Как сделать акт сверки по счету на оплату в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов между организацией и контрагентом на конкретную дату. Когда речь идет о сверке по счету на оплату, задача обычно состоит в том, чтобы сопоставить выставленный счет с фактическими поступлениями товаров или услуг и оплатами, прошедшими по расчетному счету. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть типовой документ «Акт сверки взаиморасчетов», который формируется автоматически на основе учетных данных.

Важно понимать ограничение типового механизма: акт сверки в 1С строится по договору или по контрагенту в целом, а не по отдельному счету на оплату. Сам по себе «счет на оплату» — это лишь предварительный документ, который не формирует проводок и не влияет на взаиморасчеты. Поэтому сверка фактически выполняется по документам реализации (или поступления) и оплаты, связанным с этим счетом. Ниже разберем, как корректно сформировать акт, сузить его до нужных операций и проверить результат.

Перед формированием акта убедитесь, что все первичные документы по контрагенту проведены: реализации, поступления, платежные поручения, поступления на расчетный счет. Если документ не проведен, он не попадет в акт, и суммы разойдутся с ожиданиями контрагента.

Где находится документ «Акт сверки» в 1С

Документ расположен в разделе «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов» (для сверки с покупателями) либо в разделе «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчетов» (для сверки с поставщиками). Это один и тот же журнал, доступный из обоих разделов, поэтому не имеет значения, откуда вы создаете документ.

В некоторых конфигурациях и при определенных настройках интерфейса пункт может называться «Акты сверки» или находиться в подменю «Расчеты с контрагентами». Если вы не видите его в меню, проверьте, включена ли соответствующая функциональность: раздел «Главное» → «Функциональность», закладка «Расчеты» — должна быть отмечена опция ведения расчетов с контрагентами и сверки взаиморасчетов.

Пошаговое создание акта сверки

Нажмите кнопку «Создать» в журнале актов сверки. Откроется форма нового документа, которую нужно заполнить в определенной последовательности, чтобы автоматическое заполнение сработало корректно.

1. 1
   Откройте «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, от имени которой формируется акт, и контрагента.
3. 3
   Выберите договор, если нужна сверка по конкретному договору, или оставьте поле пустым для сверки по всем договорам.
4. 4
   Задайте период сверки — даты начала и окончания.
5. 5
   Убедитесь, что валюта указана верно (обычно рубли).
6. 6
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета».
7. 7
   Проверьте табличную часть, сальдо и расхождения, затем проведите документ.

После нажатия «Заполнить по данным бухгалтерского учета» программа соберет все проведенные документы по выбранному контрагенту и договору за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Сальдо на начало периода подтянется автоматически.

Если табличная часть осталась пустой, хотя операции точно были, чаще всего причина в том, что выбран не тот договор или документы проведены от имени другой организации в базе. Проверьте эти поля в первую очередь.

Как сузить сверку до конкретного счета на оплату

Поскольку типовой акт не привязывается к счету на оплату напрямую, используйте один из практических приемов. Самый простой — ограничить период сверки: укажите дату счета как начало периода, а дату последней оплаты по нему — как конец. Тогда в акт попадут только операции, связанные с этим счетом.

Второй способ — ручное редактирование табличной части. После автоматического заполнения удалите строки, не относящиеся к нужному счету, или добавьте недостающие вручную через кнопку «Добавить». Программа позволяет редактировать состав операций, при этом итоговое сальдо пересчитается автоматически.

Третий вариант — если расчеты ведутся по документам расчетов (включен соответствующий способ ведения расчетов в договоре), можно сформировать отчет «Анализ субконто» или «Карточка счета» по счету 62/60 с отбором по контрагенту и документу, чтобы увидеть движения именно по этому счету на оплату, а затем сверить их с актом.

Проверка расхождений с контрагентом

После заполнения на закладке или в разделе «Расхождения» (в зависимости от версии) можно зафиксировать данные контрагента. Когда контрагент присылает свой вариант акта, сравните обороты построчно: расхождения обычно возникают из-за непроведенных документов, разницы в датах (оплата прошла в одном периоде у одной стороны и в другом — у второй) или из-за документов, оформленных на другой договор.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с сальдо по счетам 60/62 в оборотно-сальдовой ведомости по этому контрагенту и договору

Тревожный признак

Суммы различаются — есть документы вне акта или акт заполнен по неверному договору

Состав операций

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют, даты и номера совпадают с первичкой

Тревожный признак

Отсутствуют проведенные документы — проверьте организацию, договор и валюту в шапке

Данные контрагента

Норма

Обороты контрагента зеркально совпадают с вашими

Тревожный признак

Есть строки только с одной стороны — ищите разницу в датах или непроведенные документы

Для быстрой диагностики откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.01 (или 60.01) с отбором по контрагенту и договору за тот же период. Конечное сальдо должно совпасть с сальдо в акте. Если не совпадает — в акт попали не все документы, либо часть операций отражена на субсчете авансов (62.02/60.02), а в акте стоит другой набор счетов.

Настройка счетов учета и печать акта

В шапке документа или по кнопке «Еще» доступен список счетов учета, по которым строится сверка. По умолчанию используются счета расчетов с покупателями и поставщиками (60, 62, 76). Если с контрагентом есть расчеты по займам (66, 67) или претензиям (76.02), добавьте нужные счета в список, иначе часть задолженности останется за рамками акта.

Для печати нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». Печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций, итоговое сальдо и строку для подписей. Заполните поля «Представитель организации» и «Представитель контрагента», чтобы в форму подтянулись ФИО и должности подписантов.

Перед отправкой акта контрагенту сохраните его в PDF через «Файл» → «Сохранить как» из печатной формы. Так вы зафиксируете именно ту версию, которую отправили, и при повторной сверке через месяц сможете сравнить, какие документы добавились задним числом.

Документ можно отправить по электронному документообороту, если подключен сервис 1С-ЭДО: кнопка «ЭДО» в форме документа. Это ускоряет сверку — контрагент получит акт в своей программе и сможет подтвердить или отклонить его без бумажной пересылки.

Типичные ошибки и ограничения

Учитывайте и ограничение типового решения: акт сверки — учетный, а не унифицированный документ. Закон не устанавливает обязательную форму акта, поэтому организации вправе согласовать собственный шаблон. Если контрагент требует свой формат, типовую печатную форму можно доработать через внешнюю печатную форму, но это уже задача для специалиста по конфигурированию.

Частые вопросы

Почему акт сверки заполнился пустым, хотя операции по контрагенту были?

Чаще всего причина в неверно выбранном договоре, другой организации в шапке документа или в том, что документы не проведены. Также проверьте валюту акта: если операции в рублях, а в акте выбрана другая валюта, данные не подтянутся.

Можно ли сформировать акт сверки по нескольким договорам сразу?

Да. Оставьте поле «Договор» пустым — программа соберет операции по всем договорам контрагента. В табличной части операции будут сгруппированы, а сальдо покажет общую задолженность по контрагенту.

Чем отличается сверка по счету 60 от сверки по счету 62?

Счет 60 используется для расчетов с поставщиками (вы — покупатель), счет 62 — с покупателями (вы — продавец). Документ «Акт сверки» один и тот же, различается только набор счетов в настройках и то, с какой стороны вы отражаете операции.

Контрагент прислал акт с расхождениями. Что делать?

Сравните акты построчно и найдите операции, которые есть только у одной стороны. Типичные причины — разница в датах оплаты, непроведенный документ, документ на другой договор. Расхождение можно зафиксировать прямо в акте, указав данные контрагента, либо исправить учет после выяснения причины.

Нужно ли проводить акт сверки и влияет ли он на учет?

Акт сверки не формирует бухгалтерских проводок и не меняет учетные данные — это справочный документ для фиксации состояния расчетов. Проведение нужно только для того, чтобы документ сохранился в журнале как действующий.

Как отправить акт сверки контрагенту электронно?

Если подключен обмен электронными документами (1С-ЭДО), используйте кнопку «ЭДО» в форме документа. Без ЭДО сохраните печатную форму в PDF и отправьте обычным способом, а подписанный скан подшейте к документу через механизм присоединенных файлов.