Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать акт сверки в 1С Бухгалтерии
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С Бухгалтерии 8.3: пошаговая инструкция, настройки, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: кто кому должен, по каким документам и в какой сумме. В 1С Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведенных документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно выбрать период, контрагента и договор, а затем проверить результат перед отправкой второй стороне.
Стандартный отчет «Акт сверки расчетов с контрагентом» доступен во всех основных конфигурациях линейки 1С: Бухгалтерия 8 (ПРОФ, КОРП, базовая). Он собирает данные по счетам расчетов (60, 62, 66, 67, 76 и другим) и группирует их по документам расчетов. Если учет в программе ведется корректно, акт формируется за пару минут; если есть расхождения — отчет помогает их локализовать.
Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки учета до печати и отправки акта контрагенту, а также способы найти расхождения, если суммы не сходятся.
Где находится акт сверки в 1С Бухгалтерии
В типовой конфигурации есть два пути к одному и тому же инструменту. Первый — через документы: раздел «Покупки» или «Продажи» → пункт «Акты сверки расчетов» (в некоторых релизах — «Расчеты с контрагентами» → «Акт сверки расчетов»). Здесь акт создается как документ, который сохраняется в журнале, и его можно переоткрыть, перепечатать и отметить как согласованный.
Второй путь — через отчеты: раздел «Отчеты» → «Акт сверки расчетов с контрагентом». Этот вариант удобен для быстрой разовой сверки, когда сохранять документ в базе не требуется. Результат и там, и там строится по одним и тем же данным бухгалтерского учета.
Если вы не находите нужный пункт в меню, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F в панели функций и введите «акт сверки». Отсутствие пункта также может означать, что у пользователя ограничены права — тогда доступ настраивает администратор.
Подготовка: что проверить до формирования акта
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Перед формированием убедитесь, что все реализации, поступления, оплаты и возвраты за сверяемый период введены в базу и проведены. Непроведенные документы в акт не попадают, и это одна из самых частых причин расхождений с данными контрагента.
Полезно заранее сформировать отчет «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60 или 62) с отбором по нужному контрагенту. Так вы увидите текущее сальдо и сможете сразу оценить, есть ли вообще задолженность и по каким договорам она висит.
Также проверьте корректность заполнения карточки контрагента: наименование, ИНН, КПП и адрес попадут в печатную форму акта. Ошибки в реквизитах — частый повод, по которому вторая сторона возвращает акт без подписи.
- 1Введите и проведите все документы периода: реализации, поступления, оплаты, корректировки
- 2Сформируйте ОСВ по счетам 60/62 с отбором по контрагенту и оцените сальдо
- 3Проверьте карточку контрагента: наименование, ИНН, КПП, адрес
- 4Определите, по какому договору или по всем договорам нужна сверка
- 5Согласуйте со второй стороной период и дату, на которую фиксируется сальдо
Пошаговое формирование акта сверки
Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента и период сверки. Период обычно совпадает с кварталом, годом или сроком действия договора — его стоит заранее согласовать со второй стороной, чтобы обе стороны сверяли одинаковый интервал.
Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда акт соберет расчеты по всем договорам с этим контрагентом. Если договоров много и расчеты по ним принципиально разные (например, поставка и займ), сверку лучше делать по каждому договору отдельно: так проще искать расхождения.
На вкладке с настройками (или по кнопке «Заполнить»/«Показать настройки») проверьте состав счетов расчетов. По умолчанию программа использует счета 60, 62, 66, 67, 76. Если у вас есть расчеты на других счетах (например, 58.03 по займам выданным или 75 по расчетам с учредителями), добавьте их в список вручную.
Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится документами расчетов: поступлениями, реализациями, платежными поручениями. Проверьте итоговое сальдо внизу документа, затем нажмите «Провести» и распечатайте акт по кнопке «Печать» → «Акт сверки расчетов».
Как выбрать вариант сверки
Настройки, которые влияют на результат
Ключевая настройка — переключатель «По данным организации / по данным контрагента». Стандартно акт строится по вашим данным. Данные контрагента (если вторая сторона прислала свою выборку) можно внести вручную в отдельную колонку, чтобы программа показала расхождения построчно — это удобно при разборе несовпадений.
Обратите внимание на флажок «Разбить по договорам» и группировку по документам расчетов. Если документы в акте сворачиваются в одну строку, проверьте настройки детализации: для поиска расхождений нужна максимальная детализация до каждого документа.
Еще один важный момент — дата, на которую выводится сальдо. Сальдо на конец периода сверки должно совпадать с тем, что видит вторая сторона. Если контрагент прислал акт «по состоянию на 31 декабря», а вы сформировали «по 10 января», суммы почти гарантированно разойдутся из-за документов начала января.
Проверка результата перед отправкой
Прежде чем печатать и отправлять акт, сверьте его итоговое сальдо с независимым источником в той же программе. Самый надежный способ — сформировать «Анализ субконто» по контрагенту по счетам 60 и 62 за тот же период и сравнить конечное сальдо. Совпадение копейка в копейку означает, что акт собран корректно.
Просмотрите табличную часть глазами второй стороны: все ли крупные оплаты и отгрузки на месте, нет ли задвоенных документов (одинаковый номер и сумма встречаются дважды), не завис ли аванс, который давно закрыт поставкой. Задвоения обычно возникают, когда документ ввели дважды — вручную и через загрузку из банка или ЭДО.
Как проверить акт перед отправкой
Совпадает с сальдо в «Анализе субконто» по контрагенту на ту же дату
Суммы различаются — проверьте состав счетов и период
Каждая отгрузка и оплата встречается один раз
Документы задвоены или отсутствуют известные оплаты
Авансы закрыты последующими поставками в том же периоде
Аванс висит, хотя поставка по нему была — проверьте зачет аванса в документе реализации
Наименования, ИНН, адреса обеих сторон корректны
Устаревший адрес или ошибка в наименовании — исправьте карточку контрагента и данные организации
Печать, подписание и отправка контрагенту
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать». Типовая форма включает шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов по документам и итоговое сальдо с расшифровкой «долг контрагента» или «долг организации». При необходимости документ можно сохранить в PDF или Excel и отправить по электронной почте.
Если с контрагентом настроен электронный документооборот (ЭДО), акт сверки можно отправить прямо из программы через сервис 1С-ЭДО — вторая сторона подпишет его электронной подписью, и статус согласования отобразится в документе. Это заметно быстрее бумажного обмена.
После того как контрагент подтвердил акт, установите в документе отметку о согласовании (поле «Сверка согласована» или аналогичное, в зависимости от релиза). Это зафиксирует факт сверки в базе и поможет при последующих проверках и аудите.
Удобно завести правило: акты сверки по крупным контрагентам формировать ежеквартально, а не только в конце года. Расхождение, найденное через три месяца, разбирается за час; то же расхождение через девять месяцев может потребовать поднятия архива документов и переписки с уже сменившимся бухгалтером второй стороны.
Что делать, если суммы не сходятся
Расхождение с данными контрагента — нормальная рабочая ситуация, а не ошибка программы. Типовые причины: документ есть у одной стороны и отсутствует у другой (письмо с накладной не дошло), разница в датах (оплата проведена у вас в декабре, у контрагента — в январе), задвоение документа, незачтенный аванс, разный курс пересчета валютных расчетов.
Методика поиска проста: попросите контрагента прислать его акт с детализацией до документов и сравните построчно со своим. Все строки, которых нет в одной из выборок, — и есть источник разницы. В документе «Акт сверки расчетов» данные контрагента можно внести в отдельную колонку, и программа сама подсветит несовпадающие строки.
Если расхождение вызвано ошибкой в вашем учете (не тот договор, незачтенный аванс, задвоенный документ), исправляйте учетные данные, а не акт вручную. Ручная правка табличной части акта «под цифры контрагента» маскирует ошибку, которая всплывет позже — при инвентаризации расчетов или налоговой проверке.
FAQ: частые вопросы об акте сверки в 1С
Почему в акте сверки пусто, хотя расчеты с контрагентом точно были?
Чаще всего причина в непроведенных документах, неверно выбранной организации в шапке акта или в том, что расчеты идут по счету, которого нет в настройках отбора. Проверьте также, что контрагент в документах — именно тот, что выбран в акте (иногда заводят дубли карточек с похожими наименованиями).
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используют обработки или формируют акты последовательно по списку дебиторов из отчета «Задолженность покупателей» / «Задолженность поставщикам». В некоторых релизах и отраслевых решениях есть групповое создание актов.
Как сверить расчеты в валюте?
Акт формируется в валюте расчетов по договору. Убедитесь, что в договоре корректно указана валюта, а в настройках акта выбран нужный договор. Расхождения у сторон чаще всего возникают из-за разных дат пересчета курса — сверяйте не только суммы, но и даты валютной переоценки.
Контрагент прислал свой акт, и суммы не совпадают. Что внести в 1С?
Ничего исправлять «под чужие цифры» не нужно. Внесите данные контрагента в соответствующую колонку документа «Акт сверки расчетов», найдите несовпадающие строки и разберите каждую: запросите недостающие первичные документы, проверьте даты оплат и зачет авансов. Исправления вносятся в учет только по подтвержденным первичным документам.
Нужно ли проводить документ «Акт сверки расчетов» и влияет ли он на учет?
Документ носит информационный характер и не формирует проводок — он не меняет ни сальдо, ни обороты. Проведение нужно лишь для фиксации акта в журнале и возможности отметить сверку как согласованную. Удаление или изменение акта не влияет на бухгалтерские данные.
Как распечатать акт с подписью и печатью для бумажного обмена?
Типовая печатная форма содержит поля для подписей обеих сторон; печать при необходимости ставится вручную после распечатки. Если требуется выводить факсимиле или изменить состав колонок, форму дорабатывают через макет печатной формы — это задача для специалиста по настройке 1С.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С Бухгалтерии формируется автоматически через документ «Акт сверки расчетов» или одноименный отчет: выберите организацию, контрагента, период и при необходимости договор. Качество акта определяется состоянием учета — проведенными документами и полным составом счетов расчетов. Перед отправкой сверьте итоговое сальдо с «Анализом субконто», а расхождения исправляйте в учете, а не в самом акте.