Как сделать акт сверки взаиморасчётов в 1С: Бухгалтерия

Акт сверки взаиморасчётов — документ, которым две организации подтверждают состояние расчётов друг перед другом на определённую дату. В 1С: Бухгалтерия 8.3 он формируется автоматически на основании данных бухгалтерского учёта: программа собирает все документы по контрагенту за выбранный период и выводит обороты и сальдо по счетам расчётов.

Перед формированием акта важно понимать: программа показывает только те данные, которые отражены в вашей базе. Если счёт-фактура не проведена, оплата введена другим договором или документ помечен на удаление — в акте появятся расхождения с данными контрагента. Поэтому сверка начинается не с кнопки «Сформировать», а с подготовки учёта.

Ниже разобран полный цикл работы: от проверки данных до печати акта и работы с расхождениями. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 8», редакция 3.0; в других конфигурациях (Управление торговлей, ERP) логика похожа, но расположение команд отличается.

Где находится акт сверки и какие данные нужны для его формирования

В типовой конфигурации документ «Акт сверки расчётов» доступен сразу в двух разделах: «Покупки» → «Акты сверки расчётов» и «Продажи» → «Акты сверки расчётов». Это один и тот же журнал документов, размещение в двух меню сделано для удобства — акт создаётся одинаково и для поставщиков, и для покупателей.

Для корректного формирования акта нужно заранее уточнить у контрагента три параметра: период сверки (обычно квартал, полугодие или год), дату, на которую фиксируется сальдо, и список договоров, по которым проводится сверка. Если с контрагентом заключено несколько договоров, уточните, нужен ли один общий акт или отдельные акты по каждому договору.

Также проверьте в карточке контрагента корректность реквизитов: ИНН, КПП, юридический адрес. Эти данные попадут в печатную форму, и ошибка в них сделает акт недействительным для контрагента — документ придётся переделывать.

Подготовка учёта перед сверкой

Главная причина расхождений в актах сверки — не ошибки контрагента, а неполнота собственных данных. Перед формированием акта выполните базовую проверку учёта по этому контрагенту.

Сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Отчёты») по счетам расчётов: 60, 62, 66, 67, 76 — с детализацией по контрагенту. Сверьте сальдо по каждому договору с вашими ожиданиями. Если по договору висит одновременно дебетовое и кредитовое сальдо (например, аванс на 62.02 и задолженность на 62.01), возможно, не выполнен зачёт аванса — проверьте проведение документов оплаты и реализации.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту
2. 2
   Проверьте, что все документы за период сверки проведены, а не сохранены черновиками
3. 3
   Найдите и устраните дубли договоров в справочнике «Договоры»
4. 4
   Выполните «Закрытие месяца» за последний месяц периода, если требуется актуальное сальдо
5. 5
   Сверьте сальдо по счетам с данными банковских выписок и первичных документов

Отдельно проверьте договоры: частая ситуация — один и тот же договор заведён в справочнике дважды с немного разными наименованиями, и документы разнесены по обоим. Акт сверки, сформированный по одному из дублей, покажет неполные данные. Дубли нужно объединить, перенеся документы на один договор.

Пошаговое формирование акта сверки

Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента и период сверки. Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда в акт попадут расчёты по всем договорам с этим контрагентом.

На закладке «Счета учёта расчётов» установите флажки напротив счетов, по которым ведутся расчёты с этим контрагентом. По умолчанию отмечены стандартные счета 60, 62, 76. Если с контрагентом есть расчёты по займам (66, 67) или другим счетам, добавьте их вручную — иначе эти суммы не попадут в акт.

Нажмите кнопку «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта». Программа автоматически соберёт на закладке «По данным организации» все документы за период: поступления, реализации, оплаты, корректировки. После заполнения внизу формы отобразится сальдо расчётов на конец периода — сверьте его с оборотно-сальдовой ведомостью.

1. 1
   Покупки (или Продажи) → Акты сверки расчётов → Создать
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, период и при необходимости договор
3. 3
   На закладке «Счета учёта расчётов» отметьте нужные счета (60, 62, 76 и др.)
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
5. 5
   Проверьте итоговое сальдо и заполните закладку «По данным контрагента» при необходимости
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»

Закладка «По данным контрагента» заполняется, когда нужно отразить в акте данные второй стороны — например, контрагент прислал свой вариант сверки, и вы хотите показать расхождения построчно. Эти строки можно ввести вручную или скопировать из закладки «По данным организации» и отредактировать.

Печать, подписание и отправка акта

Печатная форма выводится кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчётов». В форму попадают реквизиты обеих организаций, период сверки, таблица документов с оборотами по дебету и кредиту и итоговое сальдо с расшифровкой: кто кому должен и какую сумму.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены данные для подписи: должность и ФИО руководителя или уполномоченного лица. В типовой форме подписант подтягивается из сведений об организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации», закладка «Подписи»). Если акт подписывает главный бухгалтер по доверенности, реквизиты доверенности указываются там же.

Акт печатается в двух экземплярах: один остаётся у вас, второй направляется контрагенту. Контрагент сверяет данные, подписывает акт и возвращает один экземпляр. Если между компаниями настроен электронный документооборот, акт можно отправить через сервис ЭДО прямо из 1С — кнопка «ЭДО» в форме документа.

Работа с расхождениями: что делать, если данные не сошлись

Если контрагент вернул акт с расхождениями, не спешите корректировать учёт. Сначала локализуйте разницу: сравните построчно ваши данные с данными контрагента и найдите конкретные документы, которых нет у одной из сторон.

Типовые причины расхождений: документ оплаты прошёл в разных периодах (вы отправили платёж 31 декабря, контрагент получил его 2 января), счёт-фактура или УПД не дошли до контрагента, возврат товара отражён только у одной стороны, курсовые разницы при расчётах в валюте. Каждая ситуация решается по-разному: где-то достаточно переслать документ, где-то требуется корректировка учёта.

Маршрут решения

Как выбрать действие при расхождении

Документ есть у вас, но отсутствует у контрагентаНаправьте контрагенту копию документа и попросите отразить его в учёте; свой учёт не меняйте

Документ есть у контрагента, но отсутствует у васЗапросите копию, проверьте подлинность и отразите документ в своей базе тем периодом, к которому он относится

Суммы документа различаются у обеих сторонСверьте первичку построчно; ошибочную сторону исправляет корректировочный документ

Разница в периодах оплаты на границе периода сверкиРасхождение допустимо: опишите его в акте как «непроведённые расчёты» и согласуйте с контрагентом

Если расхождения устранить невозможно в моменте, акт всё равно можно подписать — с оговоркой. В типовой форме предусмотрено поле для указания расхождений: фиксируется сумма, по которой стороны не сошлись, и её причина. Такой акт юридически значим, но требует продолжения сверки до полного согласования.

Особые сценарии и ограничения

Сверка с бюджетом по налогам и взносам в 1С формируется иначе — через отчёт «Анализ расчётов с бюджетом» или запрос в налоговую инспекцию (справка о состоянии расчётов). Типовой документ «Акт сверки расчётов» для этой цели не предназначен, так как данные ФНС в базу автоматически не загружаются.

При расчётах в валюте акт формируется в валюте договора с пересчётом по курсам на даты документов. Если контрагент применяет другой порядок пересчёта, возможны копеечные расхождения — их согласовывают отдельно. Сверку по кредитам и займам выполняйте, добавив счета 66 и 67 на закладке «Счета учёта расчётов», иначе проценты и тело долга в акт не попадут.

Как проверить, что акт сформирован правильно

После заполнения акта выполните контрольную сверку трёх цифр: сальдо в акте, сальдо в оборотно-сальдовой ведомости по контрагенту на ту же дату и сумма документов в табличной части акта. Все три значения должны совпадать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо в акте

Норма

Совпадает с сальдо по контрагенту в ОСВ на дату окончания периода

Тревожный признак

Суммы различаются — в акт не попали документы по одному из договоров или счетов

Количество строк в таблице документов

Норма

Присутствуют все реализации, поступления и оплаты за период

Тревожный признак

Отсутствуют известные вам документы — проверьте их проведение и дату

Реквизиты в печатной форме

Норма

ИНН, КПП, адреса и подписанты обеих сторон актуальны

Тревожный признак

Устаревшие реквизиты — обновите карточки организации и контрагента

Данные контрагента в ответном акте

Норма

Совпадают построчно с вашими данными

Тревожный признак

Есть строки-расхождения — требуется разбор по первичным документам

Частые вопросы

Можно ли сформировать акт сверки по всем договорам контрагента сразу?

Да. Оставьте поле «Договор» в документе пустым — программа включит расчёты по всем договорам с этим контрагентом. В табличной части документы будут сгруппированы по договорам, а сальдо выведется общее. Если контрагент просит отдельные акты по каждому договору, создайте несколько документов с отбором по конкретному договору.

Почему в акт не попадает оплата, которая точно была?

Чаще всего причины три: платёжное поручение сохранено, но не проведено; оплата отражена по другому договору или другому контрагенту (например, дублю в справочнике); дата документа выходит за границы периода сверки. Проверьте документ в журнале банковских выписок и сформируйте ОСВ по контрагенту с детализацией до документа.

Нужно ли проводить документ «Акт сверки расчётов»?

Документ не формирует бухгалтерских проводок, поэтому его проведение не влияет на учёт. Проводить его стоит ради фиксации в базе: проведённый акт хранится в журнале, его легко найти по контрагенту и дате, и он служит подтверждением, что сверка за период выполнялась.

Как отразить в акте расхождения с данными контрагента?

Используйте закладку «По данным контрагента»: скопируйте туда строки из своих данных и отредактируйте или добавьте недостающие документы контрагента. В печатной форме тогда выводятся обе версии расчётов и итоговая сумма расхождений. Это стандартный способ зафиксировать несогласованные позиции, не меняя собственный учёт.

Прерывает ли акт сверки срок исковой давности?

Да, если акт подписан уполномоченным представителем должника и содержит конкретную сумму задолженности. Подписание акта признаётся подтверждением долга, и срок исковой давности начинает течь заново. Именно поэтому кредиторы регулярно инициируют сверки, а должникам перед подписанием следует проверять каждую строку документа.

Можно ли отправить акт сверки контрагенту электронно?

Да, если у вас подключён сервис обмена электронными документами и с контрагентом настроен ЭДО. В форме акта нажмите кнопку «ЭДО» и отправьте документ — контрагент получит его в своей системе, подпишет электронной подписью и вернёт. Юридическая сила такого акта равнозначна бумажному при соблюдении требований к формату и подписи.