет учета (10.01, 10.09, 41.01 и т.д.) и ставку НДС. Если поставщик выдал счет-фактуру, заполните его реквизиты внизу строки — тогда входной НДС попадет в книгу покупок. Проводки: Дт 10 (41) — Кт 71.01, Дт 19 — Кт 71.01 по НДС.

Вкладка «Прочее»

Для расходов, не связанных с оприходованием ценностей: услуги, представительские расходы, суточные при командировке, почтовые расходы, проездные билеты. Укажите сумму, счет затрат (26, 44, 25 и др.) и аналитику — подразделение, статью затрат, номенклатурную группу. От правильности аналитики зависит корректность закрытия месяца и налога на прибыль.

Чеки с маркетплейсов и интернет-магазинов удобнее вносить на вкладку «Товары» с указанием номенклатуры, если куплены материальные ценности. Если чеков много на мелкие суммы, некоторые организации группируют их по дате и типу расхода — это допустимо, если каждая сумма подтверждена отдельным чеком, приложенным к отчету.

Командировочные расходы и суточные

Суточные в 1С:Бухгалтерии отражаются на вкладке «Прочее» авансового отчета: указывается сумма за весь период командировки, счет затрат и статья затрат с видом «Командировочные расходы» (или аналогичным). Суточные в пределах установленного лимита не облагаются НДФЛ и взносами; сверхлимитные суммы нужно отразить в зарплатном учете отдельно.

Для командировки часто используют связку документов: приказ о направлении в командировку (в конфигурациях с кадровым учетом) → выдача аванса → авансовый отчет с билетами, счетами гостиниц и суточными. Билеты и проживание с выделенным НДС вносите с указанием ставки, чтобы налог корректно принялся к вычету или был включен в стоимость.

Проводки и проверка результата

После проведения документа откройте кнопку «Показать проводки и другие движения» (Дт/Кт). Типовой набор проводок: Дт 10/41/26/44 — Кт 71.01 по расходам, Дт 19 — Кт 71.01 по входному НДС, Дт 60 — Кт 71.01 по оплатам поставщикам. Счет 71 при этом закрывается на сумму израсходованных средств.

Для контроля сформируйте ОСВ по счету 71 по сотруднику. Дебетовое сальдо означает, что у сотрудника остались неизрасходованные деньги — он должен вернуть их в кассу (приходный кассовый ордер) или они будут удержаны. Кредитовое сальдо — перерасход: организация должна выплатить сотруднику разницу.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Сальдо равно нулю или соответствует реальному остатку/перерасходу

Тревожный признак

Сальдо не сходится с бумажными документами, появились «висящие» суммы прошлых периодов

Проводки документа

Норма

Счета затрат и аналитика соответствуют типу расхода, НДС выделен корректно

Тревожный признак

Расход попал не на тот счет, НДС задвоен или отсутствует при наличии счета-фактуры

Печатная форма АО-1

Норма

Суммы в форме совпадают с приложенными чеками и накладными

Тревожный признак

Итоги отличаются, не заполнены реквизиты сотрудника или расписка бухгалтерии

Печать формы АО-1

Из проведенного документа нажмите «Печать» → «Авансовый отчет (АО-1)». Программа сформирует унифицированный бланк с оборотной стороной, где перечисляются приложенные документы. Если в организации утверждена собственная форма (что допустимо, так как унифицированные формы необязательны), можно использовать внешнюю печатную форму или отредактировать макет.

Распечатанный отчет подписывают сотрудник, бухгалтер и руководитель. К отчету прикладывают все первичные документы: чеки, БСО, накладные, акты, билеты. Количество приложенных документов указывается в соответствующем поле формы.

Типичные ошибки и как их избежать

Если ошибка обнаружена после проведения, не редактируйте документ «задним числом» в закрытом периоде — сделайте корректировку текущей датой или сторнирующий документ. В открытом периоде допустимо перепровести авансовый отчет с исправлениями, но проверьте, не ушли ли данные в уже сданную отчетность.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести авансовый отчет, если деньги сотруднику не выдавались?

Да. Оставьте вкладку «Авансы» пустой — после проведения образуется кредиторская задолженность организации перед сотрудником (перерасход). Погасите ее расходным кассовым ордером или перечислением на карту с видом операции для подотчетных лиц.

Как отразить покупку по корпоративной карте?

Если карта привязана к счету организации, оплату отражают документом «Списание с расчетного счета» (или загрузкой из клиент-банка) с расчетами через подотчетное лицо либо напрямую с поставщиком — в зависимости от принятой методики. Затем авансовый отчет закрывает задолженность сотрудника по фактическим расходам.

Что делать, если сотрудник не вернул остаток аванса?

Невозвращенный остаток остается дебетовым сальдо по счету 71. Организация вправе удержать сумму из заработной платы с соблюдением установленных ограничений по удержаниям или взыскать в ином порядке. В учете удержание оформляется документом по зарплате или операцией вручную в корреспонденции со счетом 70/73.

Сколько авансовых отчетов можно создать на одного сотрудника?

Количество не ограничено. На каждую хозяйственную операцию или отчетный период создается отдельный документ. Внутренние правила многих организаций требуют, чтобы сотрудник отчитался по предыдущему авансу до получения нового — контролируйте это по ОСВ 71.

Как учесть НДС по чекам без счета-фактуры?

Если в чеке НДС выделен, но счет-фактура отсутствует, права на вычет обычно нет — сумму налога включают в стоимость приобретенных ценностей или в расходы. В документе укажите «НДС включен в стоимость» либо отразите налог без выделения вычета, в зависимости от принятой учетной политики.

Можно ли оформить авансовый отчет в валюте?

Да, для загранкомандировок используется счет 71.21. В документе укажите валюту и курс; программа пересчитает суммы в рубли по курсу на дату отчета и рассчитает курсовые разницы при необходимости.