Как сделать акт сверки в 1С УНФ: пошаговая инструкция

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов между вашей компанией и контрагентом на определенную дату. В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) он формируется автоматически на основе проведенных документов: отгрузок, оплат, возвратов и корректировок. Задача пользователя — правильно заполнить параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.

Типовая ситуация: бухгалтеру нужно сверить расчеты с покупателем за квартал, чтобы стороны подтвердили отсутствие задолженности или зафиксировали ее сумму. В УНФ для этого есть штатный документ «Сверка взаиморасчетов» (в разных релизах — «Акт сверки взаиморасчетов»), который находится в разделе продаж или расчетов с контрагентами.

Ниже — пошаговый порядок создания акта сверки, разбор настроек, способы устранения расхождений и типичные ошибки, из-за которых контрагент отказывается подписывать документ.

Где находится акт сверки в УНФ и что нужно подготовить

В зависимости от релиза УНФ документ сверки расположен в разделе «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов» либо в подсистеме расчетов с контрагентами. Если пункта нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки видимости разделов — у пользователя с ограниченными правами список документов может быть скрыт.

Перед созданием акта убедитесь, что в базе корректно заведены данные: контрагент существует в справочнике, по нему создан договор (если ведется учет по договорам), все отгрузки и оплаты за период проведены. Непроведенные или помеченные на удаление документы в сверку не попадут, и расхождения с данными контрагента почти гарантированы.

Также заранее договоритесь с контрагентом о периоде сверки и о том, в разрезе чего сверяться: по договору в целом, по конкретным заказам или по всем договорам сразу. Это определит настройки отбора в документе.

Пошаговое создание документа сверки

Откройте список «Сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента, договор и период сверки — даты начала и окончания. Период лучше согласовать с контрагентом заранее, чаще всего сверяют квартал, полугодие или год.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (в некоторых версиях — «Заполнить по данным учета»). Программа соберет все проведенные документы по выбранному контрагенту за указанный период: реализации, поступления оплаты, возвраты, корректировки — и сформирует табличную часть с оборотами и сальдо.

Проверьте сальдо на начало периода: оно должно совпадать с конечным сальдо предыдущей сверки. Если начальное сальдо неверное, причина обычно в документах, проведенных задним числом после прошлой сверки, либо в ручных операциях по взаиморасчетам.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подтянет документы и рассчитает сальдо
4. 4
   Сверьте начальное и конечное сальдо с предыдущим актом и отчетом по взаиморасчетам
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»

Настройки заполнения и отборы

В документе сверки обычно доступны параметры, влияющие на состав данных: разбивка по договорам, по заказам/счетам, включение расчетов в валюте, детализация до отдельных документов. Если с контрагентом несколько договоров, удобнее формировать один акт с группировкой по договорам — так контрагенту проще проверять.

Если взаиморасчеты ведутся в валюте, обратите внимание, в какой валюте формируется акт. Обычно сверку делают в валюте договора, чтобы суммы совпадали с первичными документами. Пересчет в рубли по курсу может дать расхождения, которые не являются ошибкой, но вызовут вопросы у контрагента.

Проверьте, что в отбор не попали лишние операции: например, взаимозачеты или списания задолженности, о которых контрагент не знает. Такие операции лучше предварительно оформить официально и уведомить вторую сторону, иначе акт не подпишут.

Проверка результата и работа с расхождениями

После заполнения сравните данные акта с отчетом «Взаиморасчеты с контрагентами» (или «Задолженность покупателей») за тот же период. Сальдо должно совпадать до копейки. Если суммы различаются, чаще всего причина в разных отборах: отчет построен по всем договорам, а акт — по одному.

Если контрагент вернул акт со своими расхождениями, разбирайте их построчно. Типичные причины: оплата прошла в вашей базе одной датой, а у контрагента — другой; отгрузка не отражена у одной из сторон; разные курсы валют; незакрытые авансы, которые одна сторона отнесла к другому договору.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Сумма отличается — есть документы, проведенные задним числом

Конечное сальдо в акте

Норма

Равно сальдо отчета по взаиморасчетам за тот же период и тем же отбором

Тревожный признак

Расхождение — проверьте отборы по договору и организации

Состав документов

Норма

Все отгрузки и оплаты за период присутствуют в табличной части

Тревожный признак

Документ отсутствует — он не проведен или помечен на удаление

Печать и отправка контрагенту

Проведите документ сверки и нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». В печатной форме выводятся реквизиты сторон, период, таблица оборотов и итоговое сальдо с расшифровкой «долг за контрагентом» или «долг за организацией». Проверьте, что в карточке организации и контрагента заполнены полные наименования и реквизиты — пустые поля в акте выглядят непрофессионально и могут стать поводом для отказа в подписании.

Акт можно сохранить в PDF и отправить контрагенту по электронной почте или через ЭДО, если обмен настроен. При обмене через операторов ЭДО акт сверки передается как неформализованный документ с подписью. После подписания второй стороной отметьте в документе статус согласования, если такой реквизит используется в вашей версии УНФ.

Если данных в акте нет или они неверные

Пустая табличная часть после нажатия «Заполнить» означает, что по выбранному отбору нет проведенных документов. Проверьте: правильно ли выбраны организация и договор, не слишком ли узкий период, ведется ли учет по этому контрагенту вообще. Быстрая проверка — построить отчет по взаиморасчетам с тем же контрагентом за тот же период.

Если акт заполнен, но суммы вызывают сомнения, расшифруйте обороты до документов и сверьте каждую строку с первичкой. Ручные корректировки взаиморасчетов (документы «Корректировка долга», «Взаимозачет») часто становятся источником неожиданных сумм — проверьте их в первую очередь.

Частые вопросы

Можно ли сделать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Штатный документ сверки создается по одному контрагенту. Для массовой подготовки актов используют обработки или формируют документы последовательно по списку дебиторов из отчета по задолженности.

Почему сальдо в акте не совпадает с отчетом по взаиморасчетам?

Почти всегда причина в разных отборах: разные договоры, организации или период. Постройте отчет с отбором, полностью повторяющим параметры акта, — суммы должны сойтись.

Нужно ли проводить документ сверки?

Да, документ следует провести, чтобы он хранился в журнале с зафиксированными данными. На взаиморасчеты сам акт не влияет — он не формирует движений по долгам.

Как сверить расчеты по валютному договору?

Формируйте акт в валюте договора, чтобы суммы совпадали с первичными документами контрагента. Рублевые эквиваленты при сверке обычно не используют из-за курсовых разниц.

Что делать, если контрагент не подписывает акт из-за расхождений?

Запросите у контрагента его расшифровку оборотов и сравните построчно со своей. Расхождения фиксируйте в акте отдельными строками или протоколом разногласий, после урегулирования сформируйте новый акт.

Можно ли изменить печатную форму акта?

Да, через механизм внешних печатных форм или редактирование макета, если у вас есть права и навыки. Для разовых правок проще выгрузить акт в табличный документ и отредактировать вручную до печати.