Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать акт сверки расчетов с контрагентами в 1С
Пошаговая инструкция: как сформировать акт сверки расчетов с контрагентом в 1С:Бухгалтерии 8.3, проверить расхождения, настроить счета и вывести печатную форму.
Акт сверки расчетов — документ, который подтверждает состояние взаиморасчетов с покупателем или поставщиком на конкретную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведенных документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.
Типовая конфигурация содержит готовый документ «Акт сверки расчетов с контрагентом». Он собирает данные по счетам расчетов (60, 62, 76 и другим), группирует их по договорам и выводит печатную форму. Если в базе ведется корректный учет, акт формируется за пару минут; если есть ошибки в документах — сверка как раз помогает их выявить.
Ниже разобран полный порядок: от подготовки учета до подписания акта второй стороной, а также типичные расхождения и способы их устранения.
Подготовка учета перед формированием акта
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Прежде чем создавать документ, убедитесь, что за сверяемый период введены и проведены все первичные документы: реализации, поступления, оплаты, корректировки и возвраты. Непроведенный документ в акт не попадет, и сальдо исказится.
Полезно предварительно сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60 или 62) с детализацией по контрагентам. Он покажет, есть ли по контрагенту развернутое сальдо — одновременную задолженность и аванс, которые должны были быть зачтены. Также проверьте отчет «Анализ субконто» по контрагенту: если задолженность «висит» на неверном договоре, в акте она отобразится некорректно.
Если учет ведется давно и сверка выполняется впервые за большой период, сначала запустите «Экспресс-проверку ведения учета» (раздел «Отчеты») — она выявит типовые ошибки в расчетах до того, как контрагент увидит их в акте.
Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Документ доступен сразу в нескольких разделах: «Покупки» → «Акты сверки расчетов», «Продажи» → «Акты сверки расчетов», а также через «Банк и касса» в некоторых версиях конфигурации. Все списки ведут к одному журналу документов, поэтому неважно, откуда вы создаете акт.
Нажмите «Создать». Откроется форма документа, где нужно заполнить шапку: организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор. Если договор не указан, акт сформируется по всем договорам контрагента — это удобно, когда с партнером несколько договоров и нужна общая картина.
На вкладке со счетами учета по умолчанию уже подставлены стандартные счета расчетов: 60.01, 60.02, 62.01, 62.02, 76.05 и другие. Состав можно изменить: например, добавить счет 76.02 для претензий или убрать счета, по которым расчетов с этим контрагентом заведомо нет.
Пошаговое формирование и заполнение документа
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор
- 3Проверьте список счетов учета расчетов на соответствующей вкладке
- 4Нажмите «Заполнить» — программа соберет обороты по документам за период
- 5Проверьте входящее и исходящее сальдо, состав операций
- 6Введите данные контрагента, если он прислал свои цифры, либо оставьте поля пустыми
- 7Выведите печатную форму кнопкой «Печать» и подпишите документ
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберет все проведенные документы по указанным счетам за выбранный период: поступления товаров, реализации, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, корректировки. Каждая строка акта содержит дату, документ и суммы по дебету и кредиту.
В табличной части есть отдельная область «По данным контрагента». Если вторая сторона прислала свой акт с расхождениями, введите их данные вручную или воспользуйтесь кнопкой копирования своих данных, а затем откорректируйте спорные строки. Программа автоматически покажет расхождения построчно.
Если акт нужен по одному конкретному договору — обязательно укажите его в шапке до заполнения. Иначе в документ попадут операции по всем договорам, и контрагент получит лишнюю информацию о других направлениях сотрудничества.
Проверка результата и печатная форма
Перед печатью сверьте итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью по контрагенту на ту же дату. Значения должны совпадать до копейки. Если акт показывает дебиторскую задолженность, а ОСВ — кредиторскую, ищите ошибку в счетах учета или в аналитике договоров.
Печатная форма выводится кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов». В ней отражаются сальдо на начало периода, таблица операций, сальдо на конец и итоговая расшифровка: кто кому должен и какую сумму. При наличии расхождений с данными контрагента форма покажет обе колонки и разницу.
Подписывает акт руководитель или уполномоченное лицо, часто также главный бухгалтер. Подписантов можно указать в карточке организации, тогда они подставятся в форму автоматически. Документ отправляют контрагенту на бумаге, через ЭДО или сканом по договоренности сторон.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по контрагенту в ОСВ на ту же дату
Суммы различаются — есть непроведенные документы или неверные счета
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют
Документы отсутствуют — проверьте дату, организацию и договор в них
Долг контрагента и наш долг отражены на правильной стороне
Задолженность «перевернута» — ошибка в счетах расчетов документов
Типичные расхождения и как их устранить
Чаще всего стороны расходятся из-за разницы во времени отражения документов: вы провели реализацию 31 декабря, а покупатель принял ее к учету в январе. Такое расхождение не является ошибкой — достаточно указать в акте обе позиции, и со временем оно закроется само.
Вторая частая причина — платеж, который одна сторона отразила, а вторая еще нет: деньги в пути, платежное поручение пришло с опозданием или оплата зачтена на другой договор. Здесь нужно запросить у контрагента реквизиты платежа и проверить, на какой договор и счет он попал в вашей базе.
Третья группа — реальные ошибки учета: двойное проведение реализации, возврат, отраженный только одной стороной, копеечные разницы при округлении. Такие расхождения исправляют корректировочными документами или сторнированием лишних записей, после чего акт формируют заново.
Особенности сверки в разных ситуациях
Сверка по нескольким договорам и валютные расчеты
Когда с контрагентом несколько договоров, решите заранее, нужен один сводный акт или отдельные по каждому договору. Сводный удобен для общей картины, но при спорах по конкретному договору лучше формировать отдельные акты — так проще локализовать расхождение.
По валютным договорам акт формируется в валюте расчетов или в рублях — в зависимости от настроек и договоренности сторон. Убедитесь, что обе стороны сверяются в одной валюте, иначе курсовые разницы создадут ложные расхождения.
Сверка через ЭДО и в других конфигурациях
Если с контрагентом настроен обмен электронными документами, акт сверки можно отправить через ЭДО прямо из 1С. Вторая сторона подписывает его электронной подписью, и документ приобретает юридическую силу без бумажного обмена.
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP акт сверки также присутствует (обычно в разделе взаиморасчетов или продаж), механика аналогична: выбор партнера, периода, заполнение по данным учета. В 1С:Комплексная автоматизация документ находится в разделе «Казначейство» или «Продажи».
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы по актам сверки в 1С
Почему в акт сверки не попал документ реализации или оплаты?
Наиболее вероятные причины: документ не проведен, его дата выходит за пределы периода сверки, в нем указана другая организация или договор, либо счет расчетов документа не входит в список счетов, заданный в акте. Проверьте эти четыре условия по порядку.
Обязателен ли акт сверки по закону?
Нет, законодательство не обязывает стороны составлять акт сверки — это добровольный документ. Однако на практике он важен: подтверждает задолженность, используется при инвентаризации расчетов, аудите и в суде как доказательство признания долга.
Можно ли сформировать акт сверки за прошлые закрытые периоды?
Да, документ можно создать за любой период, по которому в базе есть данные. Учтите: если период закрыт для редактирования (установлена дата запрета), акт сформируется корректно, но исправить найденные ошибки в старых документах без снятия запрета не получится.
Контрагент не возвращает подписанный акт. Что делать?
Отправьте акт повторно письмом с уведомлением или через ЭДО, зафиксировав факт отправки. В договоре можно заранее предусмотреть условие, что акт считается принятым, если в течение установленного срока не поступили мотивированные возражения.
Как сверить расчеты, если учет ведется в разных программах?
Сформируйте акт в своей 1С, отправьте контрагенту в бумажном или электронном виде. Вторая сторона сопоставит его со своими данными вручную или через загрузку. Расхождения разбираются построчно — механизм «По данным контрагента» в акте как раз предназначен для такой ситуации.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически через «Акты сверки расчетов»: задайте контрагента, период и счета, нажмите «Заполнить» и сверьте итоговое сальдо с ОСВ. Расхождения устраняйте исправлением учетных данных, а не ручной правкой печатной формы, и фиксируйте подписанный акт как подтверждение задолженности.