Учет и Финансы · 8 мин
Как сделать аванс в 1С: предоплата, авансовый отчёт и зарплата
Как оформить аванс в 1С: предоплата поставщику, аванс от покупателя, авансовый отчёт и аванс по зарплате. Пошаговые инструкции, проводки и проверка результата.
Термин «аванс» в 1С встречается в четырёх разных операциях: предоплата поставщику, получение аванса от покупателя, выдача денег подотчётному лицу с последующим авансовым отчётом и выплата аванса по зарплате. Каждая из этих операций оформляется своим документом, и ошибка в выборе документа приводит к неверной задолженности, лишним счетам-фактурам и расхождениям в отчётах.
Ниже разобраны все четыре сценария на примере типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Команды меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но логика документов везде одинаковая: сначала движение денег, затем отражение в учёте, затем проверка взаиморасчётов.
Какой документ выбрать: различение видов аванса
Перед тем как создавать документ, определите, о каком авансе идёт речь. Предоплата поставщику — это дебиторская задолженность контрагента перед вами (счёт 60.02). Аванс от покупателя — ваша кредиторская задолженность (счёт 62.02), по ней в общем случае начисляется НДС. Подотчётный аванс — задолженность сотрудника (счёт 71), закрывается авансовым отчётом. Аванс по зарплате — частичная выплата за первую половину месяца.
Если перепутать вид операции, программа создаст неправильные проводки. Например, проведение предоплаты поставщику как «прочее списание» не сформирует задолженность на счёте 60.02, и при поступлении товара аванс не зачтётся автоматически.
Сравнение видов аванса
Документ «Списание с расчётного счёта», вид операции «Оплата поставщику». Счёт 60.02, зачитывается при поступлении.
Документ «Поступление на расчётный счёт», вид «Оплата от покупателя». Счёт 62.02, требует счёт-фактуру на аванс.
РКО или списание на карту сотрудника. Счёт 71, закрывается авансовым отчётом.
Ведомость в банк или кассу с видом «Аванс». Оформляется в ЗУП или в разделе зарплаты Бухгалтерии.
Предоплата поставщику
Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчётного счёта». Укажите вид операции «Оплата поставщику», выберите контрагента, договор и сумму. Если в договоре включён автоматический зачёт авансов, программа сама распределит сумму на счёт 60.02.
Проверьте поле «Счёт расчётов»: при предоплате там должно быть 60.02 (или 76.05 для расчётов с прочими контрагентами). Если счёт стоит 60.01, сумма попадёт не в авансы, а в расчёты по поставкам, и зачёт при поступлении товара не сработает.
- 1Создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику»
- 2Выберите контрагента и договор, укажите сумму и назначение платежа
- 3Проверьте счёт расчётов — должен быть 60.02
- 4Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 5Проверьте задолженность в отчёте «Анализ субконто» по контрагенту
Зачёт аванса при поступлении товара
Когда приходит накладная, создайте «Поступление (акты, накладные)» по тому же договору. При проведении программа автоматически зачтёт аванс: проводка Дт 60.01 Кт 60.02. Если зачёт не произошёл, чаще всего причина в разных договорах у платежа и поступления либо в отключённом автоматическом зачёте в настройках договора.
Аванс от покупателя
Поступление предоплаты оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя». Укажите покупателя, договор и сумму — программа отнесёт её на счёт 62.02. По авансу в общем случае нужно начислить НДС и выставить счёт-фактуру на аванс.
Счёт-фактуру на аванс удобно создавать обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Продажи» или «Отчётность по НДС» — она найдёт все незакрытые авансы за период. При последующей реализации аванс зачитывается, а НДС с аванса принимается к вычету.
Выдача аванса подотчётному лицу и авансовый отчёт
Выдача денег сотруднику из кассы оформляется «Расходным кассовым ордером» с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». При перечислении на карту сотрудника используется «Списание с расчётного счёта» с соответствующим видом операции. Проводка в обоих случаях — Дт 71 Кт 50 (или 51).
После того как сотрудник отчитался, создайте документ «Авансовый отчёт» в разделе «Покупки» или «Банк и касса». На вкладке «Авансы» подберите выданный документ, на вкладке «Оплата» внесите чеки и суммы. При проведении задолженность сотрудника на счёте 71 закроется на сумму подтверждённых расходов.
Если сотрудник потратил больше выданного, разница остаётся к выдаче (перерасход). Если меньше — остаток должен быть возвращён в кассу приходным кассовым ордером.
Аванс по зарплате
В «1С:Зарплата и управление персоналом» аванс выплачивается документом «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» с указанием вида выплаты «Аванс». Сумма может рассчитываться автоматически: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца — способ задаётся в настройках учётной политики и в штатном расписании или документе «Изменение аванса».
Если организация платит аванс расчётом за первую половину месяца, перед ведомостью убедитесь, что введены все отсутствия (отпуска, больничные, командировки) за этот период — иначе расчёт будет завышен, и переплату придётся удерживать при окончательном расчёте.
В «1С:Бухгалтерии» без модуля расчёта зарплаты аванс оформляется той же ведомостью на выплату, но сумму придётся указать вручную, а НДФЛ при выплате аванса удерживается по правилам, действующим на момент выплаты.
Проверка результата и взаиморасчётов
После проведения документов обязательно сверьте результат. Для поставщиков и покупателей используйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» 60 или 62 с детализацией по субсчетам: авансы должны сидеть на 60.02 и 62.02, расчёты по поставкам — на 60.01 и 62.01. Одновременное сальдо на обоих субсчетах по одному договору означает, что зачёт аванса не прошёл.
Для подотчётных лиц откройте ОСВ по счёту 71 в разрезе сотрудников: дебетовое сальдо — долг сотрудника, кредитовое — долг организации (перерасход к возмещению). По зарплате сверьте выплаченный аванс с расчётными листками сотрудников за месяц.
Как проверить результат
Аванс на субсчёте .02, после поступления зачтён
Сальдо одновременно на .01 и .02 — зачёт не прошёл
Задолженность закрыта авансовым отчётом
Старое сальдо по сотруднику без отчёта
По каждому авансу от покупателя есть счёт-фактура
Аванс есть, счёта-фактуры нет
Часто задаваемые вопросы
Почему аванс не зачёлся при поступлении товара?
Чаще всего у платёжного документа и поступления указаны разные договоры или разные счета расчётов. Проверьте договор в обоих документах и убедитесь, что оплата прошла по счёту 60.02. После исправления перепроведите поступление.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на каждый аванс от покупателя?
По общему правилу — да, если вы плательщик НДС. Исключения установлены для отдельных случаев, например длительного производственного цикла или операций, не облагаемых НДС. Удобнее всего регистрировать авансовые счета-фактуры пакетной обработкой за период.
Как оформить возврат аванса поставщиком?
Создайте «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика» по тому же договору. Задолженность на счёте 60.02 закроется автоматически при совпадении суммы.
Что делать, если сотрудник не отчитался по авансу в срок?
Невозвращённую сумму можно удержать из зарплаты при соблюдении установленного порядка и согласия сотрудника, либо взыскать в иных предусмотренных законом случаях. В 1С задолженность будет видна на счёте 71 до момента удержания или возврата.
Можно ли выплатить аванс по зарплате фиксированной суммой?
Да, в ЗУП способ расчёта аванса задаётся настройкой: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Учтите, что фиксированный аванс при длительных отсутствиях сотрудника может привести к переплате.
Как найти все незакрытые авансы в базе?
Сформируйте ОСВ по счетам 60.02, 62.02 и 71 с разворотом по контрагентам, договорам и сотрудникам. Ненулевое сальдо покажет все авансы, по которым ещё нет поступления, реализации или авансового отчёта.
Что важно запомнить
Аванс в 1С всегда начинается с документа движения денег с правильным видом операции и счётом расчётов. После проведения проверяйте зачёт на субсчетах 60.02/62.02, закрытие подотчёта на счёте 71 и наличие счетов-фактур на аванс по НДС.