Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать авансовый отчет в 1С 7.7
Пошаговая инструкция по созданию авансового отчета в 1С 7.7: выдача подотчет, оформление документа, оприходование билетов и ТМЦ, проводки и типичные ошибки.
Авансовый отчет в 1С 7.7 оформляется одноименным документом, который закрывает задолженность подотчетного лица перед организацией или организации перед сотрудником. Документ отражает расходы по командировкам, покупку материалов и товаров за наличный расчет, оплату услуг и прочие расходы, подтвержденные первичными документами.
Типичная цепочка выглядит так: сотруднику выдают деньги из кассы (расходный кассовый ордер) или перечисляют на карту, он тратит средства и приносит подтверждающие документы, бухгалтер вносит авансовый отчет и проверяет взаиморасчеты по счету 71. Если сотрудник потратил больше выданного — организация доплачивает перерасход, если меньше — остаток возвращается в кассу.
В 1С 7.7 документ «Авансовый отчет» содержит несколько вкладок, каждая из которых формирует свои проводки. Ошибки чаще всего возникают из-за заполнения не той вкладки, неверного выбора корреспондирующего счета или пропуска этапа выдачи аванса, из-за чего взаиморасчеты с сотрудником «уходят в минус».
Что проверить перед созданием авансового отчета
До ввода документа убедитесь, что подотчетное лицо есть в справочнике «Сотрудники», а выдача аванса отражена в учете. В 1С 7.7 аванс выдается документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» либо выпиской банка при перечислении на карту сотрудника.
Если аванс не выдан, а расходы сотрудник оплатил из собственных средств, авансовый отчет все равно оформляется — тогда по кредиту 71 счета образуется задолженность организации перед работником, которую затем закрывают выплатой. Это нормальная ситуация, но ее нужно осознанно отличать от выданного аванса.
Проверьте также настройки плана счетов: в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7» расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71 с аналитикой по сотрудникам. Если в вашей базе аналитика изменена или добавлены субсчета, ориентируйтесь на фактические настройки.
Где находится документ и как его создать
Откройте меню «Документы» и найдите пункт «Авансовый отчет» — в типовой конфигурации он расположен в группе кассовых и банковских документов либо в общем журнале «Журнал расчетов с подотчетными лицами». Также документ доступен через «Журналы» — «Авансовые отчеты».
Нажмите кнопку «Новый документ» (или клавишу Insert). В шапке укажите дату документа — обычно это дата утверждения авансового отчета руководителем, номер подставляется автоматически. Выберите сотрудника из справочника: именно по этой аналитике будут строиться проводки по счету 71.
Поле «Назначение аванса» заполните кратким описанием — например, «командировка в г. Казань» или «покупка канцтоваров». Этот текст попадет в печатную форму АО-1 и облегчит проверку при аудите.
- 1Откройте «Документы» — «Авансовый отчет» и создайте новый документ
- 2Укажите дату, сотрудника и назначение аванса
- 3Заполните вкладку «Авансы» — перечень выданных сумм
- 4Заполните вкладки расходов: «Оплата», «Товары», «Командировка» по фактическим документам
- 5Проверьте итоговую сумму и корреспондирующие счета
- 6Проведите документ и сформируйте проводки для контроля
Вкладка «Авансы»: фиксируем выданные суммы
На вкладке «Авансы» перечисляются документы, которыми сотруднику выдали деньги: расходные кассовые ордера или платежные поручения. В типовой конфигурации эти строки часто подбираются вручную с указанием документа выдачи и суммы.
Сумма аванса по вкладке должна совпадать с фактически выданными деньгами. Если авансов было несколько — например, сначала выдали на билеты, потом доплатили на суточные — вносите каждую выдачу отдельной строкой.
Если аванс не выдавался вовсе, вкладку оставляют пустой. Тогда вся сумма расходов по отчету станет задолженностью организации перед сотрудником — это отразится по кредиту счета 71.
Вкладки расходов: какую выбрать в каждой ситуации
Вкладка «Оплата» — услуги и прочие расходы
Вкладка «Оплата» предназначена для расходов, которые не связаны с покупкой товарно-материальных ценностей: оплата гостиницы, услуг связи, транспортных услуг, представительских расходов. Для каждой строки указывают дату и номер подтверждающего документа (счет, акт, БСО), наименование расхода, сумму и корреспондирующий счет затрат — например, 26, 44 или 20.
Если в стоимости услуги выделен НДС и есть правильно оформленный счет-фактура, налог показывают отдельно с отнесением на счет 19. Без счета-фактуры НДС к вычету не принимается, и вся сумма списывается на затраты.
Вкладка «Товары» — покупка материалов и ТМЦ
Через вкладку «Товары» оприходуют материалы, инвентарь и товары, купленные сотрудником за наличные. Здесь обязательно выбирается номенклатура из справочника, количество, цена и счет учета — 10, 41, 12 и другие в зависимости от вида ценности.
Распространенная ошибка — отражать покупку материалов через вкладку «Оплата». В этом случае ценности не попадут на складской учет, количество по номенклатуре не обновится, а инвентаризация покажет расхождения.
Вкладка «Командировка» — суточные и проезд
Для командировочных расходов используется отдельная вкладка, где указывают период командировки, суточные, стоимость проезда и проживания. Суточные рассчитываются исходя из количества дней и нормы, принятой в организации, — программа подставляет норму из настроек, но бухгалтеру следует ее проверить.
Билеты и посадочные талоны отражают как отдельные расходы с указанием реквизитов документов. Если билет электронный, основанием служит маршрут-квитанция; при наличии выделенного НДС и правильно оформленного документа налог относят на счет 19.
Выбор вкладки по виду расхода
Услуги, аренда, гостиница, представительские расходы. Не подходит для оприходования ТМЦ на склад.
Покупка материалов, инвентаря, товаров с оприходованием на счета учета ТМЦ и обновлением количества.
Суточные, проезд, проживание по командировочному удостоверению. Требует указания периода поездки.
Проводим документ и проверяем проводки
После заполнения всех вкладок нажмите «Провести». Затем откройте движения документа: в 1С 7.7 это кнопка с изображением проводок или пункт меню «Действия» — «Проводки». Типовая картина: дебет счетов затрат, 10, 41, 19 — кредит 71 по сотруднику.
Сопоставьте итоговую сумму документа с суммой приложенных первичных документов. Расхождение даже на копейки приведет к ошибкам при сверке и вопросам при проверке. Если сотрудник сдал остаток в кассу, оформите приходный кассовый ордер; если образовался перерасход — расходный ордер на выплату.
Печать формы АО-1 и контроль взаиморасчетов
Из документа доступна печатная форма авансового отчета АО-1 (или форма, принятая в учетной политике организации). Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. На распечатке расписываются сотрудник, бухгалтер и руководитель, а к отчету прикладывают все оправдательные документы, пронумерованные в соответствии со строками.
Итоговый контроль выполняется отчетами: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» покажет сальдо по каждому подотчетному лицу, а «Карточка счета» — детальное движение по конкретному сотруднику. В идеале после закрытия отчета и расчетов сальдо по сотруднику равно нулю.
Как проверить результат
Нулевое или соответствует невозвращенному остатку / невыплаченному перерасходу
Сальдо не совпадает с реальной задолженностью, есть «минус» без объяснений
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — ищите пропущенный или продублированный документ
Купленные ТМЦ оприходованы с количеством
ТМЦ прошли только по затратам — оформлена не та вкладка
Ограничения 1С 7.7 и когда нужна помощь специалиста
Платформа 7.7 давно снята с поддержки, и типовые конфигурации не учитывают текущие формы отчетности и требования законодательства. Печатные формы, нормы суточных и правила учета НДС приходится корректировать вручную или дорабатывать конфигуратором.
Если в базе повреждены проводки, сбита нумерация или документ не проводится с сообщением об ошибке, самостоятельное вмешательство в конфигуратор без резервной копии опасно: можно потерять данные всей информационной базы. Перед любыми доработками делайте архивную копию каталога базы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить авансовый отчет, если аванс не выдавался?
Да. Вкладка «Авансы» остается пустой, а сумма расходов по отчету формирует кредиторскую задолженность организации перед сотрудником по счету 71. Ее закрывают выплатой через расходный кассовый ордер или перечисление на карту.
Как отразить покупку за безналичный расчет с личной карты сотрудника?
Оформляется тот же документ «Авансовый отчет»: сотрудник потратил собственные средства, поэтому возникает задолженность организации. К отчету прикладывают чек и выписку по карте, подтверждающую оплату, а возмещение перечисляют сотруднику после утверждения отчета.
Почему документ не проводится и выдает ошибку по счету?
Чаще всего не заполнен корреспондирующий счет в одной из строк расходов, не выбрана номенклатура на вкладке «Товары» или нарушена последовательность документов. Откройте строку с ошибкой, заполните пустые поля и восстановите последовательность через меню «Операции» — «Проведение документов».
Как закрыть остаток подотчетной суммы, который сотрудник не вернул?
Остаток либо возвращается в кассу приходным ордером, либо удерживается из заработной платы по согласованию с сотрудником — в программе это отражается через расчет зарплаты. Просто «списать» сумму нельзя: задолженность должна быть закрыта документально.
Где посмотреть все авансовые отчеты по конкретному сотруднику?
Используйте журнал «Авансовые отчеты» с отбором по сотруднику или отчет «Карточка счета» по счету 71 с аналитикой по нужному лицу — там видны и выдачи авансов, и закрывающие их отчеты, и текущее сальдо.
Нужно ли распечатывать авансовый отчет, если учет ведется в программе?
Да. Авансовый отчет с подписями сотрудника, бухгалтера и руководителя и приложенными оправдательными документами является первичным учетным документом. Электронная запись в базе его не заменяет.
Что важно запомнить
Авансовый отчет в 1С 7.7 создается одноименным документом: сначала фиксируются выданные авансы, затем расходы по соответствующим вкладкам — «Оплата» для услуг, «Товары» для ТМЦ, «Командировка» для суточных и проезда. После проведения сверьте проводки, распечатайте форму АО-1 и проконтролируйте сальдо по счету 71 по сотруднику.