Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать акт сверки по клиенту в 1С
Как сделать акт сверки взаиморасчётов с контрагентом в 1С:Бухгалтерии 8.3: пошаговая инструкция, настройка счетов, проверка расхождений и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с покупателем или поставщиком на конкретную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведённых документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Ручная сверка в Excel занимает часы, а типовой механизм 1С позволяет получить готовый акт за несколько минут — при условии, что учёт в базе ведётся корректно.
Главная причина расхождений в актах сверки — не сама процедура формирования, а ошибки в первичных документах: непроведённые оплаты, задвоенные контрагенты, счета, выставленные на другую организацию. Поэтому перед формированием акта важно проверить состояние учёта, а после — убедиться, что сальдо в акте совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью.
Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки данных до печати и отправки акта контрагенту, а также разбор типичных расхождений и способов их устранения.
Где находится акт сверки в 1С и какие данные нужны
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ «Акт сверки расчётов с контрагентом» доступен из нескольких разделов: «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами». Это один и тот же журнал документов, открытый из разных мест меню. В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексной автоматизации документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе продаж или закупок.
Перед созданием акта подготовьте следующие данные: точное наименование контрагента (как в карточке справочника), период сверки (обычно квартал, полугодие или год), договор, если расчёты ведутся в разрезе договоров, и перечень счетов учёта расчётов. Если у контрагента несколько договоров, решите заранее: сверять по каждому договору отдельно или по контрагенту в целом.
Подготовка учёта перед формированием акта
Акт сверки формируется строго по данным проведённых документов. Если в базе есть непроведённые реализации, оплаты, попавшие не на того контрагента, или дубли карточек в справочнике — всё это попадёт в акт в виде расхождений или, наоборот, не попадёт вовсе. Поэтому подготовка — обязательный этап, а не формальность.
Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 «Расчёты с поставщиками» и 62 «Расчёты с покупателями» с отбором по нужному контрагенту. Проверьте, нет ли одновременно дебетового и кредитового сальдо по одному договору — это признак незакрытых авансов, которые следует зачесть документом «Корректировка долга» или вручную в документах оплаты. Также убедитесь, что все банковские выписки за период сверки загружены и проведены.
Пошаговое формирование акта сверки
Создание акта занимает несколько минут, если учёт в порядке. Последовательность действий одинакова для сверки и с покупателем, и с поставщиком — меняется только выбранный контрагент и состав счетов.
- 1Откройте «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, от имени которой формируется акт, и контрагента из справочника.
- 3Задайте период сверки: дату начала и дату окончания.
- 4Если сверка по конкретному договору — выберите его в поле «Договор»; для сверки по всем договорам оставьте поле пустым (в зависимости от версии конфигурации).
- 5На вкладке со счетами учёта отметьте нужные счета: 60, 62, 66, 67, 76 — по умолчанию обычно выбраны 60 и 62.
- 6Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта» — табличная часть заполнится документами.
- 7Проверьте итоговое сальдо, проведите документ и распечатайте акт по кнопке «Печать».
Табличная часть акта разделена на две колонки: «По данным организации» и «По данным контрагента». Первая заполняется автоматически из базы. Вторая предназначена для ввода данных, полученных от контрагента, если вы сверяетесь по встречному акту — суммы можно внести вручную, и программа покажет расхождения построчно.
Обратите внимание на поле «Валюта»: если расчёты с контрагентом ведутся в валюте или условных единицах, акт нужно формировать в валюте договора, иначе курсовые разницы исказят сальдо. Для рублёвых договоров валюта подставляется автоматически.
Сверка по договору и по контрагенту в целом
Если между организациями несколько договоров, корректнее формировать отдельный акт по каждому договору — так проще выявить, где именно возникло расхождение. Сверка по контрагенту в целом удобна для итоговой годовой выверки, но при расхождениях придётся дополнительно анализировать каждый договор через отчёты «Анализ субконто» или «Обороты между субконто».
Проверка результата и поиск расхождений
После заполнения акта сверьте его итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62 на дату окончания сверки. Значения должны совпадать до копейки. Если сальдо в акте не сходится с ОСВ, чаще всего причина в счёте, который не вошёл в акт: например, расчёты по претензиям на счёте 76.02 или проценты по займам на счёте 66.
Если контрагент прислал встречный акт с расхождениями, не спешите править документы. Сначала определите характер разницы: сумма, которой нет у вас, но есть у контрагента (чаще всего — неотражённая оплата или непроведённое поступление), либо сумма, которая есть у вас, но отсутствует у него (неполученные отгрузочные документы, разница в датах).
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница — ищите счёт, не включённый в акт (76, 66, 67)
Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта
Разница — в прошлом периоде провели или изменили документы задним числом
Все реализации и оплаты периода присутствуют
Документа нет — он не проведён, оформлен на другого контрагента или другую организацию
Печать, подписание и отправка контрагенту
Печатная форма акта вызывается кнопкой «Печать» в документе. В типовой форме предусмотрены поля для подписей и печатей обеих сторон, а также строка с итоговой задолженностью, прописанная текстом: кто и кому должен на дату сверки. Если требуется нестандартная форма (например, с расшифровкой по договорам), её можно доработать через механизм внешних печатных форм.
Акт можно отправить контрагенту напрямую из 1С по электронной почте (кнопка «Отправить») или через сервис обмена электронными документами, если он подключён. Электронный документооборот ускоряет сверку: контрагент видит акт в своей системе и может сразу указать расхождения.
Типичные ошибки при формировании акта сверки
Большинство проблем с актами сверки повторяются от компании к компании. Знание типовых сценариев экономит часы на поиске разницы в копейку.
Отдельная ситуация — перепроведение документов задним числом после подписания акта. Если бухгалтер исправил реализацию прошлого квартала, начальное сальдо следующего акта «уедет». Поэтому закрытые периоды рекомендуется блокировать от изменений через «Администрирование» → «Даты запрета изменения данных».
Особенности в разных конфигурациях 1С
Сравнение вариантов
Документ «Акт сверки расчётов с контрагентом» строится по данным бухгалтерских счетов. Подходит для сверки по данным учёта, но не показывает неотфактурованные отгрузки.
Документ «Сверка взаиморасчётов» строится по данным взаиморасчётов, а не бухгалтерских счетов — видны заказы и отгрузки, ещё не оформленные в бухучёте. Есть расширенные настройки детализации.
Аналогично УТ: сверка по регистрам взаиморасчётов с гибкой детализацией по заказам, накладным и договорам. Требует актуального состояния распределения платежей.
В управленческих конфигурациях (УТ, КА, ERP) перед сверкой полезно выполнить регламентную операцию распределения расчётов, иначе в акте могут появиться неразнесённые платежи. В бухгалтерии такой операции нет — там всё завязано на проведённые документы и счета.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически, но качество результата зависит от состояния учёта: проведённых документов, отсутствия дублей и загруженных выписок. Всегда сверяйте итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью, а расхождения с контрагентом исправляйте в первичных документах, а не в самом акте.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый год, если период закрыт?
Да, документ создаётся за любой период, поскольку строится по данным учёта. Ограничение касается не формирования акта, а изменения документов в закрытом периоде: если стоит дата запрета редактирования, исправить ошибку прошлого года придётся текущей датой через корректировочные документы.
Почему в акт не попала оплата от клиента?
Наиболее частые причины: банковская выписка не загружена или документ оплаты не проведён; платёж оформлен на другую карточку контрагента (дубликат); оплата отнесена на другой договор или другую организацию в базе. Проверьте документ через отчёт «Обороты между субконто» по контрагенту.
Чем акт сверки отличается от оборотно-сальдовой ведомости?
ОСВ — внутренний отчёт, показывающий обороты и сальдо по счетам. Акт сверки — двусторонний документ: он содержит расшифровку по каждому документу, место для данных контрагента и подписи обеих сторон. Именно подписанный акт имеет юридическое значение при подтверждении долга.
Как свериться, если у контрагента несколько договоров?
Оптимальный вариант — отдельный акт по каждому договору: так проще локализовать расхождение. Если нужна общая картина, сформируйте акт по контрагенту без указания договора, но будьте готовы, что при разногласиях придётся детализировать данные отчётами по каждому договору отдельно.
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Закон не обязывает стороны проводить и подписывать сверку — это добровольная процедура. Однако подписанный акт подтверждает признание долга и прерывает срок исковой давности, поэтому регулярная выверка с ключевыми контрагентами защищает обе стороны при возможных спорах.
Что делать, если контрагент не согласен с суммой в акте?
Запросите у него встречный акт или расшифровку расхождений и сопоставьте документы построчно. Обычно разница — это оплата в пути, непереданные отгрузочные документы или разные даты отражения операций. Исправления вносите в первичные документы, после чего сформируйте акт заново.