Как сделать акт сверки в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату или за период. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически по данным учета: программа собирает все документы отгрузки, оплаты и возвраты по выбранному контрагенту и выводит обороты и сальдо. Ручная работа сводится к проверке корректности данных и исправлению расхождений до отправки документа контрагенту.

Типовой механизм доступен в разделе «Покупки» или «Продажи» — пункт «Акты сверки расчетов с контрагентами» (в некоторых релизах — «Сверка взаиморасчетов»). Документ умеет заполняться по данным учета, по данным контрагента, выводить расхождения и печатать унифицированную форму. Ниже разобран порядок создания акта, настройки, проверка результата и типичные ошибки.

Где находится акт сверки и что нужно подготовить

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ «Акт сверки взаиморасчетов» находится в меню «Покупки» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» или в разделе «Продажи» с аналогичным пунктом — это один и тот же журнал. Если пункта нет в интерфейсе, проверьте настройки панели разделов: возможно, команда скрыта и ее нужно добавить через настройку навигации.

Перед созданием акта убедитесь, что в базе корректно заведены карточка контрагента (с договорами, если ведется учет по договорам) и все первичные документы за период сверки проведены. Непроведенные или помеченные на удаление документы в акт не попадут, и сальдо окажется неверным. Также желательно выполнить «Экспресс-проверку ведения учета» или хотя бы перепровести документы за период, если есть сомнения в целостности последовательностей.

Определите заранее, за какой период нужна сверка и по какому договору. Сверка «в целом по контрагенту» объединяет все договоры, что удобно для быстрой проверки, но контрагенты часто просят акт по конкретному договору — тогда договор указывается в шапке документа.

Пошаговое создание акта сверки

Создание документа занимает несколько минут, если данные учета в порядке. Порядок действий одинаков и для сверки с покупателем, и для сверки с поставщиком — отличается только интерпретация сальдо (долг за контрагентом или за вашей организацией).

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и при необходимости договор.
3. 3
   Задайте период сверки в полях «с» и «по».
4. 4
   На вкладке «Расчеты» нажмите «Заполнить» → «По данным учета» (или «По данным учета и контрагента», если у вас есть данные из акта контрагента).
5. 5
   Проверьте сформированную таблицу документов и итоговое сальдо.
6. 6
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов».

После заполнения табличная часть покажет все документы расчетов за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Колонки «Дебет» и «Кредит» отражают движение задолженности с точки зрения вашей организации. Внизу документа выводится сальдо на начало периода, обороты и сальдо на конец — именно эти цифры попадут в печатную форму.

Если в шапке установить флажок «Сверка согласована» (или аналогичный реквизит в вашем релизе), документ считается подтвержденным обеими сторонами. До согласования акт имеет статус черновика сверки — это удобно для внутреннего контроля, какие сверки уже завершены.

Настройки заполнения и отбор по счетам

По кнопке «Еще» или в специальной вкладке настроек можно указать, по каким счетам учета собирать данные. По умолчанию используются счета расчетов: 60, 62, 76 и их субсчета. Если ваша организация ведет расчеты с контрагентом на других счетах (например, 58.03 «Предоставленные займы» или 66 по процентам), добавьте их в список вручную, иначе часть задолженности не попадет в акт.

Доступны и другие варианты заполнения: «По данным контрагента» — когда у вас есть акт от второй стороны и нужно внести его цифры для сравнения, и «Только расхождения» — программа покажет лишь несовпадающие документы после ввода данных контрагента. Это основной рабочий инструмент при разборе разногласий: вместо построчного сравнения двух распечаток вы видите только проблемные позиции.

Если учет по договорам ведется, а в шапке договор не указан, акт соберет данные по всем договорам контрагента суммарно. Обратная ситуация: если указан договор, а часть документов заведена без договора или с другим договором, они выпадут из сверки. Это одна из самых частых причин «непонятных» расхождений.

Проверка результата до отправки контрагенту

Прежде чем печатать акт, сверьте его итоги с оборотно-сальдовой ведомостью. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для счетов 60, 62, 76 с отбором по контрагенту за тот же период и сравните конечное сальдо с сальдо в акте. Цифры должны совпадать до копейки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 по этому контрагенту

Тревожный признак

Различается — проверьте отбор по договору, счета учета и непроведенные документы

Сальдо на начало периода

Норма

Равно конечному сальдо предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Отличается — за прошлый период проведены или изменены документы задним числом

Состав документов в таблице

Норма

Все отгрузки и оплаты за период присутствуют, даты и суммы верны

Тревожный признак

Есть пропуски или дубли — ищите документы с другим договором или пометкой на удаление

Отдельно проверьте аналитику: отчет «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты» покажет, не зависла ли задолженность на другом субсчете или другом договоре. Развернутое сальдо (одновременно дебетовое и кредитовое по разным договорам) — нормальная ситуация, но в акте она должна быть видна корректно, а не свернута в одну цифру.

Если расхождение найдено, исправляйте его в учете (проведите документ, поправьте договор, сделайте корректировку), а затем перезаполните акт кнопкой «Заполнить». Ручная правка таблицы акта без исправления учета — плохая практика: при следующей сверке расхождение всплывет снова.

Печать и отправка акта

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». Форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций с дебетом и кредитом, итоговое сальдо и текстовое заключение о состоянии расчетов на дату сверки. Подписывается акт руководителем или уполномоченным лицом — подписант настраивается в карточке организации.

Акт можно сохранить в PDF и отправить контрагенту по электронной почте прямо из программы (кнопка «Отправить» при настроенной учетной записи почты). Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт сверки в типовой бухгалтерии напрямую по ЭДО обычно не передается — его отправляют файлом, так как юридически значимый электронный формат акта сверки поддерживается не всеми операторами.

Распечатанный акт подписывается с двух сторон. Один экземпляр остается у вас, второй — у контрагента. Храните подписанные акты вместе с договором: они подтверждают задолженность при претензионной работе и в суде, а также используются при инвентаризации расчетов перед годовой отчетностью.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая трудоемкая ситуация — когда контрагент присылает свой акт с расхождениями. Здесь работает связка: внесите данные контрагента в документ через «Заполнить» → «По данным контрагента» и выведите только расхождения. Чаще всего разногласия сводятся к неотраженной оплате в пути, разнице в датах отгрузки (отгрузка в одном квартале у вас и в другом у контрагента) или к документам, заведенным на другую организацию в вашей базе.

Если типового акта недостаточно

В некоторых случаях стандартного механизма не хватает: нужна сверка в валюте с переоценкой, детализация по заказам или накладным, нестандартная печатная форма по шаблону контрагента. Валютная сверка в типовой бухгалтерии формируется в валюте расчетов по договору — проверьте, что в договоре корректно указана валюта. Для детализации по заказам используйте отчеты «Задолженность покупателей» или «Задолженность поставщикам» как дополнение к акту.

Нестандартную печатную форму подключают через механизм внешних печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки») — это работа для специалиста по 1С, если у вас нет готовой обработки от поставщика решения. Самостоятельно править конфигурацию ради одной формы не стоит: это усложнит обновления.

Частые вопросы

В чем разница между «По данным учета» и «По данным контрагента»?

Первый вариант заполняет таблицу документами из вашей базы. Второй позволяет внести цифры из акта, который прислал контрагент, чтобы программа сравнила оба набора данных и показала расхождения. Обычно сначала заполняют по своим данным, затем при наличии встречного акта — по данным контрагента.

Почему сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?

Чаще всего дело в отборе: в акте указан конкретный договор, а в ОСВ смотрите контрагента целиком, или в акт не включены нужные счета учета. Также проверьте непроведенные документы и документы, помеченные на удаление, — они видны в ОСВ иначе, чем в акте.

Можно ли сделать акт сверки на конкретную дату, а не за период?

Да. Укажите период от начала ведения учета (или от даты последней сверки) до нужной даты — сальдо на конец и будет состоянием расчетов на эту дату. Отдельного режима «на дату» в документе нет, но периодная форма полностью закрывает эту задачу.

Как сверить расчеты, если документы заведены на разные договоры?

Оставьте поле договора пустым — акт соберет данные по всем договорам контрагента. Если контрагент просит сверку по одному договору, укажите его, но предварительно проверьте отчетом «Анализ субконто», что все документы по этому направлению расчетов заведены именно с этим договором.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Акт сверки не является первичным документом, но подписанный обеими сторонами акт признается судами доказательством размера задолженности и может прерывать срок исковой давности. Для этого важны подписи уполномоченных лиц обеих организаций и корректные реквизиты сторон в шапке.

Что делать, если контрагент не подписывает акт?

Зафиксируйте факт отправки (письмо с уведомлением, отметка о вручении) и дождитесь истечения срока, указанного в договоре на возврат подписанного акта или мотивированных возражений. Параллельно подготовьте первичные документы, подтверждающие задолженность: накладные, УПД, платежные поручения — они имеют решающее значение без подписанного акта.