Учет и Финансы · 10 мин
Как провести расходный ордер в 1С
Подробная инструкция по проведению расходного кассового ордера в 1С: создание документа, заполнение реквизитов, проверка проводок и исправление ошибок.
Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С оформляет выдачу наличных денег из кассы организации: выплату зарплаты, выдачу подотчетных сумм, возврат покупателю, оплату поставщику наличными. Пока документ не проведен, он не формирует проводки и не уменьшает остаток по кассе — это просто черновик. Проведение переводит документ в статус учтенного и создает движения по регистрам.
Инструкция подходит для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (редакции 3.0) и во многом совпадает с «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» — отличаются только названия разделов меню. Права на проведение кассовых документов должны быть у вашей роли: если кнопка «Провести» недоступна, обратитесь к администратору базы.
Где находится расходный ордер в меню
В «1С:Бухгалтерия 8.3» журнал кассовых документов открывается через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». В списке отображаются и приходные, и расходные ордера. Чтобы создать новый РКО, нажмите кнопку «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер» либо сразу нужный вид операции, если программа предлагает список.
В «1С:Управление торговлей» путь выглядит как «Финансы» → «Кассовые ордера» или «Расходные кассовые ордера» напрямую. В некоторых конфигурациях документ называется «Расходный кассовый ордер», в других — «Выдача денежных средств» или «Списание с расчетного счета / кассы» — логика работы при этом одинаковая.
Быстрый способ — создать РКО на основании другого документа, например «Зарплата к выплате» или «Поступление товаров и услуг» (для оплаты поставщику). Тогда большинство реквизитов заполнится автоматически, и риск ошибки снизится.
Заполнение документа перед проведением
Документ не проведется, пока не заполнены обязательные поля — они подсвечиваются красным или отмечаются точкой. Набор реквизитов зависит от вида операции, но базовый минимум одинаков.
- Организация и касса — из какой кассы выдаются деньги, если касс несколько.
- Вид операции — оплата поставщику, выдача подотчетному лицу, выплата зарплаты, возврат покупателю и т.д. От вида операции зависят проводки.
- Сумма — сумма выдачи в валюте документа.
- Контрагент / сотрудник — получатель денег. Для подотчетных лиц выбирается физическое лицо из справочника.
- Статья движения денежных средств — нужна для отчета о движении денежных средств (ДДС).
- Основание / договор — для расчетов с контрагентами указывается договор и документ расчетов.
Поле «Выдать» и «Основание» (по форме КО-2) заполняются для печатной формы ордера: ФИО получателя и документ-основание, например «приказ № 15». Эти поля не влияют на проведение, но без них кассир не сможет корректно распечатать ордер.
Проведение документа: пошагово
После заполнения реквизитов документ нужно провести. Это ключевое действие, которое формирует бухгалтерские проводки и движения по регистрам.
- 1Откройте документ из журнала «Кассовые документы» или создайте новый.
- 2Заполните вид операции, организацию, кассу, получателя, сумму и статью ДДС.
- 3Нажмите «Записать», чтобы сохранить документ без проведения, и проверьте данные.
- 4Нажмите «Провести» (или «Провести и закрыть») в командной панели формы.
- 5Убедитесь, что в списке документ отображается без серого значка — это признак проведенного документа.
- 6Откройте «Дт/Кт» (кнопка «Показать проводки») и проверьте сформированные проводки.
Провести документ можно и из списка, не открывая его: выделите строку и нажмите кнопку «Провести» на панели журнала или используйте контекстное меню по правой кнопке мыши. Для нескольких документов сразу выделите их с зажатой клавишей Ctrl и выберите «Провести» — программа обработает все по очереди.
Признак успешного проведения — документ в списке отображается обычным шрифтом (не проведенный часто выглядит бледно-серым), а при открытии доступна кнопка «Отменить проведение». Проводки смотрятся через кнопку «Дт/Кт» или «Показать проводки и движения по регистрам».
Какие проводки формирует расходный ордер
Набор проводок зависит от вида операции. По кредиту всегда идет счет 50 «Касса» (обычно 50.01), а дебет определяется характером выплаты.
| Вид операции | Дебет | Кредит | Что отражает |
|---|---|---|---|
| Оплата поставщику | 60.01 | 50.01 | Погашение задолженности перед поставщиком |
| Возврат покупателю | 62.02 | 50.01 | Возврат аванса или переплаты покупателю |
| Выдача подотчетному лицу | 71.01 | 50.01 | Выдача денег сотруднику под отчет |
| Выплата зарплаты | 70 | 50.01 | Выплата заработной платы через кассу |
| Сдача наличных в банк | 57.01 или 51 | 50.01 | Передача выручки на расчетный счет |
Если проводки выглядят не так, как ожидается, проверьте вид операции — именно он определяет корреспонденцию. Самая частая причина «странных» проводок — выбран не тот вид операции, например «Прочий расход» вместо «Оплата поставщику», и тогда документ не закрывает задолженность по счету 60.
Как проверить результат
Через «Дт/Кт» видны проводки с корректными счетами и суммой
Список движений пуст — документ не проведен
Оборотно-сальдовая ведомость по 50 счету уменьшилась на сумму ордера
Остаток не изменился или ушел в минус
Задолженность по 60/62 счету уменьшилась на сумму оплаты
Долг не закрылся — неверный вид операции или договор
Документ не проводится: причины и решения
Если при нажатии «Провести» появляется сообщение об ошибке, оно выводится в панели сообщений внизу окна. Не закрывайте его — текст подсказывает, какой реквизит мешает проведению.
Отдельная ситуация — контроль остатка по кассе. Если в настройках учета включена проверка, программа не даст провести РКО на сумму, превышающую остаток на 50 счете. Это корректное поведение: сначала проверьте, все ли приходные ордера проведены, и сверьте остаток с фактическими деньгами в кассе.
Если сообщение об ошибке непонятно или документ не проводится без видимой причины, попробуйте записать документ без проведения, закрыть и открыть заново. В клиент-серверной базе также убедитесь, что документ не заблокирован другим пользователем.
Отмена проведения и исправление
Чтобы исправить ошибку в проведенном ордере, откройте документ и нажмите «Отменить проведение» — либо выделите его в списке и выберите соответствующую команду. Документ вернется в состояние черновика, движения по регистрам будут удалены. После исправления реквизитов проведите документ заново.
Удалить РКО можно через «Пометить на удаление». Помеченный документ исключается из учета, но физически остается в базе, пока администратор не выполнит удаление помеченных объектов. Учтите: удаление кассового документа нарушает сквозную нумерацию ордеров, поэтому вместо удаления часто правильнее исправить документ или оформить сторнирующую операцию.
Если ошибка обнаружена после сдачи отчетности или в закрытом периоде, исправление делается текущей датой: оформляется корректирующий документ, а не редактируется старый. Конкретный порядок зависит от учетной политики организации.
Перед массовым проведением кассовых документов за день удобно открыть отчет «Кассовая книга» за этот день: после проведения всех ордеров остаток на конец дня в отчете должен совпасть с фактическими деньгами в кассе. Расхождение — сигнал, что какой-то документ не проведен или проведен с ошибкой в сумме.
Проверка результата после проведения
Финальный этап — контроль того, что документ корректно отразился в учете. Минимальный набор проверок: движения документа через «Дт/Кт», остаток по 50 счету в оборотно-сальдовой ведомости и, для расчетов с контрагентами, закрытие задолженности по счетам 60 или 62.
Для выдачи подотчетных сумм проверьте карточку счета 71 по конкретному сотруднику: выданная сумма должна увеличить его задолженность перед организацией. Для выплаты зарплаты сверьте ведомость с фактически проведенным РКО — суммы должны совпадать до копейки.
Что важно запомнить
РКО проводится кнопкой «Провести» после заполнения вида операции, кассы, получателя и суммы. Вид операции определяет проводки — выбирайте его внимательно. После проведения всегда сверяйте движения через «Дт/Кт» и остаток по кассе. Старые документы исправляйте только с учетом закрытых периодов.
Частые вопросы
Чем отличается «Записать» от «Провести»?
«Записать» сохраняет документ в базе как черновик без проводок и движений по регистрам — остаток кассы не меняется. «Провести» дополнительно формирует бухгалтерские проводки и движения по регистрам, именно после этого документ влияет на учет. Для отражения операции в отчетности документ обязательно должен быть проведен.
Можно ли провести РКО задним числом?
Технически да, если дата не попадает в закрытый период (дату запрета редактирования) и остаток кассы на ту дату позволяет провести выдачу. Но учтите, что документ задним числом меняет кассовую книгу прошлого дня и может потребовать пересмотра уже сформированных отчетов. Согласуйте такие операции с главным бухгалтером.
Почему документ провелся, но задолженность поставщику не закрылась?
Чаще всего выбран неверный вид операции (например, «Прочий расход» вместо «Оплата поставщику») или в документе указан не тот договор/документ расчетов. Отмените проведение, исправьте вид операции и реквизиты расчетов, затем проведите заново и проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60.
Как провести сразу несколько расходных ордеров?
В журнале «Кассовые документы» выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl (или Shift для диапазона), затем нажмите «Провести» в командной панели списка или в контекстном меню. Программа проведет документы по очереди; те, что не удалось провести, останутся в списке с сообщениями об ошибках.
Что делать, если кнопка «Провести» неактивна?
Возможные причины: документ уже проведен (тогда доступна «Отменить проведение»), у вашей учетной записи нет прав на проведение кассовых документов, либо документ открыт только для просмотра. Проверьте права с администратором базы — для работы с РКО нужны соответствующие роли.
Нужно ли распечатывать ордер до проведения?
Нет, печать и проведение не связаны: печатная форма КО-2 доступна и у непроведенного документа. Но практичнее сначала провести документ и убедиться в корректности данных, а потом распечатывать — иначе после исправлений придется печатать ордер заново.