Учет и Финансы · 9 мин
Как сдавать отчет по прослеживаемости товаров в 1С
Как сформировать и сдать отчет по прослеживаемости товаров в 1С: подготовка данных, проверка РНПТ, заполнение отчета, отправка в ФНС и исправление ошибок.
Отчет по прослеживаемости товаров сдают организации и ИП, которые совершают операции с товарами, включенными в перечень прослеживаемых: электроника, бытовая техника, одежда, обувь и ряд других категорий. Отчет подается ежемесячно в ФНС не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным, если в этом месяце были операции с такими товарами.
В конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, ERP) задача решается штатными средствами: система собирает данные из документов поступления и реализации, где указаны регистрационные номера партий товаров (РНПТ), и формирует отчет в установленном формате. Ключевое условие корректной сдачи — правильно заполненные первичные документы.
Ниже разобран полный цикл работы: от проверки настроек до отправки отчета и обработки требований ФНС. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 ред. 3.0, но логика в других конфигурациях аналогична.
Проверьте, обязаны ли вы сдавать отчет
Отчет обязателен, если в отчетном месяце были операции с прослеживаемыми товарами: продажа, перемещение, возврат, ввоз, использование для собственных нужд. Если таких операций не было, отчет не сдается — нулевой формы не существует.
Прослеживаемость определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС, указанному в карточке номенклатуры. В 1С признак прослеживаемости подтягивается автоматически при обновлении классификатора, но стоит убедиться, что коды заданы корректно, особенно для товаров, которые вы ввозите напрямую.
Подготовьте данные: РНПТ в документах
Основная работа ведется не в самом отчете, а в первичных документах. В документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» для прослеживаемого товара заполняется поле «РНПТ» в табличной части. Если поставщик — российская компания, номер РНПТ она обязана указать в УПД; перенесите его в документ без изменений.
При импорте номер РНПТ берется из декларации на товары (ГТД). В 1С оформляется документ «Декларация на товары», где по каждой строке указывается номер РНПТ. После этого при продаже товара номер подставится в реализацию автоматически.
В документе реализации РНПТ указывается в колонке табличной части. Если товаров много и номера различаются по строкам, проверьте каждую позицию: отчет формируется построчно, и пропуск в одной строке приведет к расхождению с данными покупателя.
Сформируйте отчет в 1С
Откройте раздел «Отчеты» → «1С-Отчетность» (или «Регламентированные отчеты») и нажмите «Создать». В списке форм выберите «Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами». Укажите отчетный период — календарный месяц.
После создания нажмите «Заполнить». Программа соберет данные из документов поступления, реализации, перемещений и возвратов за указанный месяц. Заполнение занимает от нескольких секунд до нескольких минут в зависимости от объема документов.
Отчет состоит из разделов по видам операций. Проверьте, что в каждый раздел попали ожидаемые документы: продажи — в раздел реализации, ввоз — в раздел ввоза и так далее. Если какой-то операции нет, вернитесь к первичному документу и проверьте заполнение РНПТ и признака прослеживаемости номенклатуры.
- 1Проверьте, что во всех поступлениях и реализациях месяца заполнены РНПТ и страны происхождения
- 2Откройте «Отчеты» → «1С-Отчетность» → «Создать» → «Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами»
- 3Укажите отчетный месяц и нажмите «Заполнить»
- 4Проверьте разделы отчета на полноту и сверьте обороты с учетными данными
- 5Нажмите «Проверить» → «Проверить в интернете» для контроля формата
- 6Отправьте отчет в ФНС и дождитесь квитанции о приеме
Проверьте отчет перед отправкой
Встроенная проверка запускается кнопкой «Проверка» в форме отчета. Она выявляет форматные ошибки: пустые обязательные поля, неверный формат РНПТ, несоответствие кодов. Каждая ошибка кликабельна — по ней можно перейти к проблемному месту.
Дополнительно сверьте итоговые количества и стоимости по отчету с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 41 в разрезе прослеживаемой номенклатуры. Расхождения обычно означают, что часть документов не попала в отчет из-за отсутствия признака прослеживаемости или непроведенных документов.
Как проверить результат
В отчете нет строк с пустым номером РНПТ
Проверка показывает ошибки «не заполнен РНПТ»
Получена квитанция о приеме отчета
Статус «Не принят» или протокол с ошибками
Обороты по отчету совпадают с оборотами по счету 41 по прослеживаемым товарам
В отчете меньше документов, чем операций в учете
Отправьте отчет и обработайте ответ ФНС
Отправка выполняется из формы отчета кнопкой «Отправить» при наличии подключенной 1С-Отчетности. Отчет подписывается электронной подписью и уходит в ФНС. До получения квитанции отчет не считается сданным — отслеживайте статус в журнале обмена.
Если пришел отказ, откройте протокол: в нем указан код и текст ошибки. Типичные причины — неверный формат РНПТ, ошибки в ИНН контрагента, дубли строк. Исправьте данные в первичных документах (а не только в отчете), перезаполните форму и отправьте повторно.
После приема отчета ФНС может направить требование о пояснениях, если ваши сведения не совпали с данными контрагентов. На требование нужно ответить в установленный срок — либо пояснениями, либо уточненным отчетом. В 1С требования приходят в тот же журнал 1С-Отчетности.
Особые ситуации и ограничения
Если товар продан физическому лицу в розницу, такие операции в отчет не включаются — прослеживаемость распространяется на операции между организациями и ИП. Убедитесь, что розничные продажи оформлены отдельными документами, чтобы они не попали в отчет.
При возврате товара поставщику или от покупателя операция отражается в отчете того месяца, в котором оформлен возврат, с тем же РНПТ, что и в исходной поставке. Если номер утрачен, его нужно восстановить по первичным документам.
Если ваша конфигурация давно не обновлялась, форма отчета может быть устаревшей — ФНС периодически меняет формат. Перед отчетным периодом проверьте наличие обновлений конфигурации и регламентированных отчетов.
Удобно завести регламент: в последний рабочий день месяца запускать проверку незаполненных РНПТ по документам месяца, а не откладывать это на день сдачи. Отчет «Прослеживаемые товары» в разделе управленческих отчетов позволяет быстро найти документы с пропусками до формирования регламентированной формы.
Что важно запомнить
Отчет сдается ежемесячно до 25-го числа при наличии операций. Качество отчета определяется заполнением РНПТ в первичных документах. Перед отправкой запустите проверку, после — дождитесь квитанции. Ошибки исправляйте в документах, а не только в форме отчета.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать отчет, если операций с прослеживаемыми товарами не было?
Нет. Отчет сдается только за те месяцы, в которых были операции: продажа, поступление с последующей реализацией, перемещение, возврат. Нулевая форма не предусмотрена и не принимается.
Поставщик не указал РНПТ в УПД. Что делать?
Запросите у поставщика исправленный УПД с номером РНПТ — он обязан его указать. До получения корректного документа сдавать отчет с пробелом рискованно: это приведет к требованию ФНС. Если поставщик отказывается, зафиксируйте переписку и подготовьте пояснения в налоговую.
Попадают ли в отчет продажи физическим лицам?
Нет, розничные продажи конечным потребителям в отчет не включаются. Прослеживаемость охватывает оборот товара между организациями и ИП. Важно, чтобы розничные продажи были оформлены корректными документами и не смешивались с оптовыми.
Что будет, если не сдать отчет вовремя?
За непредставление сведений о прослеживаемых товарах Налоговым кодексом предусмотрен штраф, а за каждую операцию, по которой не представлены сведения, санкции могут суммироваться. Дополнительно нарушение выявляется при сверке с данными контрагентов, поэтому игнорировать обязанность не получится.
Можно ли сдать уточненный отчет после обнаружения ошибки?
Да. Создайте новый отчет за тот же период с признаком корректировки (номер корректировки увеличивается на единицу), исправьте данные в первичных документах, перезаполните форму и отправьте. Уточненка заменяет ранее принятый отчет.
В каких конфигурациях 1С доступен отчет по прослеживаемости?
Функционал поддерживается в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0), 1С:Комплексной автоматизации, 1С:ERP, 1С:Управление торговлей при условии актуальных обновлений. В старых или снятых с поддержки версиях форма может отсутствовать или быть устаревшей — в этом случае требуется обновление конфигурации.