Как сделать авансовый отчет по чекам в 1С

Авансовый отчет в 1С оформляется, когда сотрудник получил деньги под отчет (или потратил личные средства на нужды организации) и принес подтверждающие документы — кассовые чеки, БСО, товарные чеки. Документ закрывает задолженность сотрудника перед организацией по счету 71 и одновременно отражает расходы: на материалы, услуги, транспорт, командировочные затраты.

Работа строится в три этапа: сначала фиксируется выдача аванса (или перерасход личных средств), затем оформляется сам авансовый отчет с приложенными чеками, в конце проверяются проводки и остаток по сотруднику. Ниже — конкретный порядок действий для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3, с пояснениями для случаев, когда аванс не выдавался или чеков много.

Интерфейс в разных релизах может незначительно отличаться названиями команд, но логика документа «Авансовый отчет» в 1С:Бухгалтерии стабильна. Если у вас 1С:Управление нашей фирмой или 1С:Комплексная автоматизация, документ называется аналогично, но состав вкладок может отличаться — об этом сказано в отдельном разделе.

Подготовка: что должно быть настроено до оформления отчета

Перед первым авансовым отчетом проверьте три вещи. Во-первых, сотрудник должен быть заведен в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица» — без этого документ не даст выбрать подотчетное лицо. Во-вторых, если планируется вычет НДС по чекам, убедитесь, что в чеке выделена сумма НДС и есть реквизиты для корректного отражения. В-третьих, проверьте, что в плане счетов и настройках учетной политики заданы счета затрат, которые вы будете использовать (10, 26, 44, 60 и т.д.).

Также заранее решите, как будете группировать чеки. Один авансовый отчет может содержать десятки строк, но на практике удобнее оформлять отдельный отчет на каждую поездку или период — так проще сверять с сотрудником и прикладывать сканы. Если чеков больше 20–30, разбейте их на несколько документов, иначе при ошибке придется перепроверять весь массив.

Шаг 1. Отразите выдачу аванса сотруднику

Если деньги выдавались из кассы, создайте документ «Кассовые документы» → «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Укажите сотрудника и сумму — программа сформирует проводку Дт 71 Кт 50. Если аванс перечислен на карту сотрудника, используйте «Списание с расчетного счета» с соответствующим видом операции — проводка будет Дт 71 Кт 51.

Если сотрудник тратил личные деньги без выдачи аванса, этот шаг пропускается: авансовый отчет тогда создает кредиторскую задолженность организации перед сотрудником, которую потом закрывают выплатой. Проверить, что аванс отражен, можно отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» в разрезе сотрудников.

1. 1
   Оформите РКО или списание со счета на выдачу аванса (если аванс выдавался)
2. 2
   Создайте документ «Авансовый отчет» и укажите сотрудника и дату
3. 3
   На вкладке «Авансы» подберите документ выдачи денег
4. 4
   Внесите чеки на вкладках «Оплата» / «Оплата поставщикам» с суммами и счетами затрат
5. 5
   Заполните назначение аванса и приложите количество документов
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
7. 7
   Сверьте остаток по сотруднику в ОСВ по счету 71

Шаг 2. Создайте документ «Авансовый отчет»

Перейдите в раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых релизах — «Банк и касса» → «Авансовые отчеты») и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, сотрудника-подотчетника и дату отчета. Дата важна: она определяет период отражения расходов и курсовую пересчетку, если были валютные траты.

Заполните поле «Назначение аванса» — например, «Приобретение материалов для офиса» или «Командировочные расходы». Этот текст попадет в печатную форму АО-1. Также укажите количество приложенных документов и листов — это требование унифицированной формы и внутреннего контроля.

Вкладка «Авансы»

На вкладке «Авансы» нажмите «Добавить» и выберите документ, которым выдавались деньги (РКО или списание со счета). Программа подставит сумму аванса. Если авансов было несколько, добавьте все. Если аванса не было, вкладку оставьте пустой — тогда вся сумма отчета станет задолженностью организации перед сотрудником.

Вкладка «Оплата» — чеки за товары и услуги

Чеки за купленные материалы, канцтовары, ГСМ, услуги вносите на вкладке «Оплата» (в некоторых версиях — «Товары» или «Оплата поставщикам»). Для каждого чека создайте строку: укажите контрагента (можно завести обобщенного «Поставщик по чекам», если продавец разовый), номенклатуру или содержание расхода, сумму, ставку и сумму НДС, счет затрат (10.01 для материалов, 26 — общехозяйственные, 44 — расходы на продажу, 60 — расчеты с поставщиком).

Если по чеку нужно отразить несколько позиций с разными счетами затрат, разбейте его на несколько строк с общей ссылкой на один чек в комментарии или в поле «Документ расхода». Не округляйте суммы: итог по строкам должен сходиться с суммой чека до копейки.

Для разовых продавцов удобно завести одного контрагента «Розничные поставщики (по чекам)» и указывать реальное название магазина в содержании операции. Это ускоряет ввод и не раздувает справочник контрагентов сотнями одноразовых записей.

Шаг 3. Особые случаи: НДС, ГСМ, суточные и валюта

Если в чеке выделен НДС и есть право на вычет (например, есть счет-фактура или чек соответствует требованиям), укажите ставку и сумму НДС в строке и проверьте, как программа отразит его в книге покупок. Если НДС к вычету не принимается, включите его в стоимость расходов — для этого в строке выберите соответствующий способ учета налога.

Чеки на ГСМ по топливным картам оформляйте на счет 10.03 с аналитикой по автомобилю или сотруднику; списание топлива в расходы делается отдельно — по путевым листам, а не по чеку. Суточные и командировочные расходы без подтверждающих чеков вносятся на вкладке «Суточные» (если она есть в вашей конфигурации) или отдельными строками на счет 26/44 с субконто «Командировочные расходы».

При тратах в валюте (загранкомандировка) укажите валюту документа — 1С пересчитает суммы по курсу на дату отчета или по курсу выдачи аванса, в зависимости от настроек. Проверьте курсовые разницы в проводках: они должны отражаться автоматически.

Шаг 4. Проверьте проводки и печатную форму

После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Типовая картина: кредитуется счет 71 по сотруднику, дебетуются счета затрат (10, 26, 44, 60) и, при наличии вычета, 19 с дальнейшим отнесением на 68.02. Сумма по дебету должна равняться сумме по кредиту 71 плюс перерасход.

Сформируйте печатную форму АО-1 кнопкой «Печать». Проверьте, что в ней корректно выведены: полученный аванс, израсходованная сумма, перерасход или остаток, расписка бухгалтера. Подписанную форму с наклеенными или приложенными чеками подшивают в дело; сканы чеков можно прикрепить к документу в 1С через механизм присоединенных файлов.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Остаток равен невозмещенному перерасходу или нулю, если все закрыто

Тревожный признак

Зависшая сумма, которую никто не возвращает и не возмещает

Проводки документа

Норма

Дт счетов затрат = Кт 71, суммы сходятся с чеками

Тревожный признак

Расхождения в копейках, пустые субконто, неверные счета

Печатная форма АО-1

Норма

Аванс, расход и итог заполнены, указано число приложений

Тревожный признак

Пустые поля назначения аванса или количества документов

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — авансовый отчет проведен, а документ выдачи аванса не создан или создан другой датой. В результате на счете 71 висит необоснованный остаток, а расчеты с сотрудником не сходятся. Всегда начинайте с проверки: есть ли в базе РКО или списание со счета на этого сотрудника.

Вторая группа ошибок — неверные счета затрат и субконто. Например, канцтовары проведены на 10.01 вместо 26, или не заполнено подразделение, из-за чего расходы не попадают в нужную аналитику управленческого учета. Третья типичная проблема — дублирование чеков: один и тот же чек внесен в два отчета. Контролируйте это через номера чеков в комментариях и периодическую сверку с сотрудником.

Отличия в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление нашей фирмой авансовый отчет называется «Авансовый отчет» и находится в разделе «Деньги»; состав вкладок проще, НДС-аналитика ограничена. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации документ находится в разделе «Казначейство» → «Авансовые отчеты», там есть раздельные вкладки для закупок, оплаты поставщикам и командировочных расходов, а также согласование перерасхода.

Если в вашей конфигурации нет нужной вкладки (например, «Суточные»), проверьте функциональность: в «Администрирование» → «Настройка функциональности» могут быть отключены опции командировок или подотчетных лиц. Включение опции добавит соответствующие поля без доработки конфигурации.

Частые вопросы

Можно ли оформить авансовый отчет, если аванс не выдавался?

Да. Оставьте вкладку «Авансы» пустой и внесите чеки как обычно. После проведения организация станет должна сотруднику сумму отчета — ее возмещают через РКО или перечисление на карту отдельным документом.

Что делать, если сотрудник не израсходовал весь аванс?

Остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». После этого остаток по сотруднику на счете 71 должен обнулиться.

Как внести в отчет чек без НДС?

В строке укажите ставку «Без НДС» и полную сумму чека — она целиком отразится в расходах. Вычет по такому чеку невозможен, выделять налог расчетным путем нельзя.

Можно ли исправить проведенный авансовый отчет?

Да, если период не закрыт: откройте документ, скорректируйте строки и перепроведите. В закрытом периоде исправления делают корректировочным документом текущей датой, чтобы не нарушать уже сданную отчетность.

Как отразить перерасход, когда чеков больше, чем аванс?

Внесите все чеки — программа автоматически покажет перерасход в форме АО-1. После согласования с руководителем выплатите разницу сотруднику через РКО или списание со счета с видом операции выдачи подотчетному лицу.

Нужно ли прикреплять сканы чеков к документу в 1С?

Формально не обязательно, но на практике удобно: используйте кнопку прикрепления файлов в форме документа. Это упрощает поиск первички при проверках и защищает от потери выцветших термочеков.