Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать акт сверки в 1С по нескольким договорам
Пошаговая инструкция: как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С сразу по нескольким договорам контрагента, настройки, проверка и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С формируется по конкретному контрагенту, и когда с одним партнером заключено несколько договоров, возникает вопрос: сводить все в один документ или делать отдельный акт по каждому договору. Стандартный документ «Акт сверки взаиморасчетов» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей» позволяет оба варианта — все зависит от того, как заполнено поле «Договор».
Если поле договора оставить пустым (или выбрать вариант «по всем договорам», если он доступен в вашей конфигурации), программа соберет в акт все взаиморасчеты с контрагентом по всем заключенным договорам. В табличной части операции будут сгруппированы по договорам, и контрагент увидит расшифровку по каждому из них. Если же договор указан конкретный — в акт попадут только операции по нему.
Ниже разберем, как правильно настроить документ, какие нюансы учесть в разных конфигурациях, как проверить результат и чего избегать, чтобы акт не пришлось переделывать после возражений контрагента.
Когда сводить договоры в один акт, а когда делать отдельные
Единый акт по всем договорам удобен, когда контрагент просит сверить задолженность в целом, когда договоры однотипные (например, несколько договоров поставки) или когда перед контрагентом нужно показать общее сальдо для расчетов, допсоглашений или судебной претензии. Один документ быстрее согласовать и подписать.
Отдельные акты по каждому договору нужны, если договоры разноплановые (поставка и аренда), если по одному из договоров идет спор и смешивать его с остальными нельзя, или если контрагент ведет учет строго по договорам и требует сверку в таком же разрезе. Также отдельные акты удобнее, когда сальдо по одному договору дебетовое, а по другому кредитовое — в сводном акте они могут «схлопнуться», и картина станет менее прозрачной.
Как выбрать вариант сверки
Формирование сводного акта по всем договорам
Порядок действий в «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и «1С:Управление торговлей 11» практически одинаков. Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» (в Бухгалтерии — раздел «Покупки» → «Акты сверки расчетов» либо «Продажи» → «Акты сверки расчетов»; также документ доступен через «Все функции» → «Документы»).
Создайте новый документ. Заполните организацию, контрагента и период сверки. Поле «Договор» оставьте пустым — именно это ключевой момент. Затем нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным учета». Программа подберет все документы расчетов с контрагентом за указанный период по всем договорам.
В табличной части «По данным организации» операции будут сгруппированы с указанием договора в каждой строке или в отдельной колонке (зависит от конфигурации). В «1С:Бухгалтерии» также можно включить настройку вывода договора в печатной форме через кнопку «Еще» или параметры печати — проверьте, что в готовом акте договоры видны, иначе контрагенту будет сложно сверять.
- 1Откройте список «Акты сверки расчетов» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3Оставьте поле «Договор» пустым
- 4Нажмите «Заполнить по данным учета» и проверьте состав табличной части
- 5Убедитесь, что в печатной форме видна разбивка по договорам
- 6Распечатайте акт или отправьте контрагенту в электронном виде
Отдельные акты по каждому договору
Если решено делать сверку по договорам раздельно, создайте столько документов «Акт сверки взаиморасчетов», сколько договоров участвует в сверке. В каждом документе укажите один и тот же период, но разные договоры в поле «Договор».
Чтобы ускорить работу, используйте копирование: сформируйте первый акт, затем через «Еще» → «Скопировать» создайте следующий и поменяйте только договор, после чего заново нажмите «Заполнить по данным учета» — старые строки при этом будут очищены и заменены данными по новому договору.
Пронумеруйте акты понятным образом и в сопроводительном письме перечислите, по каким договорам направлены документы. Это снизит риск того, что контрагент подпишет только часть актов, а по остальным сверка «зависнет».
Настройки, влияющие на состав акта
На результат заполнения влияет несколько параметров. Во-первых, счета учета расчетов: в документе можно указать, по каким счетам (60, 62, 66, 67, 76 и др.) собирать данные. Если с контрагентом есть расчеты по займам или претензиям, добавьте соответствующие счета, иначе эти суммы в акт не попадут.
Во-вторых, флажок «Разбить по договорам» или аналогичная настройка печатной формы — в разных релизах она называется по-разному. Без нее сводный акт может вывести операции общим списком без группировки, что затруднит сверку.
В-третьих, валюта расчетов. Если часть договоров валютная, акт формируется в валюте регламентированного учета (рублях) с пересчетом по курсу на дату операций. Убедитесь, что контрагент сверяется в той же валюте, иначе суммы не сойдутся из-за курсовых разниц.
Проверка результата перед отправкой контрагенту
Прежде чем подписывать акт, сверьте итоговое сальдо с данными учета. Самый надежный способ — сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (62 или 60) с группировкой по контрагенту и договорам на конец периода сверки и сопоставить сальдо по каждому договору с итогами акта.
Дополнительно проверьте «Анализ субконто» по контрагенту с видом субконто «Договоры» — этот отчет покажет, все ли договоры с ненулевым оборотом попали в акт. Если в отчете есть договор с оборотами, которого нет в акте, значит, он отфильтрован настройками счетов или по нему указан другой тип расчетов.
Обратите внимание на начальное сальдо в акте: оно должно совпадать с конечным сальдо предыдущей сверки. Расхождение на старте периода — типичная причина, по которой контрагент отказывается подписывать документ.
Как проверить акт перед отправкой
Суммы совпадают до копейки
Есть расхождения — ищите непроведенные или измененные документы
Все договоры с оборотами присутствуют
Договор с оборотами отсутствует — проверьте настройки счетов
Равно конечному сальдо прошлой сверки
Не совпадает — были изменения задним числом
Видна разбивка по договорам и итоговое сальдо
Операции свернуты без договоров — включите группировку
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — забыть очистить поле «Договор» и сформировать акт только по одному договору, считая его сводным. Второе место занимает ситуация, когда часть расчетов оформлена не по договору, а по документу расчетов напрямую или через «прочие» операции — такие суммы могут не попасть в акт.
Еще одна проблема — изменение документов задним числом после того, как акт уже подписан контрагентом. Это ломает преемственность сверок: следующая сверка начнется с сальдо, которое не совпадает с прошлым актом. Перед отправкой акта убедитесь, что период закрыт для редактирования или что изменения в нем исключены.
Учтите ограничение: стандартный акт сверки не заменяет первичные документы и сам по себе не всегда признается доказательством задолженности в суде без подтверждающих накладных и счетов-фактур. Акт — это инструмент фиксации состояния расчетов, а не основание возникновения долга.
Если сверка с контрагентом проводится регулярно, сохраните настройки акта (состав счетов, вариант группировки) и используйте одинаковый формат каждый раз. Контрагенты охотнее подписывают документы привычной структуры, а расхождения в таком случае выявляются быстрее.
Что делать, если данные не сходятся
Если контрагент вернул акт с расхождениями, запросите у него акт с его стороны или расшифровку спорных сумм. В 1С сформируйте отчет «Обороты между субконто» или карточку счета по договору и построчно сопоставьте с данными контрагента.
Чаще всего причины расхождений такие: непроведенный или помеченный на удаление документ, разница в датах (отгрузка в одном периоде, оплата в другом), неотфактурованные поставки, а также документы, созданные вручную операцией без привязки к договору. После исправления учетных данных сформируйте акт заново за тот же период.
Частые вопросы
Можно ли в одном акте показать итоговое сальдо по всем договорам?
Да. При пустом поле «Договор» акт покажет операции по всем договорам и итоговое сальдо по контрагенту в целом. Если нужны и сальдо по каждому договору, и общий итог — убедитесь, что в печатной форме включена группировка по договорам, тогда итоги будут выведены по каждой группе и в целом.
Почему в акт не попал один из договоров?
Наиболее вероятные причины: расчеты по этому договору ведутся на счете, не включенном в настройки акта; по договору не было оборотов за период и нулевое сальдо; либо документы по договору не проведены. Проверьте «Анализ субконто» по контрагенту — он покажет, есть ли движения по договору и на каком счете.
Как сверить расчеты, если часть договоров в валюте?
Стандартный акт формируется в валюте регламентированного учета (рублях), валютные операции пересчитываются по курсу на дату документа. Согласуйте с контрагентом валюту сверки заранее. Если контрагент сверяет в валюте, используйте отчеты по валютным суммам и приложите их расшифровку к акту.
Можно ли сформировать акты по всем договорам пакетно, одной командой?
В типовых конфигурациях штатной групповой обработки актов сверки по договорам обычно нет — документы создаются по одному, удобно через копирование. Если актов много, задачу решают внешними обработками или доработкой, но это уже работа для специалиста по 1С.
Что делать, если контрагент требует сверку в разрезе счетов-фактур, а не документов?
Табличная часть акта заполняется по документам расчетов (реализациям, поступлениям, оплатам). Если нужна детализация по счетам-фактурам, убедитесь, что счета-фактуры введены на основании отгрузочных документов и их номера корректны, либо приложите к акту реестр счетов-фактур из отчета «Журнал счетов-фактур».
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Закон не обязывает стороны проводить и подписывать сверку, если это не предусмотрено договором. Однако подписанный акт фиксирует состояние расчетов, может прерывать срок исковой давности при признании долга и упрощает доказывание в спорах, поэтому регулярная сверка — полезная практика.
Что важно запомнить
Сводный акт по нескольким договорам делается через пустое поле «Договор» в документе «Акт сверки взаиморасчетов». Перед отправкой сверьте сальдо с ОСВ, проверьте состав счетов и разбивку по договорам в печатной форме. При спорных или разноплановых договорах формируйте отдельные акты.