Учет и Финансы · 10 мин
Как распечатать кассу за день в 1С
Пошаговая инструкция, как распечатать кассу за день в 1С: Z-отчёт с кассового аппарата, кассовая книга, отчёт о розничных продажах и проверка итогов.
Под формулировкой «распечатать кассу за день» в 1С обычно понимают три разные задачи: снять Z-отчёт с контрольно-кассовой техники при закрытии смены, сформировать кассовую книгу по кассовым документам за день или вывести сводный отчёт о розничных продажах через кассу. Порядок действий зависит от того, какая именно задача стоит и какая конфигурация используется — «Розница», «Управление торговлей», «Бухгалтерия» или «Комплексная автоматизация».
В магазинах с подключённой онлайн-кассой итог дня формируется автоматически при закрытии смены: 1С отправляет команду на фискальный регистратор, а тот печатает Z-отчёт на чековой ленте. В бухгалтерии «касса за день» — это чаще всего кассовая книга, которая строится по приходным и расходным ордерам. Оба сценария разберём ниже, включая проверку итогов и типичные ошибки.
Перед началом убедитесь, что у пользователя есть права на работу с кассовыми операциями, касса ККМ подключена и видна в списке оборудования, а за нужную дату проведены все кассовые документы. Непроведённые или незакрытые чеки — самая частая причина расхождений между отчётами.
Что именно нужно распечатать: определяем задачу
Прежде чем искать кнопку печати, определите, какой документ требуется. Z-отчёт (отчёт о закрытии смены) — это фискальный документ, который печатает сама касса на чековой ленте; он подтверждает обнуление дневной выручки в фискальном накопителе. Кассовая книга — учётный документ, который формируется в 1С по данным приходных и расходных кассовых ордеров и подписывается кассиром и главным бухгалтером.
Третий вариант — отчёт о розничных продажах или кассовая сводка по кассе ККМ. Он нужен руководителю магазина, чтобы видеть выручку, возвраты, средний чек и оплату картами за день. Это управленческий отчёт, он не заменяет ни Z-отчёт, ни кассовую книгу.
Как выбрать действие
Как закрыть смену и распечатать Z-отчёт
В «1С:Розница» и «Управлении торговлей» закрытие смены выполняется из рабочего места кассира (РМК) или из списка кассовых смен. Откройте РМК, нажмите кнопку «Закрытие смены» (в некоторых версиях — «Закрыть смену» в меню сервисных операций). Программа проверит незавершённые чеки, сформирует документ «Отчёт о розничных продажах» и отправит команду на ККТ.
Фискальный регистратор после получения команды печатает Z-отчёт на чековой ленте автоматически — отдельно нажимать «Печать» не нужно. Если лента закончилась или принтер не ответил, отчёт можно вывести повторно из драйвера ККТ, но сама смена в фискальном накопителе уже будет закрыта, и отменить это нельзя.
В «1С:Бухгалтерии» при работе с подключённой кассой закрытие смены выполняется через раздел «Банк и касса → Кассовые документы» либо через документ «Отчёт о розничных продажах» — в зависимости от настроек учёта розничной выручки. После проведения документа программа предложит закрыть смену на кассе.
- 1Завершите или отложите все открытые чеки в РМК
- 2Нажмите «Закрытие смены» и подтвердите операцию
- 3Дождитесь формирования отчёта о розничных продажах в 1С
- 4Проверьте, что фискальный регистратор напечатал Z-отчёт на ленте
- 5Сверьте итог Z-отчёта с суммой в отчёте о розничных продажах
Как распечатать кассовую книгу за день
Кассовая книга формируется в разделе «Банк и касса → Кассовая книга» (в «Бухгалтерии» — «Банк и касса → Кассовые документы → Кассовая книга»). Укажите дату, за которую нужен отчёт, при необходимости выберите организацию и кассу, затем нажмите «Сформировать». Программа выведет лист кассовой книги с остатком на начало дня, всеми приходными и расходными ордерами и остатком на конец дня.
Для печати нажмите кнопку «Печать» в командной панели сформированного отчёта. Лист кассовой книги распечатывается в двух экземплярах: один остаётся в кассовой книге, второй (отрывной) передаётся в бухгалтерию вместе с приходными и расходными документами. Остаток на начало следующего дня должен совпадать с остатком на конец текущего — это контрольная точка.
Если за день не было кассовых операций, лист кассовой книги по общему правилу не формируется и не распечатывается. Принудительно печатать «нулевой» лист не требуется, но при заполнении книги вручную это иногда делают по внутреннему регламенту организации.
Отчёт о розничных продажах и кассовая сводка
Документ «Отчёт о розничных продажах» создаётся автоматически при закрытии смены и содержит перечень проданных товаров, суммы по наличному и безналичному расчёту, возвраты и скидки. Найти его можно в разделе «Продажи → Отчёты о розничных продажах» (в «Рознице») или «Банк и касса → Отчёты о розничных продажах» (в «Бухгалтерии»). Распечатывается он стандартно — через кнопку «Печать» или сочетание Ctrl+P.
Для управленческого анализа удобнее сводные отчёты: «Продажи по кассам ККМ», «Кассовая сводка» или «Выручка по кассам» — названия зависят от конфигурации. Они находятся в разделе отчётов по продажам, позволяют выбрать период, конкретную кассу или кассира и показывают структуру выручки без привязки к фискальным документам.
Полезная практика — настроить сохранение этих отчётов в PDF сразу после закрытия смены. Электронная копия пригодится при сверке с эквайрингом, проверке инкассации и разборе расхождений, когда бумажный Z-отчёт уже выцвел или утерян.
Проверка итогов перед печатью
Главное правило: сумма в Z-отчёте, итог отчёта о розничных продажах и фактические деньги в денежном ящике должны совпадать. Расхождение по наличным обычно означает непробитый чек, ошибку кассира при сдаче или неоформленный возврат. Расхождение по безналу — проблему с эквайринговым терминалом: чек прошёл по кассе, но оплата не подтверждена банком, или наоборот.
Перед закрытием смены выполните сверку итогов по эквайрингу — в 1С есть соответствующая операция, которая сравнивает операции по терминалу с данными банка. Если сверка показывает расхождения, закрывать смену можно, но сначала зафиксируйте спорные операции: после закрытия разбираться будет сложнее.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Есть разница — ищите непробитый или отменённый чек
Факт совпадает с наличной выручкой за минусом внесений и изъятий
Недостача или излишек без документального оформления
Остаток на конец дня равен остатку на начало следующего
Разрыв остатков — значит, документ проведён не той датой
Типичные ошибки и их последствия
Самая распространённая ошибка — закрытие смены при наличии отложенных или незавершённых чеков. Часть продаж теряется из отчёта, выручка расходится с фискальными данными, а восстановить картину приходится вручную по чекам. Вторая частая ситуация — кассир закрыл смену, а бухгалтер потом провёл кассовые документы задним числом: кассовая книга перестаёт сходиться с Z-отчётом.
Отдельный риск — работа кассы дольше допустимой продолжительности смены. Если смена не закрыта вовремя, фискальный накопитель блокирует пробитие чеков, и магазин фактически встаёт. Следите за датой и временем на кассе: при сбое часов смена может «зависнуть» с неверной датой открытия.
Если что-то пошло не так
Если Z-отчёт не напечатался из-за замятия ленты, сама смена в фискальном накопителе уже закрыта — это нормально. Данные сохранены в ФН и переданы в ОФД, дубликат отчёта можно получить через меню драйвера ККТ или личный кабинет оператора фискальных данных. Повторно «закрывать» смену в 1С не нужно — это создаст лишний документ.
Если кассовая книга показывает отрицательный остаток, проверьте последовательность и время проведения документов: расходный ордер, проведённый раньше приходного по времени, даёт минус на промежуточную дату. Исправьте время документов и пересформируйте отчёт. Если расхождения носят системный характер и затрагивают закрытые периоды, привлеките специалиста по 1С — самостоятельное перепроведение документов прошлых периодов может нарушить отчётность.
Что важно запомнить
Z-отчёт печатает сама касса при закрытии смены, кассовая книга формируется в разделе «Банк и касса», а аналитика по выручке — в отчётах о розничных продажах. Перед печатью проведите все документы, завершите открытые чеки и сверьте итоги по наличным и эквайрингу.
Частые вопросы
Можно ли распечатать Z-отчёт повторно, если лента закончилась?
Да. Смена в фискальном накопителе уже закрыта, данные переданы в ОФД. Дубликат можно получить через меню драйвера ККТ (функция печати копии последнего отчёта) или скачать из личного кабинета оператора фискальных данных. Повторно закрывать смену в 1С не нужно.
Почему кассовая книга пустая, хотя продажи были?
Кассовая книга строится по приходным и расходным кассовым ордерам, а не по чекам ККТ. Если розничная выручка оформляется отчётом о розничных продажах, а оприходование в кассу ордером не создавалось, книга будет пустой. Проверьте настройки учёта розничной выручки и создайте приходный кассовый ордер на инкассацию.
Как распечатать кассу за день, если смену забыли закрыть вчера?
Откройте список кассовых смен, найдите незакрытую и закройте её — Z-отчёт будет сформирован текущей датой, но включит все операции с момента открытия. Учтите, что смена, открытая дольше допустимого срока, блокирует пробитие чеков, поэтому такую ситуацию лучше не допускать.
Чем отличается X-отчёт от Z-отчёта?
X-отчёт (отчёт без гашения) показывает текущие итоги смены, не закрывая её — его можно печатать в течение дня для промежуточного контроля. Z-отчёт закрывает смену и обнуляет дневные счётчики в фискальном накопителе. В 1С X-отчёт обычно доступен из рабочего места кассира через сервисные операции.
Можно ли настроить автоматическое закрытие смены и печать отчёта?
В ряде конфигураций доступно автоматическое закрытие кассовой смены по расписанию или при закрытии рабочего места кассира — параметр задаётся в настройках кассы ККМ. Однако физическую печать Z-отчёта всё равно выполняет фискальный регистратор, поэтому касса должна быть включена, а лента — заправлена.
Кассовая книга не сходится с Z-отчётом — что проверить в первую очередь?
Сначала убедитесь, что приходные ордера на розничную выручку проведены той же датой, что и закрытие смены. Затем проверьте внесения и изъятия денег из денежного ящика — они должны быть оформлены документами. Наконец, сверьте возвраты: возврат, оформленный расходным ордером другой датой, даст расхождение между двумя отчётами.