Как сделать акт сверки взаиморасчетов в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, в котором две организации фиксируют состояние расчетов на определенную дату: отгрузки, оплаты, возвраты и итоговую задолженность. В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт формируется автоматически на основании проведенных документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать отбор, проверить данные и разобраться с расхождениями.

Типовой механизм доступен в разделе «Продажи» или «Покупки» (подраздел «Расчеты с контрагентами»), а также через список документов контрагента. Акт можно сформировать по конкретному договору или по всем договорам контрагента, за любой период, с детализацией до отдельных документов.

Ниже разобран полный порядок работы: от подготовки данных до выгрузки готового акта контрагенту, а также типичные причины расхождений и способы их устранения.

Что проверить перед формированием акта

Качество акта сверки полностью зависит от состояния учетных данных. Если в базе есть непроведенные реализации, незакрытые авансы или документы, введенные «задним числом» после закрытия периода, акт сформируется формально, но цифры в нем будут недостоверными.

Перед сверкой откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту и сравните сальдо с первичными документами. Убедитесь, что все счета-фактуры, накладные и платежи за сверяемый период введены и проведены, а выписки банка загружены полностью.

Отдельно проверьте корректность договоров: акт сверки строится в разрезе договоров, и если часть документов оформлена на «основной договор», а часть — на конкретный, задолженность разобьется на две строки и не сойдется с данными контрагента.

Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Документ «Акт сверки взаиморасчетов» доступен из нескольких точек программы. Основной путь: раздел «Продажи» → «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки расчетов» (в некоторых релизах — «Акты сверки взаиморасчетов»). Аналогичный пункт есть в разделе «Покупки». Это один и тот же журнал документов — акт универсален и для покупателей, и для поставщиков.

Быстрый способ — создать акт прямо из карточки контрагента: откройте справочник «Контрагенты», выберите нужного, и в панели навигации будет доступен переход к актам сверки с уже подставленным контрагентом. Это удобно, когда сверок много и важно не перепутать организацию.

Если пункт меню не отображается, проверьте права пользователя и настройки интерфейса: в полном интерфейсе документ виден всегда, в такси-интерфейсе он может быть скрыт настройкой команд раздела.

Пошаговое создание и заполнение акта

Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале актов сверки. Заполните шапку: организацию (если в базе их несколько), контрагента, период сверки и валюту. Период задается произвольно — обычно это квартал, полугодие или год, но можно сверить и один месяц.

На вкладке с отбором укажите, по каким договорам строить сверку: по всем договорам контрагента или по одному конкретному. Также настройте состав счетов учета расчетов — типовая настройка включает 60, 62, 76 и счета расчетов по авансам, но при нестандартном плане счетов список корректируют вручную.

Нажмите «Заполнить» → «По данным учета» (или «Заполнить по данным организации»). Программа соберет в табличную часть все обороты за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки — с датами, номерами документов и суммами. Сальдо на начало и конец периода рассчитается автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, период сверки и валюту
3. 3
   Выберите договор или оставьте сверку по всем договорам
4. 4
   Проверьте список счетов учета расчетов (60, 62, 76 и субсчета авансов)
5. 5
   Нажмите «Заполнить по данным учета» и проверьте табличную часть
6. 6
   Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам расчетов
7. 7
   Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»

Проверка результата и работа с расхождениями

После заполнения первым делом сравните сальдо в акте с оборотно-сальдовой ведомостью по контрагенту на ту же дату. Значения должны совпадать до копейки. Если акт показывает одну сумму, а ОСВ — другую, чаще всего причина в отборе: в акт не попал какой-то договор или счет учета.

Типовая печатная форма акта содержит две колонки: «По данным организации» и «По данным контрагента». Вторая колонка заполняется вручную после того, как контрагент пришлет свои данные, либо остается пустой до получения ответа. Расхождения выводятся отдельным блоком внизу формы.

Типичные причины расхождений: документ проведен у вас в одном периоде, а у контрагента — в другом (переходящие отгрузки на границе квартала); не отражен возврат или корректировка; оплата зачтена на другой договор; у контрагента документ вообще не введен. Каждое расхождение разбирается по конкретному документу — сравнивайте номера и даты накладных и счетов-фактур.

Печать, подписание и отправка контрагенту

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». Форма не является унифицированной: законодательно обязательного бланка акта сверки не существует, поэтому типовая форма 1С допустима, но организация вправе использовать собственный шаблон, согласованный с контрагентом.

Перед печатью проверьте подписантов: ФИО и должности руководителя и главного бухгалтера подтягиваются из карточки организации и регистра «Ответственные лица». Если данные не заполнены, в форме останутся пустые строки подписи.

Отправить акт можно на бумаге в двух экземплярах, сканом по электронной почте или через ЭДО, если с контрагентом настроен обмен электронными документами. При обмене через ЭДО акт подписывается электронной подписью и приобретает юридическую силу без бумажного оригинала.

Особые ситуации: валюта, несколько договоров, ЭДО

Сверка по валютным договорам

Если договор заключен в валюте, в шапке акта укажите валюту расчетов. Акт сформируется в валюте договора, а рублевые суммы по курсу будут отражены в зависимости от настроек формы. Убедитесь, что контрагент сверяется в той же валюте, иначе сравнение потеряет смысл.

Несколько договоров и обособленные подразделения

При нескольких договорах практичнее формировать отдельный акт по каждому договору — так проще найти расхождение. Если контрагент работает с несколькими вашими организациями в одной базе, акты создаются по каждой организации отдельно: сверка «в целом по базе» невозможна и юридически некорректна.

Сверка через ЭДО

При подключенном обмене электронными документами акт можно отправить прямо из 1С через оператора ЭДО. Контрагент получает документ, сверяет со своими данными и подписывает либо отклоняет с комментарием. Статус документа отслеживается в журнале обмена.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в акте и в ОСВ по счетам 60/62/76 на дату сверки

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — проверьте отбор по договорам и список счетов

Состав табличной части

Норма

Все накладные и платежи за период присутствуют с верными номерами

Тревожный признак

Документы отсутствуют — они не проведены или оформлены на другой договор

Данные подписантов в печатной форме

Норма

ФИО и должности заполнены

Тревожный признак

Пустые строки — заполните ответственных лиц организации

Частые вопросы

Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?

Да, документ создается за любой период, включая закрытые. Но учтите: если после закрытия периода в него вводились или изменялись документы, акт может не совпасть с ранее отправленной версией. Перед повторной сверкой сравните обороты с архивной копией.

Почему акт заполнился пустым, хотя расчеты с контрагентом есть?

Чаще всего выбран неверный договор, не та организация в шапке или период сверки не охватывает даты документов. Также проверьте список счетов в настройках акта: если расчеты ведутся на нестандартном счете, его нужно добавить вручную.

Как сверить расчеты, если часть документов у контрагента отсутствует?

Заполните акт по данным своего учета, отправьте контрагенту и попросите указать его данные во второй колонке. Расхождения разбирайте по конкретным документам: запросите у контрагента копии недостающих накладных и платежных поручений, при необходимости введите корректировки.

Обязателен ли акт сверки по закону?

Нет, законодательство не обязывает проводить сверки. Это добровольная процедура, но на практике акты оформляют перед инвентаризацией расчетов, при смене бухгалтера, перед судебными спорами и при закрытии года — подписанный акт подтверждает сумму задолженности.

Чем акт сверки отличается от отчета «Задолженность контрагентов»?

Отчет — внутренний аналитический инструмент, он показывает долги по данным вашей базы и не предназначен для отправки контрагенту. Акт сверки — двусторонний документ с печатной формой и местом для подписей обеих сторон, который имеет доказательное значение.

Можно ли изменить типовую печатную форму акта?

Да. Макет редактируется через механизм внешних печатных форм или доработку конфигурации. Поскольку унифицированной формы акта не существует, допустимо добавить логотип, изменить состав колонок и формулировки — главное, чтобы форму принял контрагент.