Учет и Финансы · 11 мин
Как разносить кассу в 1С: пошаговая инструкция
Как разносить кассу в 1С: ПКО и РКО, оплата от покупателей, подотчётные суммы, проверка остатка по кассе и исправление типичных ошибок при проведении документов.
«Разносить кассу» на практике означает отражать в 1С все движения наличных денег: приходы от покупателей и возвраты, выдачу под отчёт, взнос на расчётный счёт, выдачу зарплаты. Каждая операция оформляется отдельным документом, и от корректности этих документов зависит, сойдутся ли остаток по 50 счёту с реальной наличностью в сейфе и данные кассовой книги.
Основные инструменты — документы «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО) в разделе «Банк и касса». В конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 они находятся по пути «Банк и касса → Кассовые документы», а в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации — в разделе «Казначейство» или «Финансы».
Порядок разнесения кассы зависит от вида операции: программа сама предлагает нужные счета учёта по виду операции документа, но контрагента, статью движения денежных средств и сумму нужно проверять вручную. Ниже разберём каждый сценарий и способы проверки результата.
Подготовка: что настроить перед разнесением кассы
Прежде чем вводить кассовые документы, убедитесь, что в справочниках заполнены базовые данные. В карточке организации должны быть указаны реквизиты, в справочнике «Кассы» — основная касса предприятия. Если касс несколько (например, касса головного офиса и касса торговой точки), создайте отдельные элементы справочника — это позволит вести учёт по субсчетам 50.01, 50.02 и так далее.
Проверьте справочник «Статьи движения денежных средств» (ДДС). Он нужен для отчёта о движении денежных средств и управленческой отчётности. Типовые статьи — «Оплата от покупателей», «Оплата поставщикам», «Выдача подотчётных сумм», «Взнос наличными в банк». Если статьи не заполнены в документах, отчёт ОДДС будет неполным, хотя бухгалтерские проводки сойдутся.
Также убедитесь, что в учётной политике и настройках плана счетов не отключён учёт наличных операций, а у пользователя есть права на создание кассовых документов. В типовых конфигурациях это роли «Кассир» или «Бухгалтер».
Оформление прихода: ПКО по видам операций
Приходный кассовый ордер создаётся через «Банк и касса → Кассовые документы → Создать → Поступление наличных». Ключевое поле — «Вид операции»: именно оно определяет, какой счёт корреспондирует с 50-м. Самые частые варианты: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке».
Оплата от покупателя и розничная выручка
При операции «Оплата от покупателя» укажите контрагента, договор и при необходимости счёт на оплату — тогда программа сформирует проводку Дт 50 Кт 62 и зачтёт задолженность. Если оплата авансовая, проверьте, что сумма попала на счёт 62.02, а не на расчёты 62.01: это влияет на исчисление НДС с авансов.
Для розничной выручки вид операции «Розничная выручка» формирует проводку Дт 50 Кт 90.01. В торговых конфигурациях приход часто вводится автоматически на основании «Отчёта о розничных продажах» — тогда вручную ПКО создавать не нужно, иначе выручка задвоится.
Возврат подотчётных сумм и получение наличных в банке
Операция «Возврат от подотчётного лица» (Дт 50 Кт 71) закрывает остаток задолженности сотрудника. Укажите физическое лицо — сумма подтянется из регистра взаиморасчётов с подотчётными лицами. Операция «Получение наличных в банке» (Дт 50 Кт 51) вводится на основании чека банка или выписки: в 1С:Бухгалтерии она обычно создаётся из документа списания с расчётного счёта с видом операции «Снятие наличных».
Оформление расхода: РКО по видам операций
Расходный кассовый ордер создаётся кнопкой «Создать → Выдача наличных». Здесь вид операции также определяет проводку: «Оплата поставщику» (Дт 60 Кт 50), «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (Дт 71 Кт 50), «Взнос наличными на расчётный счёт» (Дт 51 Кт 50), «Выдача заработной платы» (Дт 70 Кт 50).
При выдаче под отчёт обязательно укажите сотрудника и проверьте, нет ли у него незакрытого предыдущего аванса. По правилам ведения кассовых операций новая выдача под отчёт при непогашенной задолженности по предыдущему авансу — нарушение кассовой дисциплины. 1С сама покажет остаток по сотруднику, если открыть отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71».
Выдача зарплаты через кассу оформляется документом «Ведомость в кассу» (в 1С:Бухгалтерии — «Ведомость на выплату зарплаты через кассу»), а РКО при этом формируется автоматически на общую сумму ведомости. Вводить отдельный ручной РКО на зарплату поверх ведомости нельзя — получите двойное списание.
Пошаговый порядок разнесения кассы за день
Рабочий ритм кассира или бухгалтера обычно выглядит как последовательность: собрать первичку, ввести документы, сверить остаток. Ниже — типовой порядок для 1С:Бухгалтерии 8.3, в других конфигурациях логика та же, отличаются только названия разделов.
- 1Соберите первичные документы за день: кассовые чеки, Z-отчёты, заявления сотрудников, чеки банка на снятие наличных.
- 2Откройте «Банк и касса → Кассовые документы» и введите все ПКО: поступления от покупателей, розничную выручку, возвраты подотчётных сумм.
- 3Введите все РКО: оплату поставщикам, выдачу под отчёт, взнос наличных в банк.
- 4Проверьте, что зарплата и розничная выручка не задвоены: они должны приходить из ведомостей и отчётов о розничных продажах.
- 5Сформируйте кассовую книгу за день («Банк и касса → Кассовая книга») и сверьте итоги с суммой фактической наличности.
- 6Сформируйте ОСВ по счёту 50 и убедитесь, что конечное сальдо совпадает с остатком в кассовой книге и с реальными деньгами.
Распечатывать кассовые ордера нужно в день их оформления: у ПКО и РКО в 1С есть типовые печатные формы КО-1 и КО-2. Подписи кассира и главного бухгалтера на бумажных формах обязательны, если организация ведёт кассовые документы на бумаге.
Проверка результата: кассовая книга и ОСВ по счёту 50
Главный контрольный инструмент — отчёт «Кассовая книга». Он формируется за выбранный период и показывает все приходы, расходы и остаток на конец дня. Если в течение дня по кассе не было операций, лист кассовой книги за этот день не формируется — это нормально.
Второй инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 с детализацией по кассам. Сальдо на конец дня должно быть дебетовым и совпадать с фактической наличностью. Кредитовый (отрицательный) остаток по кассе — однозначный признак ошибки: либо расход проведён раньше прихода по времени, либо документ введён с неверной суммой, либо приход не введён вовсе.
Как проверить результат
Дебетовое сальдо, совпадает с фактической наличностью и кассовой книгой
Отрицательный остаток или расхождение с реальными деньгами
Сквозная последовательная нумерация без пропусков
Пропуски номеров, дубли номеров в одном дне
Один документ поступления на сумму Z-отчёта
Выручка введена и отчётом о розничных продажах, и ручным ПКО
Выдача по счёту 71 закрывается авансовым отчётом или возвратом
Долгий «висящий» остаток по сотруднику без авансового отчёта
Типичные ошибки при разнесении кассы
Большинство расхождений по кассе возникает не из-за сложных операций, а из-за дублей, неверного времени документов и путаницы между кассой и банком. Отрицательный остаток в середине дня часто объясняется тем, что РКО проведён утром, а ПКО на снятие наличных с расчётного счёта — вечером следующего дня.
Отдельная ошибка — работа в нескольких кассах без разделения по субсчетам. Если организация имеет обособленные точки, а все документы вводятся на одну кассу, инвентаризация наличности по каждой точке становится невозможной без ручной разборки.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 кассовые документы максимально просты: один документ — одна операция, проводки формируются по виду операции. В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 кассовые ордера входят в подсистему казначейства: там есть статусы согласования, заявки на расходование денежных средств и возможность формировать РКО на основании заявки.
В УТ и КА розничная выручка оформляется документом «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и «Поступление наличных в кассу предприятия», а не ручным ПКО. Если в вашей конфигурации включён обмен с банком (клиент-банк), операции «снятие наличных» и «взнос наличных» удобнее вводить из загруженной выписки — программа сама создаст парные документы по кассе и счёту.
Сравнение вариантов
Подходит для небольшого числа операций и разовых сумм. Ограничение: весь контроль дублей и статей ДДС — на пользователе.
Снижает риск дублей и ошибок в суммах, документы связаны между собой. Ограничение: требует корректного ведения документов-оснований.
Автоматизирует пары «банк — касса» (снятие и взнос наличных). Ограничение: чисто кассовые операции без банка всё равно вводятся вручную.
Частые вопросы
Что делать, если остаток по кассе в 1С не совпадает с реальными деньгами?
Сначала сформируйте кассовую книгу за проблемный день и сверьте каждый документ с первичкой. Затем проверьте ОСВ по счёту 50: нет ли документов с другой датой или временем. Типичные причины — не введённый приход, дубль расхода или документ, введённый на другую кассу. Расхождение оформляется по итогам инвентаризации: недостача относится на виновное лицо, излишек — в прочие доходы.
Можно ли провести РКО, если денег в кассе по программе не хватает?
Технически 1С позволит провести документ, но остаток станет отрицательным. Правильное решение — сначала ввести недостающий приход (например, получение наличных из банка или выручку), а затем расход. Отрицательный остаток по кассе — нарушение, которое видно в кассовой книге.
Как оформить взнос наличной выручки на расчётный счёт?
Нужны два связанных документа: РКО с видом операции «Взнос наличными на расчётный счёт» (Дт 51 Кт 50 или через счёт 57 «Переводы в пути») и поступление на расчётный счёт со стороны банка. Если деньги зачисляются не в тот же день, используйте счёт 57, чтобы сумма корректно «висела» в пути.
Нужно ли вводить ПКО, если выручка уже отражена отчётом о розничных продажах?
Нет. Отчёт о розничных продажах сам формирует поступление выручки в кассу. Дополнительный ручной ПКО задвоит выручку, завысит оборот по 90 счёту и исказит НДС. Ручной ПКО нужен только для поступлений, не связанных с торговыми документами.
Как исправить ошибочный кассовый документ прошлого периода?
Документ закрытого периода не редактируют напрямую. Введите сторнирующий или корректирующий документ текущей датой с пояснением в комментарии. Если ошибка влияет на сданную отчётность, потребуется уточнённая декларация — этот вопрос решает главный бухгалтер.
Обязательно ли заполнять статью движения денежных средств?
Для бухгалтерских проводок — нет, проводки сформируются и без неё. Но без статьи ДДС отчёт о движении денежных средств и платёжный календарь будут неполными. Заполняйте статью всегда — это займёт секунды и избавит от доработки отчётности задним числом.
Что важно запомнить
Касса в 1С разносится документами ПКО и РКО, вид операции которых определяет проводки. Зарплату и розничную выручку вводите только через ведомости и отчёты о продажах, чтобы избежать дублей. Контроль результата — кассовая книга и ОСВ по счёту 50: дебетовый остаток должен совпадать с фактической наличностью.