Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать акт сверки в 1С Комплексная автоматизация
Пошаговая инструкция, как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С Комплексная автоматизация: настройки, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату. В 1С:Комплексная автоматизация он формируется автоматически на основании учетных данных, но корректность результата зависит от полноты введенных документов и правильных настроек.
Ниже разобран пошаговый порядок формирования акта сверки, способы проверить расхождения и типичные ситуации, когда документ показывает неверные данные. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Комплексная автоматизация 2», но логика применима и к более ранним редакциям с небольшими отличиями в названиях команд.
Где находится акт сверки в программе
В комплексной автоматизации есть два рабочих пути формирования акта сверки. Первый — документ «Сверка взаиморасчетов», который хранится в базе, фиксирует результат сверки и позволяет зафиксировать расхождения. Он доступен в разделах «Продажи» и «Закупки» (подраздел «Документы» или «Сервис» в зависимости от настройки интерфейса).
Второй путь — отчет «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом», который формируется без сохранения документа и подходит для быстрой разовой сверки. Отчет ищите через раздел «Отчеты» или через глобальный поиск по названию.
Если сверка проводится регулярно и по ней нужен документооборот (подписание, хранение, отметка о согласовании), используйте документ «Сверка взаиморасчетов». Для разовой проверки перед закрытием периода достаточно отчета.
Документ или отчет
Сохраняется в базе, фиксирует расхождения, подходит для официальной сверки с подписанием
Быстрое формирование без сохранения; подходит для внутренней проверки, но не фиксирует договоренности
Подготовка: что проверить до формирования
Перед формированием акта убедитесь, что в базе введены все первичные документы по контрагенту за сверяемый период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Непроведенный или отсутствующий документ — самая частая причина расхождений.
Проверьте, что документы отражаются в регламентированном учете, если сверка ведется по бухгалтерским данным. В комплексной автоматизации документ может быть проведен в оперативном учете, но не отражен в регламентированном — например, из-за незакрытых заданий к распределению или незаполненной учетной политики.
Также сверьте реквизиты контрагента: акт формируется по конкретному контрагенту, и если один и тот же партнер заведен в справочнике дважды (дубли), задолженность «размазывается» по двум карточкам, и акт по каждой из них будет неверным.
Пошаговое формирование документа «Сверка взаиморасчетов»
Откройте раздел «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов» (или «Закупки» → аналогичный пункт, если сверяетесь с поставщиком). Нажмите «Создать» и заполните поля документа.
Укажите организацию, от имени которой ведется сверка, контрагента и период сверки. При необходимости ограничьте сверку конкретным договором — это полезно, когда с одним контрагентом ведется несколько независимых направлений расчетов.
После заполнения шапки нажмите команду заполнения табличной части по данным учета. Программа подберет все документы расчетов за период: реализации, поступления, оплаты, корректировки. Проверьте, что табличная часть заполнилась, и сальдо на конец периода соответствует вашим ожиданиям.
- 1Откройте «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, период и при необходимости договор
- 3Нажмите «Заполнить по данным учета» для загрузки документов расчетов
- 4Проверьте сальдо на конец периода и расхождения
- 5Распечатайте акт через кнопку «Печать» и передайте контрагенту
- 6После ответа контрагента зафиксируйте расхождения и установите статус сверки
Работа с расхождениями
Документ «Сверка взаиморасчетов» позволяет ввести данные контрагента отдельно от данных вашей учетной системы. Когда контрагент присылает свою версию акта, внесите его данные в соответствующую часть документа — программа автоматически покажет расхождения по строкам.
Типичные причины расхождений: документ есть у вас, но отсутствует у контрагента (например, он не получил счет-фактуру); оплата проведена разными датами из-за банковских выходных; у контрагента заведен договор с другими реквизитами. Каждую расходящуюся строку нужно разобрать по первичным документам.
Не корректируйте учетные данные «под акт контрагента» без проверки первички. Если расхождение вызвано ошибкой в вашей базе — исправляйте исходный документ, а не акт сверки. Акт лишь фиксирует состояние расчетов, он не является основанием для бухгалтерских записей.
Печать и оформление акта
Печатная форма акта вызывается кнопкой «Печать» из документа или отчета. В типовой форме указываются реквизиты обеих сторон, период сверки, перечень документов и итоговое сальдо с расшифровкой: кто кому должен.
Проверьте, что в печатной форме корректно выведены полномочия подписанта и реквизиты организации. Если ваша организация работает по доверенности, данные доверенности должны быть заполнены в карточке организации или ответственного лица — иначе в акте останутся пустые поля.
Подписанный контрагентом акт храните вместе с документом сверки в базе: отсканированную копию можно прикрепить к документу через механизм присоединенных файлов. Это упростит поиск при повторных сверках и налоговых проверках.
Проверка результата и контрольные точки
После формирования акта сверьте его итоговое сальдо с отчетом «Ведомость расчетов с контрагентами» или оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчетов (60, 62, 76) за тот же период. Суммы должны совпадать при одинаковых отборах по организации и контрагенту.
Если акт сформирован по управленческим данным, а ОСВ — по регламентированным, небольшие расхождения допустимы, но их природа должна быть понятна: например, неотфактурованные поставки или разницы в отражении возвратов.
Как проверить результат
Суммы совпадают при одинаковых отборах
Разница без объяснимой причины — ищите непроведенные или дублирующие документы
Все реализации и оплаты периода присутствуют
Отсутствуют документы, которые есть в журнале — проверьте их проведение и даты
Заполнены организация, контрагент, подписант, период
Пустые поля подписанта или доверенности — заполните данные в справочниках
Ограничения и альтернативные способы
Типовой акт сверки формируется только по одному контрагенту и одной организации. Если нужна сверка по группе контрагентов (например, холдинг с несколькими юрлицами), формируйте акт по каждому юридическому лицу отдельно — объединять задолженность разных юрлиц в одном акте некорректно.
Для массовой рассылки актов в конце квартала удобнее использовать отчет с внешней обработкой рассылки или формировать акты пакетно через документы сверки по списку контрагентов с открытой задолженностью. Предварительно получите список таких контрагентов из отчета «Задолженность клиентов» или «Задолженность поставщикам».
Удобно установить в документе сверки статусы: «Сформирована», «Отправлена контрагенту», «Согласована», «Есть расхождения». Это превращает разовую процедуру в управляемый процесс и позволяет быстро увидеть, по каким контрагентам сверка зависла.
Частые вопросы
Почему акт сверки формируется пустым?
Чаще всего причина в неверных отборах: не та организация, другой договор или период. Также проверьте, что документы расчетов проведены и отражены в том учетном контуре, по которому строится акт. Если документы есть, а акт пустой — снимите ограничение по договору и сформируйте заново.
Можно ли сформировать акт сверки по нескольким договорам сразу?
Да. Если поле договора не заполнено, акт включает все расчеты с контрагентом по всем договорам. Ограничение по договору используйте только когда нужна сверка по конкретному обязательству.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Внесите данные контрагента в документ сверки, чтобы программа показала расходящиеся строки. По каждой строке поднимите первичные документы с обеих сторон. Типичные причины — разные даты оплаты, неполученные документы, различия в округлении. После разбора зафиксируйте согласованный результат.
Нужно ли подписывать акт сверки у руководителя?
Законодательно акт сверки не относится к обязательным первичным документам, поэтому требования к подписанию определяются договором и внутренними правилами. На практике акт подписывает уполномоченное лицо — руководитель, главный бухгалтер или сотрудник по доверенности. Подпись должна соответствовать указанным в акте полномочиям.
Как сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Документ сверки можно создать любой датой и за любой прошлый период — программа подберет документы по данным учета. Учтите: если после закрытия периода в нем что-то изменялось, акт будет отражать текущее состояние данных, а не то, что было на момент закрытия.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С:Комплексная автоматизация формируется через документ «Сверка взаиморасчетов» или одноименный отчет. Перед формированием проверьте полноту документов и отсутствие дублей контрагента. Расхождения исправляйте в исходных документах, а не в самом акте. Подписанный акт — юридически значимый документ, поэтому отправляйте его контрагенту только после проверки сальдо по учетным отчетам.