Как распечатать табель учета рабочего времени в 1С

Табель учета рабочего времени — один из основных кадровых документов, который регулярно требуется в бумажном виде: для проверок, архива, подписания руководителем и сотрудниками. В программах 1С печать табеля выполняется через стандартный отчет, и вся процедура занимает несколько минут, если данные в системе заполнены корректно.

Чаще всего табель печатают из конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где ведется полноценный кадровый учет. В «1С:Бухгалтерии» также есть возможность вывести табель, но с ограниченными настройками. Ниже разобраны оба варианта, а также типичные проблемы: пустой табель, неверные буквенные коды, обрезанная печатная форма.

Перед печатью важно убедиться, что за выбранный период введены все кадровые документы: приемы, увольнения, отпуска, больничные, командировки и прогулы. Иначе на бумаге появятся расхождения с фактическими данными, и табель придется формировать заново.

Что нужно проверить перед печатью табеля

Печатная форма табеля строится на данных, уже введенных в программу. Если в учете есть пробелы, они напрямую перенесутся на бумагу. Поэтому первый шаг — контроль исходных данных за отчетный месяц.

Убедитесь, что проведены документы: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие». В ЗУП также проверьте документ «Табель» или «Данные для расчета зарплаты», если учет времени ведется не только графиком, но и фактическими отклонениями.

Отдельно проверьте графики работы сотрудников. Если сотруднику не назначен график, в табеле по нему могут отсутствовать строки или отображаться пустые ячейки. График задается в карточке сотрудника либо в документе приема на работу.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Кадровые документы за период

Норма

Все приемы, увольнения, отпуска и больничные проведены

Тревожный признак

Документы в статусе «не проведен» или отсутствуют

Графики работы

Норма

У каждого сотрудника назначен график

Тревожный признак

В карточке сотрудника график не указан

Предварительный просмотр табеля

Норма

Все сотрудники присутствуют, коды заполнены

Тревожный признак

Пустые строки, пропущенные сотрудники, нулевые часы

Печать табеля в 1С:ЗУП (форма Т-13)

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» унифицированная форма Т-13 доступна как стандартный отчет. Откройте раздел «Отчетность, справки», затем пункт «Табель учета рабочего времени (Т-13)». В некоторых версиях отчет находится в подразделе «Отчеты по персоналу».

В шапке отчета укажите период (обычно календарный месяц), организацию и при необходимости подразделение. Нажмите кнопку «Сформировать». Программа построит табель: по каждому сотруднику будут показаны дни месяца, буквенные коды видов времени (Я, В, ОТ, Б, К и другие) и количество отработанных часов.

Для вывода на бумагу нажмите кнопку с изображением принтера на панели отчета или используйте сочетание клавиш Ctrl+P. В диалоге печати выберите принтер, ориентацию страницы (табель обычно печатается в альбомной ориентации) и масштаб. Рекомендуется сначала открыть предварительный просмотр, чтобы убедиться, что таблица помещается на лист без обрезки колонок.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
2. 2
   Укажите период, организацию и подразделение
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте данные по сотрудникам
4. 4
   Откройте предварительный просмотр печати
5. 5
   Установите альбомную ориентацию и масштаб «по ширине страницы»
6. 6
   Нажмите «Печать» и заберите документ с принтера

Как напечатать табель только по части сотрудников

Если нужен табель по конкретному подразделению или списку сотрудников, используйте кнопку «Настройки» в форме отчета. На вкладке «Отбор» добавьте условие по подразделению или сотруднику. После установки отбора повторно нажмите «Сформировать» — в печатную форму попадут только выбранные работники.

Печать за половину месяца

Иногда табель требуется за первую или вторую половину месяца — например, для авансового расчета. В поле периода укажите произвольные даты вместо целого месяца. Форма Т-13 построится на заданный интервал, при этом итоговые колонки пересчитаются автоматически.

Печать табеля в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок ограничен, но табель распечатать можно. Откройте раздел «Зарплата и кадры», затем «Отчеты по кадрам» и выберите «Табель учета рабочего времени». Если такого пункта нет, проверьте, включена ли в настройках функциональности программы ведение кадрового учета.

Порядок дальнейших действий совпадает с ЗУП: задайте период и организацию, сформируйте отчет, выведите на печать через кнопку принтера. Учтите, что в бухгалтерской конфигурации данные об отклонениях (отпусках, больничных) попадают в табель только при условии, что соответствующие документы оформлены в программе, а не только в бумажном виде.

Где печатать табель

1С:ЗУП

Полноценный кадровый учет: все виды отклонений, гибкие отборы, расшифровка по видам времени. Подходит, если зарплата и кадры ведутся в ЗУП.

1С:Бухгалтерия

Базовая печать табеля без сложных настроек. Подходит для небольших организаций, где кадровые документы ведутся в той же базе, что и учет.

Внешняя печатная форма

Используется, когда типовая форма не устраивает (например, нужен свой шаблон). Требует подключения через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».

Настройка внешнего вида печатной формы

Стандартная форма Т-13 в 1С соответствует унифицированному бланку, но при печати на реальном принтере могут понадобиться корректировки. Основные параметры задаются в диалоге печати: ориентация листа, поля, масштаб. Для табеля за полный месяц по десятку сотрудников оптимальна альбомная ориентация формата A4.

Если колонки с числами месяца не помещаются, уменьшите масштаб в настройках печати или включите режим «по ширине страницы». В табличном документе 1С также можно вручную изменить ширину колонок перед печатью — для этого включите режим редактирования табличного документа через меню «Таблица» → «Вид» → «Редактирование».

Подписи руководителя и кадровика в форме Т-13 заполняются из данных об ответственных лицах организации. Если строки подписантов пустые, проверьте карточку организации: раздел «Главное» → «Организации» → вкладка с подписями и ответственными лицами.

Типичные проблемы и их решение

Самая частая жалоба — пустой табель после формирования. Причины: не выбрана организация, в отборе стоит лишнее условие, за период нет ни одного действующего сотрудника или кадровые документы не проведены. Проверяйте параметры отчета сверху вниз: период, организация, отборы.

Вторая проблема — неверные коды в ячейках. Например, вместо «ОТ» (отпуск) стоит «Я» (явка). Это означает, что документ отпуска не проведен либо даты отпуска в документе не пересекаются с нужными днями. Откройте журнал отпусков и проверьте конкретный документ.

Третья ситуация — табель печатается обрезанным, часть колонок уходит на второй лист. Решается настройкой масштаба в диалоге печати или сменой ориентации на альбомную. Также проверьте, что в настройках принтера выбран формат бумаги A4, а не Letter.

Как сохранить табель в PDF или Excel

Если табель нужно отправить по электронной почте или сохранить в архив, не обязательно печатать его на бумаге. В сформированном отчете откройте меню «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат: PDF, Excel (XLSX) или MXL (внутренний формат табличных документов 1С).

Формат PDF удобен для передачи на подпись и архивного хранения — вид документа не изменится на другом компьютере. Excel подходит, если табель нужно дополнительно обработать: добавить примечания, пересчитать итоги или свести несколько подразделений в одну книгу.

Удобно сохранять сформированный табель в PDF сразу после утверждения — в имени файла указывайте месяц и подразделение, например «tabel_03_otdel_prodazh.pdf». Это упрощает поиск документа при проверках и избавляет от повторного формирования отчета в закрытом периоде.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать табель, если учет времени в 1С не ведется?

Формально отчет сформируется, но он будет построен только по графикам работы без учета фактических отклонений. Отпуска, больничные и командировки не попадут в форму, если соответствующие документы не введены. Для достоверного табеля кадровые документы должны быть оформлены в программе.

Почему в табеле нет уволенного сотрудника?

Уволенные сотрудники включаются в табель за тот период, когда они числились в организации. Если сотрудник уволен до начала выбранного периода, он в отчет не попадет. Проверьте дату увольнения в кадровом документе и сформируйте табель за месяц, в котором сотрудник еще работал.

Как напечатать табель с расшифровкой часов по видам времени?

В настройках отчета Т-13 в ЗУП можно включить дополнительные строки по видам времени — тогда под каждым сотрудником выводятся отдельные строки для явок, отпусков, больничных и других кодов. Откройте «Настройки» и проверьте структуру строк отчета.

Табель формируется долго, это нормально?

Для крупной организации с сотнями сотрудников формирование может занимать заметное время, особенно если база файловая и расположена на сетевом диске. Сократить время помогает отбор по подразделению вместо формирования табеля по всей организации сразу.

Можно ли изменить буквенные коды в печатной форме?

Коды видов времени (Я, В, ОТ, Б и другие) берутся из справочника видов использования рабочего времени. Изменение типовых кодов не рекомендуется: они соответствуют общепринятым обозначениям. Если нужны собственные обозначения, потребуется доработка печатной формы с привлечением специалиста по 1С.

Что делать, если кнопка печати неактивна?

Кнопка печати недоступна, пока отчет не сформирован — сначала нажмите «Сформировать». Если отчет построен, но печать все равно недоступна, проверьте права пользователя и наличие настроенного принтера в операционной системе. При работе через веб-клиент может потребоваться установка расширения для печати.