Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать акт сверки в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения: настройки, отчёт, проверка расхождений и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов в бюджетном учреждении чаще всего нужен при подтверждении задолженности перед контрагентами, при инвентаризации расчётов и при подготовке отчётности. В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения (ред. 1.0 и 2.0) для этого предусмотрен типовой отчёт, который автоматически собирает обороты и остатки по выбранному контрагенту и договору.
Главное условие корректного акта — правильно отражённые в программе документы: поставки, оплаты и взаимозачёты должны быть проведены по тем же счетам учёта расчётов, по которым строится сверка. Если в учёте есть «висящие» авансы или документы, проведённые задним числом, акт покажет расхождения, которых на самом деле нет.
Ниже разобран пошаговый порядок формирования акта сверки в 1С:БГУ, настройки отчёта, проверка результата и разбор типичных ситуаций: когда сальдо не сходится, когда контрагент не находится и как оформить акт для печати и подписи.
Где находится акт сверки в 1С:БГУ
В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения отчёт расположен в разделе, посвящённом расчётам с контрагентами. В редакции 1.0 путь обычно такой: меню «Расчёты» → «Отчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов». В редакции 2.0 отчёт доступен через раздел «Расчёты» или «Отчёты» → «Акт сверки расчётов с контрагентами». Точное название пункта меню может отличаться в зависимости от релиза и настроенного интерфейса.
Если отчёт не находится через меню, воспользуйтесь строкой поиска в разделе «Все функции» или «Отчёты»: введите «сверка» — система покажет все доступные варианты. Права на формирование отчёта обычно есть у ролей бухгалтера по расчётам; если отчёт не отображается, проверьте права пользователя у администратора.
Обратите внимание: акт сверки в 1С:БГУ — это именно отчёт, а не документ. Он не создаёт движений по регистрам и не влияет на учёт, поэтому формировать его можно любое количество раз без риска испортить данные.
Подготовка: что проверить перед формированием
До формирования акта убедитесь, что все первичные документы по контрагенту за сверяемый период введены и проведены: поступления услуг и материалов, платёжные поручения (в бюджетном учёте — кассовые расходы через заявки на кассовый расход), возвраты и корректировки. Непроведённый документ в отчёт не попадёт, и сальдо будет неверным.
Проверьте карточку контрагента и договор: акт строится по конкретному контрагенту, а при необходимости — с детализацией по договору. Если расчёты велись по нескольким договорам, сформируйте акт без отбора по договору, чтобы увидеть полную картину, либо отдельные акты по каждому договору — так удобнее сверять с контрагентом.
Полезно предварительно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов (302, 205, 206 и другим, которые использует ваше учреждение) с отбором по контрагенту. Она покажет, какие остатки и обороты «увидит» акт сверки, и позволит заранее заметить аномалии — например, дебетовое и кредитовое сальдо одновременно по одному контрагенту.
Как проверить готовность данных
Все поступления и оплаты проведены, нет документов с пометкой на удаление
Есть непроведённые или помеченные документы — акт покажет неполные данные
Остаток по контрагенту логичен: либо долг учреждения, либо аванс
Развёрнутое сальдо (одновременно дебет и кредит) — вероятна ошибка в зачёте авансов
Контрагент один, договоры заполнены корректно
Контрагент заведён дубликатом — расчёты размазаны по двум карточкам
Пошаговое формирование акта сверки
Откройте отчёт «Акт сверки взаиморасчётов». В шапке укажите учреждение (если в базе ведётся учёт по нескольким), контрагента, при необходимости — договор и период сверки. Период обычно соответствует отчётному: квартал, год или произвольный интервал по запросу контрагента.
Нажмите «Сформировать». Программа построит табличную часть акта: входящее сальдо на начало периода, перечень документов (поставки и оплаты с датами, номерами и суммами) и исходящее сальдо на конец периода. Суммы по дебету и кредиту разносятся автоматически в соответствии с проводками по счетам расчётов.
Проверьте визуально: входящее сальдо должно совпадать с исходящим сальдо предыдущего акта сверки с этим же контрагентом. Если ранее акты формировались, а начальное сальдо «поплыло» — значит, в закрытом периоде после сверки проводились или изменялись документы.
- 1Откройте раздел «Расчёты» → «Отчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов»
- 2Укажите учреждение, контрагента, договор (при необходимости) и период сверки
- 3Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
- 4Сверьте входящее сальдо с предыдущим актом или данными ОСВ
- 5Проверьте состав документов: все поставки и оплаты на месте
- 6Выведите акт на печать или сохраните в PDF для отправки контрагенту
Настройки отчёта и печатная форма
В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё») можно уточнить состав выводимых данных: группировку по договорам, по счетам учёта, детализацию до документа. Для сверки с поставщиком удобна детализация по документам — контрагент сможет сопоставить каждую строку со своей первичкой. Для внутренней проверки достаточно сводных оборотов.
Обратите внимание на настройку счетов учёта: акт строится по счетам расчётов, указанным в параметрах. Если учреждение ведёт расчёты по нестандартным счетам или субсчетам, проверьте, что они включены в настройку, иначе часть операций не попадёт в акт.
Печатная форма выводится кнопкой «Печать». Форма содержит шапку с реквизитами учреждения и контрагента, таблицу операций, итоговое сальдо и строки для подписей. Если типовая форма не устраивает (например, контрагент требует свой шаблон), акт можно сохранить в Excel и отредактировать вручную — но помните, что после ручной правки ответственность за соответствие данных учёту лежит на бухгалтере.
Перед отправкой акта контрагенту сохраните его в PDF, а не в Excel: PDF исключает случайное изменение цифр при пересылке и проще подшивается в дело. Оригинал с подписями контрагент обычно возвращает сканом или на бумаге — храните его вместе с первичными документами по договору.
Если данные не сходятся: типичные причины расхождений
Чаще всего расхождение вызвано незачтёнными авансами: оплата прошла по счёту авансов (например, 206), а поставка закрылась по счёту расчётов (302) без зачёта. В акте появляется одновременно дебиторская и кредиторская задолженность по одному контрагенту. Решение — проверить документы расчётов и при необходимости выполнить зачёт аванса корректировкой или перепроведением документов в правильной последовательности.
Вторая частая причина — дубли контрагентов. Если один и тот же поставщик заведён в справочнике дважды (с разным написанием наименования), часть расчётов уходит на одну карточку, часть на другую. Акт по любой из них будет неполным. Проверяется поиском по ИНН в справочнике контрагентов; дубликаты объединяются с переносом документов.
Третья причина — документы, проведённые задним числом после предыдущей сверки. Входящее сальдо текущего акта перестаёт совпадать с исходящим сальдо старого. Здесь помогает отчёт «Анализ субконто» или ОСВ по контрагенту за прошлый период: сравните с ранее подписанным актом и найдите изменившиеся документы.
Особенности сверки в бюджетном учёте
В государственном учреждении расчёты ведутся в разрезе КФО и КПС, и акт сверки в 1С:БГУ учитывает эту аналитику. Если по одному контрагенту есть расчёты по разным источникам финансирования (например, субсидия и приносящая доход деятельность), формируйте акт с группировкой по КФО — иначе итоговое сальдо будет смешанным, и его сложно сопоставить с данными контрагента.
Расчёты через лицевые счета в органе казначейства отражаются с определённым лагом: кассовое исполнение может пройти позже даты заявки. При сверке на границу периода (конец квартала, конец года) проверяйте, какие платежи реально исполнены, а какие только зарегистрированы. В акт попадут проведённые документы, поэтому «зависшие» заявки сальдо не исказят, но оплата может попасть в следующий период.
Для годовой инвентаризации расчётов акт сверки оформляется по каждому контрагенту с ненулевым сальдо. Удобно сначала сформировать ОСВ по счетам расчётов на 31 декабря, выгрузить список контрагентов с остатками и по нему последовательно формировать акты.
Проверка результата и хранение актов
Контрольные точки готового акта: входящее сальдо совпадает с предыдущей сверкой, каждая строка таблицы подтверждается первичным документом, итоговое сальдо совпадает с сальдо по ОСВ на ту же дату. Если все три условия выполнены — акт можно направлять контрагенту.
Подписанный контрагентом акт храните вместе с документами по договору. Сроки хранения определяются архивными правилами для бухгалтерских документов учреждения. Электронные копии удобно прикреплять к карточке договора или хранить в структурированной папке по годам — это ускоряет подготовку к проверкам и инвентаризациям.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С:БГУ — типовой отчёт из раздела расчётов: укажите контрагента, период и сформируйте. Качество акта зависит от состояния учёта: проведённые документы, зачтённые авансы, отсутствие дублей контрагентов. Перед отправкой сверьте сальдо с ОСВ, а после — храните подписанный акт вместе с первичкой по договору.
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой отчёт рассчитан на одного контрагента за формирование. Для массовой сверки сначала строят ОСВ по счетам расчётов, получают список контрагентов с остатками и формируют акты по каждому. В некоторых доработанных конфигурациях есть групповое формирование, но это нестандартный функционал.
Почему в акте одновременно дебиторская и кредиторская задолженность по одному контрагенту?
Это развёрнутое сальдо: аванс числится на одном счёте (например, 206), а задолженность по поставке — на другом (302), и зачёт аванса не выполнен. Проверьте документы расчётов и выполните зачёт, после чего сформируйте акт заново.
Акт не сходится с данными контрагента, хотя в учёте всё верно. Что делать?
Попросите контрагента прислать его акт или расшифровку расхождения. Чаще всего разница — в документах на границе периода (отгрузка в одном периоде, оплата в другом) или в сумме, которую контрагент провёл у себя, а учреждение ещё нет. Сверяйте построчно по номерам и датам документов.
Можно ли изменить печатную форму акта под требования контрагента?
Да: сформированный акт сохраняется в Excel или MXL, где можно скорректировать оформление. Для постоянного использования нестандартной формы потребуется доработка внешней печатной формы — это задача для специалиста по 1С.
Влияет ли формирование акта сверки на данные учёта?
Нет. Акт сверки — отчёт, он только читает данные регистров и не создаёт проводок. Формировать его можно без ограничений и без риска повредить учётные данные.