Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать акт сверки взаиморасчётов в 1С 11
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С:Управление торговлей 11: пошаговая инструкция, настройки, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какая задолженность осталась. В 1С:Управление торговлей 11 (а также в 1С:Комплексная автоматизация 2 и ERP на той же платформе) для этого есть штатный документ «Сверка взаиморасчётов», который автоматически собирает данные из реализаций, оплат и возвратов.
Ручное формирование акта в Excel или Word — распространённая ошибка: при большом количестве документов легко пропустить оплату или реализацию, и стороны получат разные цифры. Штатный механизм 1С исключает арифметические ошибки, но требует правильной настройки и понимания того, откуда программа берёт данные.
Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки базы до печати подписанного акта, включая проверку расхождений, работу с несколькими договорами и типичные проблемы.
Где находится документ сверки в 1С 11
Документ «Сверка взаиморасчётов» находится в разделе Продажи → Документы → Сверки взаиморасчётов. Если вы сверяетесь с поставщиком, удобнее открыть тот же журнал через Закупки → Документы → Сверки взаиморасчётов — это один и тот же список, отличается только контекст отбора.
Если пункта «Сверки взаиморасчётов» в меню нет, проверьте права пользователя и настройки видимости команд: откройте меню раздела через кнопку «Ещё» или шестерёнку навигации и добавьте команду в панель. В типовой поставке документ доступен ролям, связанным с ведением взаиморасчётов.
Подготовка перед формированием сверки
Прежде чем создавать акт, убедитесь, что в базе введены все документы за сверяемый период: реализации товаров, оплаты, возвраты, корректировки. Если часть первички не проведена, акт покажет неправильное сальдо, и контрагент вернёт документ с расхождениями.
Полезно заранее сформировать отчёт Ведомость расчётов с контрагентами (раздел Продажи → Отчёты) и посмотреть конечное сальдо по нужному партнёру. Это ориентир: итог акта сверки должен совпасть с сальдо в ведомости. Если цифры разойдутся — значит, в сверку попали не все документы или выбран неверный отбор.
Также проверьте карточку контрагента: корректные наименование, ИНН, КПП и адрес попадут в шапку печатной формы. Ошибки в реквизитах — частая причина, по которой акт приходится переделывать.
Пошаговое создание акта сверки
Создание документа занимает несколько минут, если данные в порядке. Порядок действий одинаков для сверки с покупателем и с поставщиком.
- 1Откройте Продажи → Документы → Сверки взаиморасчётов и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, от имени которой выставляется акт, и контрагента.
- 3Задайте период сверки — даты начала и окончания.
- 4Нажмите «Заполнить» — программа подберёт реализации, оплаты и возвраты за период.
- 5Проверьте табличную часть: при необходимости добавьте или снимите отметки с документов.
- 6Введите данные контрагента на закладке «Данные контрагента», если он прислал свои цифры.
- 7Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Акт сверки».
На закладке Данные организации отображаются операции по данным вашей базы: дебет — обычно отгрузки, кредит — оплаты. Программа автоматически рассчитывает сальдо на начало и конец периода. Если сальдо на начало ненулевое, оно подтягивается из расчётов прошлых периодов.
На закладке Данные контрагента можно ввести цифры, которые прислала вторая сторона, — тогда печатная форма покажет обе колонки и расхождения между ними. Это удобно при взаимной сверке: вы сразу видите, по каким документам данные не сошлись.
Сверка по нескольким договорам
Если с контрагентом заключено несколько договоров, есть два варианта. Первый — сформировать одну сверку без отбора по договору: в акт попадут все расчёты с партнёром. Второй — оставить в шапке поле договора заполненным, тогда подбор документов пойдёт только по этому договору. Выбор зависит от того, как сверяется контрагент: большинство организаций сверяют расчёты в целом по партнёру.
Сверка в разрезе заказов и накладных
Если в учёте ведутся расчёты по заказам или накладным, в настройках документа можно включить детализацию. Это увеличивает таблицу, но помогает найти расхождение до конкретной отгрузки. Для контрагента с сотнями документов в месяц такая детализация почти обязательна.
Проверка и анализ расхождений
После заполнения сравните итоговое сальдо акта с ведомостью расчётов. Совпадение означает, что механизм отработал корректно. Расхождение — сигнал искать причину, а не править цифру вручную.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по ведомости расчётов с контрагентом
Суммы различаются — не все документы попали в сверку
Все реализации и оплаты за период присутствуют
Пропущены документы или есть дубли
Равно конечному сальдо предыдущей сверки
Начальное сальдо «приехало» ниоткуда — проверяйте прошлые периоды
Верные наименования, ИНН, адреса обеих сторон
Устаревшие или пустые реквизиты контрагента
Типичные причины расхождений: документ проведён, но не попал в период сверки из-за даты; оплата оформлена на другой договор или другую организацию внутри холдинга; реализация помечена на удаление. Каждая из этих ситуаций решается исправлением первичного документа, а не акта сверки.
Печать и подписание акта
Печатная форма вызывается из документа кнопкой Печать → Акт сверки. В форму выводятся реквизиты сторон, таблица операций, сальдо и подписи. При необходимости акт можно отправить контрагенту напрямую из программы или сохранить в PDF.
Если типовая форма не устраивает — например, нужен другой состав колонок или дополнительные подписи — её можно доработать через механизм внешних печатных форм. Это работа для специалиста по 1С: изменение макета требует аккуратности, чтобы не сломать обновление конфигурации.
Подписанный акт — юридически значимый документ: он подтверждает задолженность и влияет на срок исковой давности. Храните подписанные экземпляры вместе с первичными документами по расчётам.
Ограничения и альтернативные способы
Штатная сверка работает только по данным вашей базы. Если контрагент ведёт учёт в другой программе, его данные придётся вносить вручную на закладке «Данные контрагента» или сличать самостоятельно по присланному файлу.
Сравнение вариантов
Основной способ: автоматический подбор документов, печатная форма, хранение истории сверок. Подходит для регулярных сверок.
Быстрый способ посмотреть сальдо и обороты без создания документа. Нет официальной печатной формы акта — только для внутренней проверки.
Когда типовой макет не подходит под требования контрагента. Требует участия специалиста по 1С и контроля при обновлениях.
Для разовой проверки достаточно отчёта, для официальной сверки с подписанием — только документ. Комбинация «сначала ведомость, потом акт» — самый надёжный рабочий процесс.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С 11 создаётся документом «Сверка взаиморасчётов» из раздела Продажи или Закупки. Перед формированием введите всю первичку за период, после — сверьте итог с ведомостью расчётов. Расхождения исправляйте в первичных документах, а не в самом акте.
Частые вопросы
Почему в акт сверки не попал документ реализации?
Чаще всего документ не проведён, помечен на удаление, его дата выходит за период сверки или он оформлен на другой договор/организацию. Откройте документ, проверьте эти параметры и перезаполните сверку кнопкой «Заполнить».
Можно ли сделать сверку сразу по всем контрагентам?
Штатный документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используйте групповое создание через обработки или формируйте акты последовательно, отбирая должников отчётом по задолженности.
Что делать, если контрагент прислал свои данные и они не совпадают?
Введите его цифры на закладку «Данные контрагента» — печатная форма покажет расхождения построчно. Найдите документы, которых нет у одной из сторон, и запросите у контрагента подтверждающие первичные документы.
Влияет ли акт сверки на бухгалтерский учёт?
Нет. Документ «Сверка взаиморасчётов» не формирует проводок и не двигает регистры — это информационный документ для фиксации состояния расчётов между сторонами.
Как изменить печатную форму акта?
Через механизм внешних печатных форм (Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки) подключается доработанный макет. Самостоятельно без опыта разработки в 1С лучше не менять — ошибка в макете проявится у всех пользователей.
За какой период лучше делать сверку?
Обычно сверяют квартал или год, но при большом обороте удобнее ежемесячные акты — расхождения находятся быстрее, пока документы «свежие». Начальное сальдо каждого следующего акта должно совпадать с конечным сальдо предыдущего.