Как сделать акт сверки в 1С УНФ: пошаговая инструкция

Акт сверки взаиморасчетов в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) формируется специальным документом, который автоматически собирает данные о продажах, оплатах и возвратах по контрагенту за выбранный период. Это избавляет от ручного сбора оборотов по отчетам и снижает риск арифметических ошибок при сверке с покупателем или поставщиком.

Документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Продажи» (для покупателей) или «Закупки» (для поставщиков), а также доступен через общий список документов в разделе «Компания» в зависимости от настроек интерфейса вашей версии. Документ заполняется автоматически по данным учета, но позволяет вручную скорректировать состав операций и зафиксировать расхождения.

Перед созданием акта убедитесь, что по контрагенту введены все первичные документы за сверяемый период: отгрузки, поступления, оплаты, возвраты и корректировки. Если часть документов не проведена или попала в базу позже, сверка покажет неполную картину, и контрагент получит акт с неверным сальдо.

Где находится документ сверки и что подготовить заранее

В типовой конфигурации УНФ документ «Сверка взаиморасчетов» доступен в разделе «Продажи» в группе документов по расчетам с покупателями. Если вы сверяетесь с поставщиком, тот же документ можно создать из раздела «Закупки». В некоторых версиях программы журнал сверок также выводится через раздел «Компания» — «Все документы» с отбором по виду документа.

Перед созданием акта выполните три подготовительных действия. Во-первых, проверьте, что по контрагенту проведены все документы за период сверки: непроведенные документы в акт не попадут. Во-вторых, убедитесь, что в карточке контрагента корректно заполнены наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные подтягиваются в печатную форму. В-третьих, определите, по какому договору сверяетесь: если с контрагентом несколько договоров, сверку корректнее делать по каждому отдельно.

Пошаговое создание акта сверки

Откройте журнал сверок и нажмите «Создать». В шапке документа последовательно заполните поля: организация (от чьего имени сверка), контрагент, договор (если сверка по конкретному договору) и период сверки — даты начала и окончания. Валюта подставляется из договора; для расчетов в рублях оставьте значение по умолчанию.

Нажмите кнопку «Заполнить» (в зависимости от версии — «Заполнить по данным учета»). Программа соберет в табличную часть все документы расчетов за период: начальное сальдо, реализации, поступления, оплаты, возвраты и конечное сальдо. Каждая строка содержит дату, номер документа и сумму по дебету или кредиту.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и создайте документ «Сверка взаиморасчетов»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте состав попавших в акт документов
4. 4
   Сверьте итоговое сальдо с отчетом по расчетам с контрагентом
5. 5
   Распечатайте акт в двух экземплярах и запишите документ
6. 6
   Передайте акт контрагенту и при возврате зафиксируйте расхождения

После заполнения сравните итоговое сальдо в акте с сальдо по отчету «Расчеты с покупателями» или «Расчеты с поставщиками» на ту же дату. Значения должны совпасть. Если не совпадают — ищите причину до отправки акта контрагенту: чаще всего это документы по другому договору или другой организации базы.

Как проверить состав и сальдо акта

Автоматическое заполнение не гарантирует, что в акт попало именно то, что нужно. Пройдитесь по табличной части и убедитесь, что в ней нет лишних документов (например, по другому договору) и не пропущены значимые операции. Удобный способ проверки — открыть отчет «Ведомость расчетов с контрагентами» за тот же период и сопоставить обороты.

Обратите внимание на знак сальдо. Долг покупателя перед вами и ваш долг перед поставщиком отражаются с разных сторон. Если в акте видите сальдо с неожиданным знаком, проверьте, не перепутаны ли дебет и кредит при ручном редактировании строк, и нет ли незакрытых авансов, которые вы забыли учесть при анализе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в акте и в отчете по расчетам на ту же дату

Норма

Значения совпадают до копейки

Тревожный признак

Есть разница — ищите документы по другому договору или организации

Состав табличной части

Норма

Все реализации и оплаты периода присутствуют, лишних строк нет

Тревожный признак

Пропущены документы или попали чужие операции

Сальдо на начало периода

Норма

Равно конечному сальдо предыдущей сверки

Тревожный признак

Начальное сальдо отличается — задним числом изменили документы прошлого периода

Печать и передача акта контрагенту

Для печати используйте кнопку «Печать» в документе и выберите форму «Акт сверки взаиморасчетов». Печатная форма содержит реквизиты обеих сторон, период, таблицу операций, итоговое сальдо и текстовую расшифровку задолженности прописью. Проверьте, что в форму подтянулись актуальные реквизиты организации и контрагента.

Акт распечатывается в двух экземплярах: один остается у вас, второй передается контрагенту для подтверждения. Подписывает акт уполномоченное лицо — обычно руководитель или бухгалтер по доверенности. При электронном документообороте акт можно отправить через сервисы ЭДО, если они подключены к вашей базе.

Работа с расхождениями при ответе контрагента

Контрагент может вернуть акт с отметками о расхождениях: у него есть документы, которых нет у вас, или наоборот. В УНФ такие расхождения фиксируются прямо в документе сверки — в табличной части можно добавить строки по данным контрагента, чтобы акт показывал обе стороны и разницу.

Типичные причины расхождений: документ оплаты проведен у контрагента в одном периоде, а у вас в другом; накладная потерялась и не введена в базу; различается сумма из-за скидки или корректировки. По каждой расходящейся строке запросите у контрагента копию первичного документа и решите, чей учет требует исправления. Не «подгоняйте» акт под данные контрагента без первички — это создает риск искажения учета.

Ограничения и альтернативные способы сверки

Документ «Сверка взаиморасчетов» работает только с расчетами по контрагентам, введенным штатными документами УНФ. Если часть операций отражена внешними загрузками или ручными операциями, проверьте, что они корректно формируют задолженность, иначе в акт они не попадут.

Для быстрой внутренней проверки без оформления официального акта используйте отчеты: «Расчеты с покупателями», «Расчеты с поставщиками» или «Ведомость расчетов с контрагентами» с детализацией по документам. Они показывают те же обороты, но не заменяют подписанный акт — юридическую силу имеет именно двусторонне подписанный документ сверки.

Сравнение вариантов

Документ «Сверка взаиморасчетов»

Официальный акт для подписания с контрагентом; требует корректного заполнения шапки и проверки состава

Отчет по расчетам с детализацией

Быстрый внутренний контроль сальдо и оборотов; не является двусторонним документом и не подходит для официальной сверки

Частые вопросы

Почему в акт сверки не попал документ оплаты?

Чаще всего документ не проведен, проведен другой датой (за пределами периода сверки) или оформлен по другому договору либо другой организации. Откройте документ, проверьте дату, договор и организацию, затем перезаполните акт.

Можно ли сделать сверку сразу по всем договорам контрагента?

Да, если оставить поле договора пустым, акт соберет операции по всем договорам контрагента. Однако при наличии нескольких договоров удобнее сверяться по каждому отдельно — так проще определить, по какой поставке числится долг.

Что делать, если сальдо в акте не совпадает с отчетом по расчетам?

Проверьте отборы в обоих местах: организацию, контрагента, договор и дату. Если отборы одинаковые, а разница осталась — ищите ручные правки в табличной части акта или документы, введенные после заполнения акта задним числом.

Можно ли отредактировать строки акта вручную?

Табличная часть допускает ручное редактирование, например для добавления строк по данным контрагента при расхождениях. Но исправлять суммы своих операций нужно в первичных документах, а не в акте — иначе акт разойдется с учетом.

Имеет ли акт сверки юридическую силу без подписи контрагента?

Односторонне составленный акт является лишь отражением ваших данных учета. Документальное значение для подтверждения задолженности акт приобретает после подписания обеими сторонами, поэтому важно получить от контрагента подписанный второй экземпляр.

Как свериться, если расчеты велись в валюте?

Укажите в шапке акта договор с валютными расчетами — акт сформируется в валюте договора. Для контроля рублевого эквивалента дополнительно используйте отчеты по расчетам, где можно вывести суммы в валюте регламентированного учета.