Как сделать акт сверки в 1С Розница

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на конкретную дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какой остаток долга. В 1С:Розница ситуация с этим документом неоднозначная: конфигурация ориентирована на розничную торговлю, а не на полноценный бухгалтерский учет, поэтому типового документа «Акт сверки взаиморасчетов», как в 1С:Бухгалтерии или Управлении торговлей, в базовой поставке нет.

Тем не менее задача решаема. Данные о задолженности покупателей и расчетах с поставщиками в Рознице хранятся, и на их основе можно получить сверку тремя путями: через встроенные отчеты по расчетам, через внешнюю обработку с печатной формой акта сверки или через интеграцию с 1С:Бухгалтерией, где акт формируется штатно. Выбор зависит от того, как ведется учет в вашей организации и для каких целей нужен документ.

Ниже разобраны все три варианта с конкретными действиями, условиями применения и способами проверки результата. Отдельно описаны типичные ошибки: расхождения из-за непроведенных документов, неверно выбранного периода и путаницы между данными Розницы и бухгалтерской базы.

Какие данные о расчетах есть в 1С Розница

Прежде чем формировать акт, важно понимать, где в программе живут данные для сверки. В Рознице расчеты с покупателями возникают при продаже в долг или по безналичной оплате с отсрочкой: документ «Реализация товаров» фиксирует отгрузку, а оплата регистрируется через «Поступление оплаты от клиента» или кассовые документы. Расчеты с поставщиками формируют документы «Поступление товаров» и «Оплата поставщику».

Все движения по долгам попадают в регистры расчетов, на основе которых строятся отчеты. Если документ оплаты не проведен или проведен не тем периодом, в сверку он не попадет — это самая частая причина расхождений с контрагентом. Поэтому перед формированием акта стоит убедиться, что все документы за период сверки проведены и даты в них корректны.

Учтите ограничение: Розница ведет управленческий учет расчетов, а не бухгалтерский. Сальдо по отчетам Розницы может отличаться от сальдо на счетах 60 и 62 в бухгалтерской программе из-за различий в моменте признания операций. Для юридически значимой сверки ориентир — данные бухгалтерского учета.

Вариант 1: сверка через встроенные отчеты Розницы

Самый быстрый способ получить картину расчетов — встроенные отчеты. Для покупателей откройте раздел «Продажи» или «Финансы» (в зависимости от версии конфигурации) и найдите отчет «Ведомость расчетов с клиентами» либо «Задолженность клиентов». Для поставщиков аналогично используются отчеты по расчетам с поставщиками в разделе закупок или финансов.

Порядок действий: откройте отчет, установите период сверки, в отборе укажите конкретного контрагента, сформируйте. Отчет покажет начальное сальдо, все отгрузки и оплаты за период и конечную задолженность. Этого достаточно для внутренней сверки и предварительного звонка контрагенту.

Ограничение способа: отчет — это не акт. Он не содержит реквизитов сторон, места для подписей и формулировок о подтверждении долга. Отправлять контрагенту такую ведомость как официальный акт сверки нельзя, но в качестве рабочего документа для выявления расхождений она полностью подходит.

1. 1
   Откройте раздел «Финансы» (или «Продажи») и найдите отчет по расчетам с клиентами или поставщиками
2. 2
   Установите период сверки и отбор по контрагенту
3. 3
   Сформируйте отчет и сверьте начальное сальдо с прошлым актом
4. 4
   Построчно сравните операции с данными контрагента
5. 5
   Зафиксируйте расхождения и найдите документы, которые их вызвали

Вариант 2: внешняя печатная форма акта сверки

Если нужен именно официальный документ из Розницы, используется внешняя обработка — файл с расширением .epf, который добавляет печатную форму акта сверки с реквизитами, таблицей операций и подписями. Такие обработки разрабатываются под конкретную версию конфигурации: форма для Розницы 2.2 может не заработать на 2.3 или 3.0 без доработки.

Подключение выполняется через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Перед этим нужно включить саму возможность использования дополнительных обработок в настройках. Загруженный файл проходит проверку безопасности, после чего его можно назначить на справочник контрагентов или вызывать из списка обработок.

Работа с обработкой строится так: указываете организацию, контрагента, период и при необходимости договор — обработка собирает данные из регистров расчетов и выводит готовый акт на печать. Обязательно проверьте первый сформированный акт сверкой вручную по отчету о расчетах: обработки сторонних разработчиков иногда неверно учитывают возвраты или корректировки.

Вариант 3: акт сверки через 1С Бухгалтерию

Наиболее корректный путь для юридически значимой сверки — сформировать акт в 1С:Бухгалтерии, куда из Розницы регулярно выгружаются документы. Типовая синхронизация переносит реализации, поступления, оплаты и возвраты, поэтому в бухгалтерской базе есть все данные для акта.

В 1С:Бухгалтерии откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» (в некоторых версиях — через раздел «Покупатели»/«Поставщики»). Создайте новый акт, укажите контрагента, период и организацию, нажмите «Заполнить» — программа подтянет все проведенные документы по расчетам. Затем акт выводится на печать по типовой форме.

Ключевое условие: синхронизация между Розницей и Бухгалтерией должна быть выполнена за весь период сверки. Если часть документов еще не выгружена, акт в Бухгалтерии покажет неполные данные. Проверьте дату последнего обмена и при необходимости запустите синхронизацию вручную перед формированием акта.

Три способа получить акт сверки

Отчет по расчетам в Рознице

Быстро и без настройки. Подходит для внутренней сверки, но не является официальным документом

Внешняя печатная форма (.epf)

Официальный акт прямо из Розницы. Требует подключения обработки под вашу версию и проверки корректности расчетов

Акт в 1С:Бухгалтерии

Наиболее корректно для юридических целей. Требует настроенной и актуальной синхронизации между базами

Как проверить акт перед отправкой контрагенту

Сформированный акт нельзя отправлять без проверки. Первый контроль — начальное сальдо: оно должно совпадать с конечным сальдо предыдущего подписанного акта. Если предыдущей сверки не было, начальное сальдо должно быть нулевым на дату начала сотрудничества либо подтверждено первичными документами.

Второй контроль — построчная сверка операций. Каждая строка акта должна опираться на проведенный документ: реализацию, поступление, оплату, возврат. Если в акте есть сумма, которой нет в отчете по расчетам, или наоборот — ищите непроведенный документ, документ другого периода или дубль.

Третий контроль — конечное сальдо и его знак. Убедитесь, что задолженность показана с правильной стороны: долг покупателя перед вами и ваш долг перед поставщиком — разные позиции, и их смешение в акте делает документ бессмысленным. Сверьте итог с отчетом о задолженности на ту же дату.

Контрольные точки

Контрольные точки акта сверки

Начальное сальдо

Норма

Совпадает с конечным сальдо прошлого акта или равно нулю

Тревожный признак

Отличается без документального объяснения

Состав операций

Норма

Каждая строка подтверждается проведенным документом

Тревожный признак

Есть суммы без документов или документы-дубли

Конечное сальдо

Норма

Совпадает с отчетом о задолженности на дату сверки

Тревожный признак

Разница с отчетом, непонятная сторона долга

Реквизиты

Норма

Верные наименования, ИНН, период, подписи сторон

Тревожный признак

Устаревшие реквизиты, отсутствует период сверки

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего расхождения в сверке возникают не из-за программы, а из-за состояния данных. Непроведенные документы оплаты — лидер среди причин: деньги получены, кассовый ордер создан, но не проведен, и акт показывает завышенный долг. Перед сверкой полезно сформировать отчет по расчетам с детализацией до документа и пройтись по списку.

Вторая группа ошибок — период и отборы. Сверка «по состоянию на дату» и сверка «за период» дают разные цифры: в первом случае показывается только сальдо, во втором — все обороты. Контрагент, получивший акт без оборотов, не сможет его проверить и вернет с замечаниями. Указывайте полный период, за который подтверждаются расчеты.

Третья группа — рассинхронизация баз. Если акт формируется в Бухгалтерии, а часть продаж осталась в Рознице из-за ошибки обмена, акт будет неполным. Признак проблемы: сумма по акту меньше данных отчета Розницы на те же операции. Решение — проверить журнал синхронизации, устранить ошибки обмена и сформировать акт заново.

FAQ: частые вопросы об акте сверки в 1С Розница

Есть ли в 1С Розница штатный документ «Акт сверки взаиморасчетов»?

Нет, в типовой поставке Розницы такого документа нет — конфигурация предназначена для оперативного торгового учета. Для официальной сверки используют отчеты по расчетам как основу, внешнюю печатную форму или формируют акт в 1С:Бухгалтерии после выгрузки данных.

Почему сумма в акте не совпадает с отчетом о задолженности?

Основные причины: непроведенные документы, документы с датой вне периода сверки, возвраты, не учтенные обработкой, или формирование акта в бухгалтерской базе до завершения обмена с Розницей. Сравните акт с детальным отчетом по расчетам до документа — разница покажет проблемную операцию.

Можно ли сформировать акт сверки только по одному договору с контрагентом?

Да, если в учете расчеты ведутся в разрезе договоров. В отчетах Розницы и при заполнении акта в Бухгалтерии добавьте отбор по договору. Если договоры в программе не используются, сверка будет сформирована по контрагенту в целом.

Как сверить расчеты, если покупатель расплачивался частями и в кассу, и на счет?

Оба вида оплаты попадают в регистры расчетов, но через разные документы: кассовые — через приходные ордера или оплату в чеке, безналичные — через поступление на расчетный счет. Проверьте, что оба типа документов проведены за период сверки, иначе часть оплат в акт не попадет.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Сам по себе распечатанный из программы акт — нет. Юридическое значение документ приобретает после подписания обеими сторонами: он подтверждает признание долга и влияет на срок исковой давности. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому типовая печатная форма 1С приемлема, если содержит реквизиты сторон, период, перечень операций и итоговое сальдо.

Что делать, если контрагент не согласен с данными акта?

Запросите у контрагента его расшифровку расчетов и сравните построчно со своим отчетом по документам. Обычно расхождение сводится к нескольким операциям: оплате, проведенной в разных периодах у сторон, или неотраженному возврату. Спорные строки помечаются в акте как разногласия — это нормальная практика, а не повод переделывать документ целиком.