Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать акт сверки в 1С Управление торговлей 11
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С УТ 11: где найти документ, настройки, печать, расхождения и типичные ошибки. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату. В 1С: Управление торговлей 11 он формируется автоматически на основании проведенных документов реализации, поступления и оплаты, поэтому ручной сбор данных не требуется. Главное — правильно указать период, контрагента и договор, а также убедиться, что в базе нет непроведенных или ошибочных документов.
Типовой механизм сверки в УТ 11 реализован через документ «Сверка взаиморасчетов» (в некоторых релизах — «Акт сверки взаиморасчетов»). Он позволяет вывести обороты и сальдо, разбить данные по договорам и расчетным документам, а также зафиксировать расхождения, если контрагент прислал свои данные и они не совпадают с вашими.
Ниже разобран полный порядок работы: от подготовки базы до печати подписанного документа и разбора расхождений. Инструкция актуальна для типовой конфигурации УТ 11.4 и 11.5; в более ранних релизах названия команд могут немного отличаться.
Где находится акт сверки в УТ 11
Документ сверки расположен в разделе «Продажи» → «Документы по контрагентам» → «Сверки взаиморасчетов» либо в разделе «Закупки» в аналогичном блоке — в зависимости от того, с покупателем или поставщиком вы сверяетесь. В части релизов журнал доступен также через «Казначейство» → «Расчеты с партнерами». Если вы не находите документ в интерфейсе, воспользуйтесь глобальным поиском (кнопка с лупой в правом верхнем углу) и введите «Сверка взаиморасчетов».
Если документ отсутствует в списке, проверьте настройки прав пользователя и функциональность: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов». Для работы со сверками должны быть включены опции ведения взаиморасчетов с контрагентами. Пользователю нужна роль, дающая доступ к документам расчетов — обычно это роль менеджера по продажам/закупкам или бухгалтера.
Подготовка базы перед сверкой
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Перед формированием документа убедитесь, что все первичные документы за сверяемый период проведены: реализации товаров и услуг, поступления, возвраты, корректировки, оприходования и списания задолженности. Непроведенный документ в сверку не попадет, и сальдо разойдется с данными контрагента.
Второй критичный момент — оплаты. Проверьте, что все приходные и расходные кассовые ордера, безналичные платежи и взаимозачеты за период отражены в базе. Частая ситуация: платеж прошел по банку, но выписку еще не загрузили, и акт показывает завышенную задолженность покупателя.
Полезно предварительно построить отчет «Ведомость расчетов с партнерами» или «Задолженность клиентов» (для поставщиков — «Задолженность поставщикам») за тот же период. Это позволит увидеть ожидаемое сальдо до формирования акта и сразу заметить аномалии — например, отрицательную задолженность по причине незакрытого аванса.
Пошаговое создание документа «Сверка взаиморасчетов»
Откройте журнал «Сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента (партнера и контрагента — в УТ 11 это разные сущности) и период сверки. Период обычно совпадает с кварталом, полугодием или годом, но может быть любым — по договоренности с контрагентом.
Далее заполните табличную часть. Нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным учета» (или «Заполнить по данным организации» — название зависит от релиза). Программа подберет все документы расчетов за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Каждая строка содержит документ, дату и сумму, а также колонки дебета и кредита.
Проверьте итоговое сальдо внизу документа и сравните его с отчетом по расчетам. Если суммы совпадают — проведите документ. Сам документ «Сверка взаиморасчетов» не делает движений по регистрам расчетов, он лишь фиксирует результат сверки, поэтому его проведение безопасно для учета.
- 1Откройте «Продажи» (или «Закупки») → «Сверки взаиморасчетов» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор (при необходимости) и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учета»
- 4Сверьте итоговое сальдо с отчетом «Ведомость расчетов с партнерами»
- 5Проведите документ и распечатайте акт по кнопке «Печать»
Настройки детализации и договоров
В документе доступны флажки, влияющие на детализацию данных. Опция «Разбить по договорам» группирует обороты в разрезе договоров с контрагентом — это удобно, когда с одним партнером ведется несколько договоров с разной валютой или условиями. Опция «Разбить по расчетным документам» показывает каждый заказ или накладную отдельной строкой.
Если сверка идет по конкретному договору, укажите его в шапке — тогда в акт попадут только операции по этому договору. Это важно при наличии нескольких договоров: общее сальдо может быть нулевым из-за перекрывающихся авансов и долгов по разным договорам, что скроет реальную картину.
Обратите внимание на валюту: если расчеты ведутся в валюте или у.е., акт формируется в валюте договора. Для рублевых договоров все суммы выводятся в рублях. Смешанная валютная сверка в одном документе невозможна — формируйте отдельные акты по каждой валюте.
Как выбрать настройки сверки
Печать и выгрузка акта
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Акт сверки взаиморасчетов». Печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов с колонками дебета и кредита, итоговое сальдо и текстовую расшифровку задолженности («задолженность в пользу...» или «долг перед...»).
Форму можно сохранить в PDF или Excel через стандартную кнопку сохранения в табличном документе и отправить контрагенту по электронной почте или через ЭДО. Если в базе настроен обмен электронными документами, акт можно отправить напрямую из 1С, а контрагент подпишет его со своей стороны.
Обратите внимание на подписантов: в печатную форму подставляются данные ответственных лиц организации из справочника. Проверьте, что в карточке организации указаны актуальные ФИО и должности руководителя и главного бухгалтера, иначе в акте будут устаревшие подписи.
Как проверить результат
Совпадает с отчетом «Ведомость расчетов с партнерами» за тот же период
Суммы различаются — есть непроведенные документы или другой отбор
Все реализации, оплаты и возвраты за период присутствуют
Отсутствуют документы — проверьте даты и проведение
Актуальные ФИО и должности из карточки организации
Устаревшие или пустые данные подписантов
Работа с расхождениями и данными контрагента
Если контрагент прислал свой акт и данные не совпадают, в документе сверки предусмотрен режим сопоставления. В табличной части можно ввести данные контрагента (колонки «по данным контрагента») вручную — программа подсветит расхождения по строкам и покажет разницу в итоговом сальдо.
Типовые причины расхождений: документ отражен в разных периодах у двух сторон (накладная проведена у вас в марте, а у покупателя — в апреле), неучтенный платеж, разница в сумме из-за корректировки или возврата, который контрагент не принял к учету. Разбирайте расхождения построчно, начиная с самых крупных сумм.
После устранения причин расхождений акт перезаполняется и формируется заново. Подписывать акт с расхождениями имеет смысл только с явной фиксацией разногласий в тексте — в типовой форме для этого предусмотрен блок «по данным контрагента расхождения составили...».
Ограничения типового механизма и альтернативы
Типовой документ «Сверка взаиморасчетов» в УТ 11 покрывает стандартные сценарии, но имеет ограничения. Он не формирует сверку в разрезе нескольких организаций сразу, не строит сложные произвольные формы и не всегда удобен для массовой рассылки актов по всем контрагентам.
Для массовой сверки по списку контрагентов удобнее использовать отчет «Ведомость расчетов с партнерами» с группировкой по контрагентам или специализированные обработки, которых много на маркетплейсе расширений 1С. Если требуется нестандартная печатная форма (например, с логотипом, дополнительными колонками или иным текстом), подключается внешняя печатная форма через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».
При больших объемах расчетов и регулярных сверках имеет смысл настроить обмен актами через ЭДО: подписанный электронный акт имеет юридическую силу, а процесс занимает минуты вместо почтовой пересылки бумажных документов.
Сравнение вариантов сверки
Подходит для разовой сверки с конкретным контрагентом; фиксирует расхождения и дает печатную форму
Быстрый анализ по списку контрагентов без создания документов; нет формы акта для подписи
Юридически значимый электронный акт; требует настроенного обмена и подключения контрагента к оператору
Частые вопросы
Почему в акт сверки не попадает документ реализации?
Чаще всего документ не проведен или его дата выходит за границы периода сверки. Также проверьте, что реализация оформлена именно на ту организацию и того контрагента, которые указаны в шапке сверки, и что договор в документе совпадает с отбором в акте.
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Да, документ сверки можно создать за любой период, в том числе закрытый. Ограничение одно: если у пользователя нет прав на изменение данных закрытого периода, документ может не провестись — тогда дату самого документа сверки ставят текущей, а период сверки указывают в шапке.
Делает ли акт сверки движения по регистрам?
Нет, документ «Сверка взаиморасчетов» носит информационный характер и не изменяет взаиморасчеты. Он лишь фиксирует состояние расчетов на дату и результат сопоставления с данными контрагента.
Как сверить расчеты, если с контрагентом несколько договоров?
Оптимальный вариант — отдельный акт по каждому договору: укажите договор в шапке документа. Сводный акт по всем договорам допустим, но он может маскировать задолженность, если по одному договору аванс, а по другому долг.
Что делать, если контрагент не подписывает акт из-за расхождений?
Запросите у контрагента его расшифровку расчетов и сопоставьте построчно со своими данными. Обычно расхождение сводится к разнице периодов отражения, неучтенному платежу или корректировке. После устранения причин сформируйте акт заново; при принципиальных разногласиях зафиксируйте их в акте отдельными строками.
Что важно запомнить
Акт сверки в УТ 11 создается документом «Сверка взаиморасчетов»: заполните шапку, нажмите «Заполнить по данным учета», сверьте сальдо с отчетом по расчетам и распечатайте. Ключ к чистой сверке — проведенные документы и загруженные выписки за весь период. При нескольких договорах формируйте отдельные акты, а расхождения разбирайте построчно, исправляя первичные документы, а не суммы в акте.