Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать акт сверки в 1С:БГУ
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С Бухгалтерии государственного учреждения: настройка, заполнение, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения (БГУ) формируется типовым отчетом, который собирает обороты по счетам расчетов с конкретным контрагентом за выбранный период. Документ нужен для подтверждения задолженности перед контрагентами, подготовки к инвентаризации расчетов, сдачи годовой отчетности и раскрытия информации в формах отчетности учреждения.
В отличие от «1С:Бухгалтерии предприятия», в БГУ сверка строится с учетом специфики госсектора: КПС, КОСГУ, кодов бюджетной классификации и счетов плана счетов бюджетного учета (205, 206, 302, 303, 304 и другие). Поэтому важно не только запустить отчет, но и правильно указать аналитику, иначе в акт попадут лишние обороты или, наоборот, не хватит нужных сумм.
Ниже разобран полный порядок: где находится отчет, как его настроить, как проверить данные перед печатью, что делать с расхождениями и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:БГУ ред. 2.0; в отраслевых доработках названия пунктов меню могут отличаться.
Где находится акт сверки в 1С:БГУ и какие данные нужны
Типовой отчет расположен в разделе «Отчеты» (иногда — «Расчеты» или «Казначейство/Банк», в зависимости от настройки интерфейса) и называется «Акт сверки взаиморасчетов» или «Акт сверки расчетов с контрагентами». Если в меню его нет, воспользуйтесь поиском по команде «Найти» в правом верхнем углу — введите «сверка».
Перед формированием подготовьте исходные данные. Во-первых, уточните, с каким контрагентом проводится сверка и за какой период — обычно это квартал, полугодие или год, но для актуальных расчетов допустим произвольный интервал. Во-вторых, определите перечень счетов расчетов: для поставщиков это чаще всего 302 и 206, для дебиторов — 205, для расчетов по платежам в бюджет — 303. Точный перечень зависит от учетной политики учреждения и вида расчетов.
В-третьих, проверьте, что в базе проведены все первичные документы за период: поступления, реализации, платежи, кассовые документы. Непроведенные или помеченные на удаление документы в отчет не попадут, и суммы в акте будут занижены.
Пошаговое формирование акта сверки
Откройте отчет «Акт сверки взаиморасчетов». В шапке укажите организацию (если в базе ведется учет по нескольким учреждениям), период сверки и контрагента. Поле контрагента заполняется из справочника «Контрагенты» — выбирайте именно ту карточку, по которой ведутся расчеты; если у поставщика заведено несколько карточек-дублей, суммы будут неполными.
На вкладке настроек или в табличной части укажите счета расчетов. В типовой поставке обычно уже предустановлен стандартный список (205, 206, 302, 303, 304 и др.), но его можно отредактировать: убрать нерелевантные счета и добавить нужные. Если сверка идет по конкретному договору, отметьте вариант группировки «по договорам» или установите отбор по договору.
Нажмите «Сформировать». Отчет построится в виде таблицы: сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту с расшифровкой по документам, сальдо на конец периода. Проверьте, что итоговое сальдо соответствует вашим ожиданиям, и только после этого переходите к печати.
- 1Откройте раздел «Отчеты» → «Акт сверки взаиморасчетов»
- 2Укажите организацию, период и контрагента
- 3Проверьте и при необходимости скорректируйте список счетов расчетов
- 4Установите отбор по договору или КФО, если сверка детальная
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо на начало и конец
- 6Выведите печатную форму командой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
Настройка отборов и детализации
Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает варианты отчета. Здесь задается группировка строк: по договорам, по документам расчетов, по счетам учета. Для сверки с контрагентом удобнее всего детализация до документов — тогда в акте видно каждую накладную и каждый платеж с датой и номером, и контрагенту проще найти расхождение.
Отборы позволяют сузить выборку. Типовые сценарии: отбор по КФО (когда расчеты ведутся по нескольким источникам финансирования), по договору (когда с одним контрагентом несколько контрактов), по счету (когда сверяется только аванс или только расчеты за поставку). После изменения настроек их можно сохранить как отдельный вариант отчета, чтобы не настраивать заново.
Сверка по нескольким контрагентам сразу
Если нужно подготовить акты по списку контрагентов (например, при годовой инвентаризации расчетов), не обязательно формировать каждый акт вручную. Оставьте поле контрагента пустым и включите группировку «по контрагентам» — отчет покажет сальдо и обороты по всем контрагентам с ненулевыми расчетами. Это удобно для контроля, но для подписания акты все равно формируются индивидуально.
Проверка данных перед печатью
Главный контрольный показатель — сальдо на конец периода. Сверьте его с данными карточки счета по контрагенту и с оборотно-сальдовой ведомостью по соответствующему счету: суммы должны совпадать. Если в акте сальдо отличается от ОСВ, чаще всего причина в некорректном списке счетов или в отборе, который «отрезал» часть оборотов.
Обратите внимание на развернутое сальдо: дебиторская и кредиторская задолженность по одному контрагенту не должны сворачиваться, если они относятся к разным договорам или видам расчетов. В настройках отчета проверьте, что группировка по договорам включена — тогда аванс по одному контракту не зачтется против долга по другому.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счету расчетов и карточкой контрагента
Сумма в акте отличается от ОСВ — проверьте список счетов и отборы
Все документы периода присутствуют, нет лишних контрагентов
Отсутствуют проведенные документы или попали чужие обороты
Задолженность сгруппирована по источникам и контрактам
Дебиторка и кредиторка свернуты в одну сумму
Равно сальдо на конец предыдущего акта сверки
Начальное сальдо «прыгает» — возможны исправления задним числом
Печать и подписание акта
После проверки нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Акт сверки взаиморасчетов». Типовая печатная форма содержит шапку с реквизитами учреждения и контрагента, таблицу оборотов и итоговое сальдо с расшифровкой «долг за учреждением / долг за контрагентом». Проверьте, что в шапке корректно выведены наименование учреждения, ИНН/КПП и период.
Акт распечатывается в двух экземплярах: один направляется контрагенту для подтверждения, второй остается в учреждении. Подписывает документ руководитель или уполномоченное лицо и главный бухгалтер; порядок подписания определяется внутренними правилами учреждения. Если контрагент вернул акт с расхождениями, суммы разночтений фиксируются в акте, и по ним проводится разбор первичных документов.
Что делать при расхождениях с контрагентом
Если контрагент вернул акт с пометками о расхождениях, работа ведется по конкретным документам. Сопоставьте каждую оспариваемую строку с первичкой: возможно, у контрагента не отражено ваше поступление (или наоборот), документ проведен в другом периоде, либо сумма отличается из-за ошибки ввода.
Типовые причины расхождений: документ проведен в базе, но не передан контрагенту; платеж зачтен не на тот договор; возврат или корректировка отражены только у одной стороны; разница в датах (документы на границе периодов). После выявления причины внесите исправление — корректировочным документом или переносом на правильный договор — и сформируйте акт заново.
Альтернативные способы сверки расчетов в БГУ
Помимо типового акта сверки, для анализа взаиморасчетов используются другие отчеты. «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с субконто «Контрагенты» показывает сальдо и обороты без детализации до документов — подходит для быстрой проверки. «Карточка счета» или «Анализ субконто» дают расшифровку по документам, но без оформления в виде акта.
Для инвентаризации расчетов в БГУ предусмотрены отдельные документы инвентаризации расчетов с контрагентами, которые формируют печатные формы ИНВ-17 и приложения к ним. Если цель — именно годовая инвентаризация, а не двусторонняя сверка, используйте их: они подтягивают данные учета автоматически и оформляют результат в унифицированной форме.
Сравнение вариантов
Двусторонний документ для подтверждения задолженности с контрагентом; подходит для регулярных сверок и подписания сторонами
Внутренний контроль сумм без оформления акта; быстро, но не является документом для контрагента
Обязательная форма при годовой инвентаризации; подтверждает задолженность на отчетную дату по данным учета
Частые вопросы по акту сверки в 1С:БГУ
Почему в акт сверки не попали документы за период?
Чаще всего документы не проведены или проведены по счету, которого нет в списке счетов отчета. Проверьте статус документов и настройку списка счетов. Также возможен отбор по КФО или договору, который исключает нужные обороты.
Можно ли сформировать акт сверки по одному договору?
Да. В настройках отчета установите отбор по конкретному договору или включите группировку по договорам и сформируйте акт только по нужному контракту. Это стандартная практика, когда с одним поставщиком заключено несколько контрактов.
Акт сверки — это документ или отчет в 1С:БГУ?
В типовой БГУ это отчет: он не создает движений по регистрам и не изменяет учетные данные, а только отображает уже имеющиеся обороты. Поэтому акт можно формировать многократно без риска для учета.
Что делать, если сальдо в акте не совпадает с ОСВ?
Сверьте список счетов в настройках акта с составом счетов в ОСВ — обычно причина в пропущенном счете или лишнем отборе. Также проверьте, что ОСВ строится за тот же период и по той же организации и КФО.
Нужно ли подписывать акт сверки в электронном виде?
Акт сверки не является первичным учетным документом, его форма законодательно не унифицирована. Порядок обмена — бумажный или электронный через ЭДО — определяется соглашением сторон. При обмене через оператора ЭДО акт подписывается электронной подписью, если стороны договорились о таком формате.
Как сверить расчеты, если учет ведется по нескольким КФО?
Формируйте отдельный акт по каждому КФО через отбор в настройках отчета. Сводный акт по всем КФО покажет общую сумму, но она может не совпасть с данными контрагента, если тот ведет учет по каждому контракту раздельно.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С:БГУ — это отчет из раздела «Отчеты»: укажите период, контрагента и счета расчетов, включите группировку по договорам и отбор по КФО при необходимости. Формируйте акт только после закрытия периода, сверяйте итоговое сальдо с ОСВ и карточкой счета, а расхождения разбирайте по конкретным документам.