Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета в 1С 8.3 Бухгалтерия: выдача подотчетных средств, заполнение табличных частей, проводки и типичные ошибки.
Авансовый отчет в 1С 8.3 (конфигурация «Бухгалтерия предприятия 3.0») оформляется одноименным документом из раздела «Банк и касса» или «Покупки», в зависимости от настроек интерфейса. Документ закрывает задолженность подотчетного лица по счету 71 и одновременно отражает расходы: покупку материалов, оплату услуг, командировочные затраты.
Прежде чем вводить авансовый отчет, убедитесь, что деньги сотруднику выданы корректно: расходным кассовым ордером (если выдали из кассы) или списанием с расчетного счета (если перечислили на карту). Без документа выдачи программа покажет перерасход по подотчетному лицу, и в отчете появится отрицательное сальдо, которое придется разбирать вручную.
Ниже — полный цикл работы: от выдачи аванса до проверки проводок и печати формы АО-1, включая типичные ошибки и варианты для сложных ситуаций.
Как выдать аванс подотчетному лицу
Выдача денег оформляется до авансового отчета, иначе в учете возникнет некорректная задолженность. Есть два основных способа: наличными из кассы и безналичным перечислением на карту сотрудника.
Для выдачи наличными откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника, сумму и счет 71.01 (или 71.21 для валютных операций). Проведите документ — программа сделает проводку Дт 71 Кт 50.
Для перечисления на карту используйте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Здесь важно, чтобы в карточке физического лица был заполнен лицевой счет в банке, иначе платежное поручение сформируется с неполными реквизитами.
Где находится авансовый отчет и как его создать
Документ находится в разделе «Банк и касса» → «Авансовые отчеты». В некоторых настройках интерфейса он продублирован в разделе «Покупки». Нажмите «Создать» — откроется форма нового документа.
В шапке укажите организацию (если в базе их несколько), дату отчета и подотчетное лицо. Поле «Назначение аванса» заполняется произвольным текстом — оно попадет в печатную форму АО-1, поэтому пишите понятно: «Приобретение материалов», «Командировка в г. Казань» и т.п.
Если аванс выдан на командировку, удобно воспользоваться кнопкой «Заполнить» → «По командировке» при наличии документа «Командировка» — программа подтянет суточные и период автоматически.
- 1Оформите выдачу аванса: РКО или списание с расчетного счета
- 2Откройте «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» → «Создать»
- 3Выберите сотрудника и укажите назначение аванса
- 4Заполните табличную часть «Оплата» документами расходов с номерами и датами чеков/накладных
- 5При необходимости заполните вкладки «Товары», «Оплата поставщикам», «Суточные»
- 6Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 7Распечатайте форму АО-1 и приложите оригиналы документов
Как заполнить табличные части документа
Документ содержит несколько вкладок, каждая из которых формирует свои проводки. Заполняйте только те, что соответствуют реальным расходам сотрудника.
Вкладка «Оплата»
Это основная вкладка для большинства расходов: канцтовары, хозяйственные нужды, услуги, представительские расходы. В каждой строке укажите дату и номер подтверждающего документа (чека, БСО, накладной), наименование, сумму и счет затрат. Счет затрат выбирается вручную: 10.01 для материалов, 26 или 44 для общехозяйственных расходов, 60 — если это оплата поставщику. Для НДС укажите ставку и сумму из чека, если поставщик — плательщик НДС.
Вкладка «Оплата поставщикам»
Используется, когда сотрудник оплатил конкретный счет поставщика из подотчетных средств. Здесь выбирается контрагент и договор — программа закроет задолженность перед поставщиком (Дт 60 Кт 71). Это правильный способ, если оплата относится к уже отраженной поставке.
Вкладка «Товары»
Предназначена для оприходования приобретенных ценностей на склад: укажите номенклатуру, количество, цену и склад. Программа сформирует проводки Дт 10 (или 41) Кт 71 и при наличии НДС отразит его на счете 19.
Вкладка «Суточные»
Заполняется при командировках: указывается период и норма суточных. Сумма рассчитывается автоматически. Проверьте, что нормы суточных заданы в настройках учетной политики или справочнике, иначе расчет будет нулевым.
Если сотрудник купил и материалы, и оплатил услугу одним авансом, это нормально оформляется одним авансовым отчетом с несколькими вкладками. Дробить на несколько документов нужно только когда документы относятся к разным датам отчета или разным подотчетным лицам.
Как проверить проводки и взаиморасчеты
После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в форме документа. Типовая картина: кредитуется счет 71 по аналитике сотрудника, дебетуются счета затрат, материалов или расчетов с поставщиками.
Для контроля задолженности используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» из раздела «Отчеты». Разверните ее по субконто «Работники организации» — по каждому сотруднику должно быть видно выданный аванс, списание по отчету и остаток. Остаток по дебету означает, что сотрудник должен вернуть деньги или отчитаться; остаток по кредиту — что организация должна возместить перерасход.
Перерасход (сотрудник потратил больше выданного) закрывается отдельным РКО с видом операции «Возврат подотчетному лицу» после утверждения отчета руководителем.
Как проверить результат
Кт 71 по сотруднику, Дт счетов затрат/материалов, суммы совпадают с чеками
Проводок нет, счет затрат не заполнен или сумма не сходится с документами
Сальдо по сотруднику равно невозвращенному остатку аванса
Отрицательная сумма по дебету или «красное» сальдо — отчет проведен без выдачи аванса
Суммы по строкам совпадают с приложенными чеками, указано назначение аванса
Пустые графы, несовпадение итога с суммой документов
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — авансовый отчет проводится раньше документа выдачи денег по дате. Программа проверяет последовательность по времени, и в ОСВ появляется кредитовое сальдо, которое затем «закрывается» выдачей, но отчеты за период выглядят некорректно. Решение: проверьте даты и при необходимости перепроведите документы в правильной последовательности.
Вторая ошибка — неверный счет затрат. Например, материалы проведены через вкладку «Оплата» со счетом 26 вместо оприходования через вкладку «Товары». В результате ценности не попадают на складской учет. Исправляется сторнированием и повторным оформлением через правильную вкладку.
Третья типичная ситуация — НДС по чекам без счета-фактуры. Сумма НДС из чека сама по себе не дает права на вычет: нужен счет-фактура или УПД. Если его нет, НДС включается в стоимость, а в документе ставку лучше указать «Без НДС», чтобы не создавать ложные записи на счете 19.
Печать формы АО-1 и документальное оформление
Из формы документа доступна печать унифицированной формы АО-1 (кнопка «Печать» → «Авансовый отчет (АО-1)»). Форма не является обязательной — организация вправе использовать собственный бланк, утвержденный в учетной политике, но встроенная форма закрывает большинство потребностей.
Перед печатью проверьте заполнение полей «Назначение аванса» и реквизитов документов в табличной части — они переносятся в форму. Распорядительная часть (разрешение на выдачу нового аванса) заполняется вручную после утверждения руководителем.
Оригиналы чеков, БСО и накладных подкалываются к распечатанному отчету. Электронные чеки допустимо хранить в цифровом виде, но в отчете должны быть указаны их реквизиты: дата, номер, сумма.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли провести авансовый отчет, если деньги еще не выданы?
Технически программа не запретит провести документ, но в учете появится кредитовое сальдо по счету 71 — задолженность организации перед сотрудником. Если сотрудник фактически потратил личные деньги, это корректная ситуация: после утверждения отчета перерасход возмещается через РКО. Если же аванс выдавался, но документ выдачи не оформлен, сначала введите РКО или списание с расчетного счета задним числом в пределах того же периода.
Как оформить отчет, если сотрудник вернул неизрасходованный остаток?
Возврат остатка оформляется отдельным документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». В самом авансовом отчете указываются только фактически израсходованные суммы. Если сотрудник ничего не потратил, авансовый отчет не нужен вовсе — достаточно приходного ордера на полную сумму возврата.
Что делать, если сотрудник не выбирается в документе?
Проверьте справочник «Физические лица»: человек должен быть заведен там и связан с записью в справочнике «Сотрудники» по вашей организации. Если сотрудник уволен, но должен отчитаться по старому авансу, документ все равно позволит его выбрать — увольнение не блокирует подотчетные операции.
Как отразить в авансовом отчете покупку в валюте?
Для валютных авансов используется счет 71.21. В документе укажите валюту и курс — программа пересчитает сумму в рубли по курсу на дату отчета. Курсовые разницы между датой выдачи аванса и датой отчета пересчитываются автоматически при проведении, если настроен соответствующий учет.
Нужно ли прикладывать чеки, если есть только сканы?
Для внутреннего учета организация вправе утвердить порядок работы с электронными копиями. Однако для подтверждения расходов в налоговом учете потребуются документы, содержащие обязательные реквизиты; электронный кассовый чек, направленный покупателю в электронной форме, приравнивается к бумажному. Практичный вариант — хранить сканы в присоединенных файлах документа 1С, а оригиналы подшивать к распечатанному отчету.
Почему в отчете не рассчитываются суточные?
Расчет суточных зависит от заполненности норм в программе и корректного указания периода командировки. Проверьте, что на вкладке «Суточные» указаны даты начала и окончания, а норма суточных задана. Если документ создан на основании «Командировки», убедитесь, что в нем заполнен период поездки.
Что важно запомнить
Авансовый отчет в 1С 8.3 оформляется после документа выдачи денег, заполняется по вкладкам в зависимости от вида расходов и проверяется через проводки и ОСВ по счету 71. Ключевые контрольные точки: правильный счет затрат, корректный учет НДС, отсутствие «красного» сальдо и совпадение итогов с приложенными документами.