Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать акт сверки в 1С УТ: подробная инструкция
Как сделать акт сверки в 1С Управление торговлей: где найти документ, как настроить расчеты, сформировать и исправить расхождения с контрагентом.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с покупателем или поставщиком на конкретную дату. В 1С: Управление торговлей (УТ 11) он формируется автоматически на основании проведенных документов отгрузки, оплаты и возвратов, поэтому корректность акта напрямую зависит от состояния учета в базе.
Прежде чем формировать акт, убедитесь, что все документы по контрагенту за сверяемый период проведены и не содержат ошибок: непроведенные реализации или «потерянные» оплаты — самая частая причина расхождений при сверке. Также проверьте, что расчеты ведутся по нужному договору и не размазаны по нескольким соглашениям.
Ниже разобран полный цикл работы: от проверки данных до выгрузки акта контрагенту, а также типичные ошибки и способы их исправить.
Где находится акт сверки в 1С УТ
В УТ 11 акт сверки расположен в двух разделах, в зависимости от того, с кем вы сверяетесь. Для покупателей откройте раздел Продажи → Акты сверки взаиморасчетов. Для поставщиков — Закупки → Акты сверки взаиморасчетов. Это один и тот же документ, просто отфильтрованный по типу партнера.
Если пункта меню не видно, проверьте настройки видимости разделов (кнопка с шестеренкой в панели навигации) либо права пользователя. В некоторых конфигурациях доступ к финансовым документам ограничен ролями, и бухгалтеру или менеджеру нужно запросить доступ у администратора.
Также акт сверки можно создать прямо из карточки контрагента или договора — там есть команда формирования документов по расчетам. Это удобно, когда сверку делаете по одному конкретному клиенту.
Как подготовить данные перед формированием акта
Качество акта сверки полностью определяется состоянием учета. Перед формированием выполните три проверки. Первая — все ли документы за период проведены: откройте список реализаций и оплат по контрагенту и убедитесь, что нет документов со статусом «не проведен».
Вторая проверка — корректность распределения оплат. Если в базе включен режим расчетов «по заказам» или «по накладным», оплата, не привязанная к объекту расчетов, может «висеть» как аванс и искажать сальдо. Отчет «Ведомость расчетов с партнерами» покажет такие суммы.
Третья проверка — договор и соглашение. Если с контрагентом несколько договоров, решите заранее, сверяете ли вы расчеты по одному договору или в целом по контрагенту. Акт сверки в УТ позволяет выбрать оба варианта, но смешивать их в одной сверке с контрагентом нельзя — иначе цифры не сойдутся.
Как проверить готовность данных
Все реализации и оплаты проведены
Есть непроведенные или помеченные на удаление документы
Сальдо понятно и объяснимо по документам
Есть авансы без привязки или отрицательные остатки
Один договор, валюта расчетов совпадает
Расчеты разнесены по нескольким договорам и валютам
Пошаговое создание акта сверки
Создание документа занимает пару минут, если данные в порядке. Откройте список актов сверки и нажмите «Создать».
- 1Откройте Продажи (или Закупки) → Акты сверки взаиморасчетов → Создать
- 2Заполните организацию, контрагента и при необходимости договор
- 3Укажите период сверки: дату начала и окончания
- 4Нажмите «Заполнить» — табличная часть загрузится из проведенных документов
- 5Проверьте начальное и конечное сальдо, при необходимости добавьте документы вручную
- 6Установите статус «Сверено» после подтверждения контрагентом
- 7Распечатайте или выгрузите акт в PDF/Excel для отправки
В табличной части акта каждая строка — это документ: реализация, поступление, оплата, возврат, корректировка. Дебет и кредит отражаются с вашей точки зрения как организации: отгрузка покупателю увеличивает его долг (дебет), оплата — уменьшает (кредит).
Если нужный документ не попал в акт, проверьте его дату (она должна входить в период сверки), организацию и договор в шапке документа — чаще всего причина именно в несовпадении этих реквизитов. Документ можно добавить вручную кнопкой «Добавить», но лучше исправить причину, иначе расхождение повторится при следующей сверке.
Настройка печатной формы и выгрузка
Стандартная печатная форма акта сверки вызывается кнопкой «Печать» в документе. В ней выводятся реквизиты обеих сторон, таблица документов, итоговое сальдо и текстовая расшифровка задолженности.
Если стандартная форма не устраивает — например, нужен логотип, дополнительные подписи или другая формулировка итога — внешнюю печатную форму подключают через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки». Это работа для специалиста по 1С: ошибка в макете может привести к неверным итогам на бумаге.
Для отправки контрагенту удобно сохранить акт в PDF: в форме печати нажмите «Сохранить» и выберите формат. Если контрагент работает через ЭДО (Диадок, СБИС), акт можно отправить напрямую из 1С при подключенном сервисе обмена документами — это ускоряет подтверждение сверки.
Что делать, если акт не сходится с данными контрагента
Расхождения при сверке — нормальная рабочая ситуация. Самые частые причины: документ проведен у вас, но не отражен у контрагента (или наоборот); разные даты одного и того же документа; оплата отнесена на другой договор или заказ; разница из-за курсов валют при расчетах в у.е.
Порядок поиска расхождения такой: сначала сравните начальное сальдо. Если оно не сходится — проблема в предыдущих периодах, и сдвигать период сверки назад придется до момента, когда сальдо совпадет. Затем построчно сверьте документы: обычно расхождение локализуется на 1–3 позициях.
Для исправления используйте корректные инструменты. Недостающую оплату вводят документом оплаты, ошибку в отгрузке — корректировкой реализации, перенос долга между договорами — документом «Корректировка задолженности» (или «Взаимозачет задолженности» при встречных обязательствах). Никогда не исправляйте прошлые периоды задним числом без согласования с бухгалтерией — это может сломать закрытую отчетность.
Расчеты в валюте и несколько договоров: особые случаи
Сверка при валютных расчетах
Если расчеты ведутся в валюте, акт сверки формируется в валюте договора. Убедитесь, что контрагент сверяется в той же валюте — рублевый эквивалент у сторон может отличаться из-за разных дат пересчета курса, и это создает ложное расхождение.
Сверка по нескольким договорам
Когда с контрагентом несколько договоров, есть два подхода: формировать отдельный акт по каждому договору или один акт по контрагенту в целом. Первый вариант проще в сверке, второй — удобнее для общей картины долга. Если выбираете акт по контрагенту, убедитесь, что обе стороны понимают, что сальдо свернуто по всем договорам.
Как ускорить регулярные сверки
Если сверки выполняются регулярно (ежемесячно или ежеквартально), имеет смысл стандартизировать процесс. Назначьте ответственного за сверку по каждому крупному контрагенту и зафиксируйте сроки: например, акты за месяц отправляются до 5-го числа следующего месяца.
Полезно перед массовой рассылкой актов сверить сальдо по отчету «Задолженность клиентов» (или «Задолженность поставщикам») — он покажет всех контрагентов с остатками, и вы не пропустите тех, с кем давно не сверялись. Контрагенты с нулевым оборотом за период, но ненулевым сальдо — первые кандидаты на сверку: там часто скрываются старые незакрытые суммы.
При большом числе контрагентов рассмотрите обмен актами через ЭДО: подписанный контрагентом акт автоматически возвращается в базу, и статус сверки виден без телефонных звонков и почтовых переписок.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С УТ создается из раздела Продажи или Закупки за пару минут, но его корректность зависит от состояния учета. Перед формированием проверьте проведенность документов и сальдо по ведомости расчетов, расхождения исправляйте через первичные документы, а не правкой акта, а изменения в закрытых периодах согласовывайте с бухгалтерией.
Частые вопросы
Почему в акте сверки не отображается оплата?
Чаще всего оплата проведена на другой договор, другую организацию или дата платежа выходит за период сверки. Также проверьте, что документ оплаты проведен, а расчеты по нему распределены — при режиме «по заказам» нераспределенная оплата может учитываться отдельно. Найдите платеж через отчет «Ведомость расчетов с партнерами» и посмотрите его реквизиты.
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый год?
Да, период сверки может быть любым, программа подберет документы за указанные даты. Ограничение одно: если прошлый период закрыт, не перепроводите и не изменяйте там документы без согласования с бухгалтерией — формируйте акт только для чтения и сверки.
Чем акт сверки отличается от отчета «Ведомость расчетов»?
Акт сверки — документ для контрагента, его подписывают обе стороны, и он имеет юридическое значение при подтверждении задолженности. Ведомость расчетов — внутренний отчет для анализа, который показывает расчеты в разрезе документов, заказов и договоров. Перед отправкой акта полезно сверить его итог с ведомостью.
Как изменить формулировку итоговой задолженности в печатной форме?
Стандартный макет редактируется только через механизм внешних печатных форм: разрабатывается свой макет и подключается в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки». Это задача для специалиста по 1С, так как потребуется изменение макета и кода формирования формы.
Что делать, если контрагент прислал свой акт, и он не совпадает с моим?
Не подписывайте документ сразу. Сверьте начальное сальдо, затем построчно сопоставьте документы и найдите позиции, которые есть только в одном из актов. Расхождения оформите протоколом разногласий или верните акт контрагенту с комментариями, а после согласования сформируйте корректную версию.
Нужно ли сверяться с контрагентом, если задолженности нет?
Формально обязанности нет, но нулевой акт полезен как подтверждение отсутствия взаимных претензий — особенно при завершении сотрудничества или перед аудитом. Сформируйте акт за период с нулевым сальдо и отправьте на подписание: это займет минимум времени и закроет вопрос по расчетам.